Streszczenie z kontroli w PP Trzebież
Nr kontroli: R.1711.03.06.2011
Gospodarka finansowo-księgowa za 2010 r.
Przedszkole Publiczne w Trzebieży 72-020 ul. WOP 9
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia.
Rewident Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 04 kwietnia do 06 maja 2011 r. przeprowadził w Przedszkolu Publicznym w Trzebieży kontrolę gospodarki finansowo-księgowej za 2010 r. w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów, zarządzania należnościami oraz prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2010 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.03.06.2011 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 21 czerwca 2011 r. Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie z dnia 29 czerwca 2011 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
PP Trzebież do dnia 30 czerwca 2010 r. prowadziło działalność w formie zakładu budżetowego. Od 01 lipca 2010 r. zostało przekształcone w jednostkę budżetową. Wydatki zakładu budżetowego wyniosły 364.796,39 zł, co stanowiło 49,51% zaplanowanej kwoty a jednostki budżetowej 351.633,74 zł, tj. 99,91 % zaplanowanych.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2010 r. wyniosło łącznie 716.430,13 zł została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 30.502,48 zł.
W wyniku kontroli stwierdzono, następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) Nieprzestrzegano zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 128 poz. 861) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej poprzez:
– ewidencjonowanie wpływów związanych z dochodami budżetowymi oraz ich rozliczenia z JST na koncie 131 – „Rachunki bieżące” zamiast 130 – „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”,
– nieuwzględnianie w budowie analitycznej kont zespołu „2” paragrafów klasyfikacji budżetowej,
– ujmowanie operacji związanych z ewidencjonowaniem dochodów budżetowych (rozrachunki dotyczące opłaty stałej za przedszkole i wyżywienia) na kontach: 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” oraz 700 - „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, zamiast 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 750 - „Przychody i koszty finansowe”.
2) Wykazano na koniec roku, na analitycznych kontach 130 dotyczących wydatków, salda (strona Ma) nieodzwierciedlające stanu środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2010 r.
3) Nie utworzono w ewidencji kont 080, 810 mimo ujęcia wydatku inwestycyjnego (nieprawidłowo zaewidencjonowany na kontach 011/201, 201/130, skorygowany w bieżącym okresie).
4) Wydatek na zakup kopiarki Develop 213 ujęto na koncie 400 w paragrafie 4210 oraz przyjęto na stan wyposażenia w kwocie 2.999,50 zł zamiast 2.999,98 zł, czyli wartości o 0,48 zł niższej w stosunku do zawartej na fakturze i przelewie. Błąd skorygowano na bieżąco w trakcie trwania kontroli.
5) Nie ujęto na koncie 013 zakupionego zestawu komputerowego. Natomiast system operacyjny MS Windows XP będący częścią integralną tego zestawu zaksięgowano błędnie na koncie 020 zamiast na 013.
6) Wydatek w kwocie 3.180,90 zł na zakup Notebooka HP z dyskiem zewnętrznym, programem antywirusowym NOD32 oraz przedłużoną gwarancją o 3 lata w serwisie ujęto w paragrafach 4210 i 4750. Na koncie 020 zaewidencjonowano wartość 289,26 zł, na którą składał się program antywirusowy NOD32 oraz przedłużenie gwarancji w serwisie HP o 3 lata a na koncie 013 kwotę 3.180,90 zł stanowiącą wartość całej faktury (laptop, program NOD32, gwarancja, USB). Prawidłowa ewidencja składników występujących na fakturze nr 276/10 powinna wyglądać następująco: zakup Notebooka w kwocie 2.796,24 zł - 400§4210, zakup zewnętrznego USB w kwocie 95,40 zł – 400§4750, zakup programu NOD32 w kwocie 139,08 zł – 400§4750, zakup przedłużonej gwarancji w serwisie HP w kwocie 150,18 zł – 400§4430. Przyjęcie na stan wyposażenia Notebooka w kwocie 2.796,24 zł – konto 013, przyjęcie na stan wartości niematerialnych i prawnych programu antywirusowego NOD32 w kwocie 139,08 zł.
7) Wydatek inwestycyjny w kwocie 6.145,14 zł na zakup zmywarki „HENDI” błędnie ujęto na kontach: 011/201 – otrzymana faktura, 130§6060/201 – zapłata za fakturę, zamiast 080/201 – otrzymana faktura, 201/080 – zapłata za fakturę oraz zapis równoległy w momencie dokonania zapłaty zwiększający fundusz jednostki w aktywach trwałych 810/800.
