Streszczenie Kontroli w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Policach
Nr kontroli: R.1711.03.08.2011
Gospodarka finansowo-księgowa za 2010 r.
Zakład Wodociągów i Kanalizacji, ul. Grzybowa 50, 72-010 Police
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 09 maja do 10 czerwca 2011 r. przeprowadzili kontrolę w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Policach, w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zarządzania należnościami, udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 14.000,- euro oraz sporządzenia sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2010 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.03.08.2011 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.23.2011 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 6 lipca 2011 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.24.2011 z dnia 11 lipca 2011 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
ZWiK w Policach prowadził działalność w formie zakładu budżetowego. W 2010 r. koszty zakładu wyniosły 11.436.694,80 zł, co stanowiło 88,9% zaplanowanej kwoty.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 309.519,52 zł. Kontrola udzielania zamówień publicznych objęła 5 postępowań o łącznej szacunkowej wartości 1.731.908,05 zł.
Zarządzanie należnościami skontrolowano na podstawie 10 losowo wybranych dłużników Zakładu.
W wyniku kontroli stwierdzono, następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) Zawarcie umowy na dostawę cystern niezgodnie z zapisami punktu XVIII specyfikacji, który mówi o 15 dniach od ogłoszenia wyboru oferty. Ogłoszenie nastąpiło 25.11.2010 r. a podpisanie umowy 15.12.2010 r., co oznacza przekroczenie terminu o 5 dni. Nie spowodowało to naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych.
2) Zawarcie umowy na dostawę 1.200 szt. wodomierzy niezgodnie z zapisami punktu 14 specyfikacji, który mówi o 10 dniach od ogłoszenia wyboru oferty. Ogłoszenie nastąpiło 23.02.2010 r. a podpisanie umowy 08.03.2010 r., co oznacza przekroczenie terminu o 13 dni. Nie spowodowało to naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych.
3) Ujęcie faktur oraz zapłata za otrzymane wodomierze w kwocie wyższej o 193,69 zł w stosunku do wskazanej w umowie. W czasie trwania kontroli sporządzono korektę faktury oraz pismo do kontrahenta nakazujące zwrot nadpłaconej kwoty.
4) Nie ujęcie w księgach oraz przedstawionej dokumentacji zapisów świadczących o naliczeniu i wyegzekwowaniu kar umownych wynikających z paragrafu 5 pkt 1 umowy, w związku z dostarczeniem części zamówienia wodomierzy po terminie wskazanym w umowie (30.09.2010 r.). Do 30.09.2010 r. dostarczono wodomierze na kwotę 74.000,30 zł, zamiast na kwotę 80.226,61 zł). Różnica 6.226,31 zł. Pozostałą część zamówienia dostarczono sukcesywnie do dnia 19.10.2010 r.
5) Nie sporządzenie protokołu odbioru wodomierzy, czym naruszono zapisy paragrafu 3 pkt 2 umowy zawartej z dostawcą.
6) Dopuszczenie do ponownego wynajęcia koparki w dniu 27.08.2009 r., przez Pana Leonarda Ziembickiego, mimo braku zapłaty za fakturę 188/09, której termin płatności upłynął 21.08.2009 r.
7) Sprawowanie nienależytej kontroli w zakresie:
· prawidłowości realizacji zawartych umów przez osoby do tego zobowiązane w przypadku umów o dostawę wodomierzy,
· zawierania umów o dostawę wody i odbiór ścieków z następcami prawnymi nieruchomości w przypadku nieopłacenia w terminie należności dotyczące wcześniejszych okresów,
· wykonywania usług odbiorcom, którzy nie uregulowali w terminie należności za wcześniej wykonane usługi (wynajem koparki).
8) Przy wysyłaniu upomnień i wezwań przedsądowych nie przestrzegano terminów zapisanych w wewnętrznych procedurach dotyczących prowadzenia windykacji a pozostałe czynności windykacyjne również podejmowano zbyt późno.
9) W jednym przypadku z należności objętych kontrolą wysłano do następcy prawnego nieruchomości umowę bez podpisu Dyrektora, czym naruszono zapis pkt 3 Rozdziału VII Instrukcji obiegu dokumentów ZWiK w Policach, który mówi o tym, że „umowy w imieniu zakładu podpisuje dyrektor lub osoba upoważniona przez dyrektora”, czym spowodowano nieważność umowy pomimo jej podpisania przez usługobiorcę. Nie podjęto też starań, aby niezwłocznie podpisać z nim ważną umowę zgodnie z procedurami obowiązującymi po śmierci osoby, z którą była zawarta poprzednia umowa, pomimo tego, że woda była dostarczana do nieruchomości. Nie sprawowano też rzetelnego nadzoru nad zatrudnionym Radcą Prawnym, co doprowadziło do przedawnienia się należności.
10) W jednym przypadku należności objętych kontrolą w księgach rachunkowych wartość odpisu aktualizującego ujęta na koncie 290 była niższa niż wartość należności wynikającej z konta 201.
11) Na kontach księgi głównej w okresie objętym kontrolą nie ujmowano należnych odsetek od należności przynajmniej na koniec każdego kwartału, ujętych w module systemu komputerowego służącym do rozliczania rozrachunków, czym naruszono postanowienia § 7 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia MF z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz a art. 16 ust 1 ustawy o rachunkowości. Podejmowane są jednak starania, aby wyegzekwować od firmy Unisoft Sp. z o.o. pełne zintegrowanie zakupionego systemu komputerowego, aby prawidłowo ujmować odsetki w księgach rachunkowych.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Przestrzegać zapisów zawartych w SIWZ przy udzielaniu zamówień publicznych, w szczególności dotyczących terminów zawierania umów z dostawcami.
2) Szczegółowo i wnikliwie kontrolować proces realizacji udzielonego zamówienia publicznego w celu wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości zarówno merytorycznych jak i formalno-rachunkowych, w szczególności poprzez sprawdzanie wartości wykazanych na fakturach z kwotami wynikającymi z umowy, ujmowanie w księgach kar umownych oraz ich egzekwowanie a także przestrzegać innych zapisów umowy (dotyczących na przykład sporządzania protokołów odbioru).
3) Uruchomić system analiz płatności za wykonane usługi i nie przyjmować kolejnych zleceń od kontrahentów, którzy nie wywiązali się ze wcześniejszych zobowiązań.
4) Przestrzegać zapisów zawartych w procedurach wewnętrznych ZWiK oraz sprawować należytą kontrolę w zakresie zawierania umów o dostawę wody i odbiór ścieków z następcami prawnymi nieruchomości w szczególności w przypadku nieopłacenia w terminie należności dotyczących wcześniejszych okresów.
5) Przestrzegać terminów zapisanych w procedurach wewnętrznych przy wysyłaniu upomnień i wezwań przedsądowych oraz wykonywaniu pozostałych czynności windykacyjnych.
6) Przestrzegać zapisów Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz ustawy o rachunkowości dotyczących:
– ujmowania odpisu aktualizującego wartość należności na koncie 290 w wysokości wynikającej z konta rozrachunkowego 201,
– ewidencjonowania w księdze głównej należnych odsetek od należności (wykazanych w module systemu komputerowego służącym do rozliczania rozrachunków) przynajmniej na koniec każdego kwartału.
7) Podjąć starania, aby wyegzekwować od firmy Unisoft Sp. z o.o. pełne zintegrowanie zakupionego systemu komputerowego, w celu prawidłowego ujmowania odsetek od należności w księgach rachunkowych.