Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Tanowie w 2016 roku

Nr kontroli: R.1711.01.01.2016

Gospodarka finansowo-księgowa za 2015 r.

Szkoła Podstawowa w Tanowie

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia                       

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 14 stycznia do 24 lutego 2016 roku przeprowadzili w Szkole Podstawowej w Tanowie kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań oraz przekazywania dochodów budżetowych do jednostki nadrzędnej.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.01.2016 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.09.2016 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 09 marca 2016 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.10.2016 z dnia 16 marca 2016 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2015 r. objęła wydatki na łączną kwotę 174.181,20 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1) Powołana Zarządzeniem Dyrektora Szkoły z dnia 07 stycznia 2015 r., polityka rachunkowości zawiera wiele uchybień i nieprawidłowości, które w przypadku podpunktów od c) do g) naruszają zapisy art. 10 ustawy o rachunkowości oraz w przypadku podpunktów od c) do f) również wytyczne zawarte w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 j.t.), a mianowicie:

a) Zaprezentowane poniżej akty prawne, na które powołano się w tym dokumencie, zawierają błędną nazwę, datę ustanowienia lub numer dziennika ustaw: „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861, Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz Ustawa z dnia 27 sierpnia 2010 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.). Prawidłowe dane to: „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 jednolity tekst), Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 jednolity tekst.) oraz Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 jednolity tekst). W załączniku nr 5 do polityki rachunkowości „Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.08.2009 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240)”. Prawidłowy zapis to: Rozporządzenie MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 j.t.);

b) Część zagadnień, która obligatoryjne powinna znaleźć się w polityce rachunkowości szkoły nie została zaprezentowana. Głownie dotyczy to braku wskazania metod wyceny aktywów i pasywów, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, wersji dopuszczonej do używania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji systemu informatycznego oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów;

c) Syntetyczny zakładowy plan kont zawiera nieaktualny wykaz kont (co do nazw i symboliki cyfrowej kont). Powołano w nim następujące konta: 140 – „Środki pieniężne w drodze”, 750 – „Przychody i koszty finansowe”, 760 – „Pozostałe przychody i koszty”, 761 – „Pokrycie amortyzacji” oraz dwa konta 998 z różnymi nazwami „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” oraz „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”. Zgodnie ze wskazówkami rozporządzenia prawidłowe konta to: 141 – „Środki pieniężne w drodze”, 750 – „Przychody finansowe”, 751 – „Koszty finansowe”, 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”, 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”, 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” oraz 999 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”. W przypadku kont 140 i 760 dotyczyło to również kont utworzonych w ewidencji księgowej. W pozostałych przypadkach, wymienione urządzenia nie zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych do dnia przeprowadzenia kontroli;

d) W części polityki rachunkowości dotyczącej „Zasad funkcjonowania kont” przy opisie konta 071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” zawarto błędną informację, że odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 401 – „Zużycie materiałów i energii”. Prawidłowo odpisy umorzeniowe ujmowane na koncie 071 winny być dokonywane w korespondencji z kontem 400 – „Amortyzacja”;

e) W części polityki rachunkowości dotyczącej „Zasad funkcjonowania kont” przy opisie konta 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” zawarto błędną informację, że umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400 – „Amortyzacja”. Prawidłowo umorzenie ujmowane na koncie 072 winno być księgowane w korespondencji z kontem 401 – „Zużycie materiałów i energii”;

f) W zakładowym planie kont brakuje konta pozabilansowego 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”;

g) W „Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych”, która została wskazana jako część polityki rachunkowości wprowadzono zapis mówiący o tym, że „Księgi rachunkowe prowadzone są w formie tabelarycznej (dziennik, księga główna rejestrów obrotu pieniężnego, kasy, sum do rozliczenia, zakupu i sprzedaży, kosztów, dochodów, a także formy przebitkowej dziennika i luźnych kart kontowych oraz zestawienia obrotów i sald)” - punkt 16 zasad prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej. W załączniku nr 3 do polityki rachunkowości o nazwie „Wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych i przechowywanych w Szkole Podstawowej w Tanowie ul. Szczecińska 31” określono, że zapisy w księgach dokonywane są za pomocą programu komputerowego. Z dokumentacji przedstawionej w czasie kontroli wynika, że właśnie w tej formie księgi są prowadzone.

2) Część pobranych przez jednostkę w 2015 roku dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego o łącznej wartości 3.875,- zł nieterminowo przekazano na rachunek budżetu (opóźnienia wynosiły od 7 do 29 dni), czym naruszono wytyczne określone w piśmie Skarbnika Gminy Police z dnia 28.06.2010 r. nr FN.JŚ.3014-64/10, w którym ustalono, że zgromadzone dochody jednostki zobowiązane będą przekazywać piętnastego i ostatniego dnia danego miesiąca[1]. Stanowi to również przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Powoływanie w przepisach wewnętrznych aktów prawnych z prawidłową nazwą, datą ustanowienia lub numerem dziennika ustaw.

2) Uzupełnienie i aktualizację utrwalonych w formie pisemnej zasad rachunkowości w celu dostosowania ich do funkcjonujących w jednostce oraz przepisów ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz.330 j.t.) i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 j.t.).

3) Terminowe przekazywanie na rachunek budżetu wszystkich pobieranych dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Zarządzeniu nr 338/2015 Burmistrza Polic z dnia 31.12.2015 r.