W trakcie trwania kontroli dokonano korekty błędnych zapisów.
8) Nie utworzono w 2010 r. odpisów aktualizujących wartość należności wątpliwych.
9) Nie naliczano i nie ujmowano w księgach rachunkowych w okresie objętym kontrolą odsetek od należności przeterminowanych z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu.
10) Ujmowano w ewidencji księgowej dwie operacje gospodarcze w jednym zapisie, czyli naliczenie opłaty za wyżywienie za dany miesiąc i odpis za posiłki niewykorzystane w poprzednim miesiącu zamiast zaewidencjonowania każdego zdarzenia osobno.
11) Naruszono zapisy ustawy o rachunkowości w przypadku ewidencji należności i zobowiązań dotyczących pobytu dzieci w przedszkolu poprzez:
– wykazywanie w księgach rachunkowych zobowiązań i należności (będących częścią aktywów jednostki) o wartości nie określonej wiarygodnie (art. 3 ust. 1 pkt 12 i 20),
– nieujmowanie w ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce (art. 4 ust. 1 i 2),
– nieprzeprowadzenie na dzień 31.12.2010 r. weryfikacji sald należności (art. 26 ust. 1 pkt 3),
– prowadzenie ksiąg nierzetelnie, czyli w sposób nie odpowiadający stanowi rzeczywistemu (art. 24 ust. 1 i 2).
Wyeliminowano część nieprawidłowości na bieżąco w trakcie trwania kontroli.
12) Nie przedstawiono pełnej dokumentacji świadczącej o przeprowadzeniu inwentaryzacji we wszystkich formach, a także rozliczono ją w sposób niezgodny z zapisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Część nieprawidłowości wyeliminowano w trakcie trwania kontroli.
13) W sprawozdaniu budżetowym z wykonania dochodów budżetowych (RB-27) za 2010 rok oraz bilansie sporządzonym na dzień 30.06.2010 r. w części B. „Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej”, a także rachunku zysków i strat sporządzonym na dzień 30.06.2010 r. oraz na dzień 31.12.2010 r. zaprezentowano dane nie odzwierciedlające danych ujętych w ewidencji.
W wyniku przekazanych przez Przedszkole Publiczne w Trzebieży w piśmie nr PPT-1/05/2011 z dnia 11.05.2011 r. informacji w sprawie prawidłowego ujmowania w bieżącym roku wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z pobytem dzieci w przedszkolu oraz uzupełnienia braków w dokumentacji inwentaryzacyjnej a także dostarczenia dowodów świadczących o ponownym przeanalizowaniu i ustaleniu sald kont rozrachunkowych dzieci, przed sporządzeniem wytycznych pokontrolnych, Burmistrz Polic zalecił podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia pozostałych uchybień wykazanych w protokole nr R.1711.03.06.2011 poprzez:
1) Przestrzeganie zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 128 poz. 861) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej w szczególności poprzez:
– ewidencjonowanie wpływów związanych z dochodami budżetowymi oraz ich rozliczanie z JST za pomocą konta 130 – „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”,
– uwzględnianie paragrafów klasyfikacji budżetowej w budowie analitycznej kont zespołu „2”,
– ujmowanie operacji związanych z ewidencjonowaniem dochodów budżetowych dotyczących opłaty stałej za przedszkole i wyżywienia na kontach: 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 750 - „Przychody i koszty finansowe,
– naliczanie i ujmowanie odsetek w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
2) Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 według podziałek klasyfikacji wydatków w taki sposób, aby zachodziła pełna zgodność zapisów i sald między jednostką a bankiem (co oznacza, że również salda analitycznych kont 130 muszą odzwierciedlać stan środków rachunku bankowego).
3) Ujmowanie na koncie 013 sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem operacyjnym (np. Windows, Linux) stanowiącym integralną część zestawu a na koncie 020 pozostałych programów (np. antywirusowy, ewidencja dzieci).
4) Stosowanie zasad klasyfikacji budżetowej określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03 marca 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 38 poz. 207) w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w szczególności poprzez ewidencjonowanie wydatków związanych z zakupem:
– sprzętu komputerowego (pozostałe środki trwałe), akcesoriów komputerowych (np. zewnętrzne USB) oraz programów komputerowych w paragrafie 4210,
– przedłużonej gwarancji w serwisie w paragrafie 4430.
5) Tworzenie odpisu aktualizującego wartość należności przeterminowanych zgodnie z zasadami przedstawionymi w art. 35b i 35c ustawy o rachunkowości.
6) Prawidłowe prezentowanie w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych wykazanych w ewidencji księgowej.