Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w 2018 roku

Nr kontroli: R.1711.01.07.2018

Gospodarka finansowo-księgowa za 2017 r.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 5 września do 16 listopada 2018 roku przeprowadzili w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, wykonywania obowiązków inkasenta opłaty od posiadanie psa i opłaty skarbowej oraz prawidłowości umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.07.2018 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.26.2018 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 03 grudnia 2018 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.27.2018 z dnia 05 grudnia 2018 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola dokonywania i ewidencjonowania wydatków inwestycyjnych oraz przestrzeganie procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w okresie od stycznia do grudnia 2017 roku objęła wydatki na łączną kwotę 224.276,22 zł.

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1)   Dwóm następującym wykonawcom robót budowlanych zwrócono po terminie 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami bankowymi, czym naruszono zapisy § 17 pkt 3a umowy zawartej z wykonawcą, który stanowi, że zwrot powinien nastąpić w ciągu 30 dni od daty odbioru końcowego prawidłowo wykonanych robót. Wskazuje to również na naruszenie zapisów art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że „Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane:

a)    W dniu 05.10.2017 r. tj. 14 dni po terminie zwrócono kwotę 2.765,07 zł firmie „JOTA-BUD” Jolanta Janiak Tadeusz Sroczyński ze Szczecina za prace polegające na modernizacji pokrycia dachowego budynku przy ul. Portowej 6 w Trzebieży. Protokół podpisano 24 sierpnia 2017 roku, co oznacza, że 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy należało zwrócić wykonawcy najpóźniej w dniu 22 września 2017 roku;

b)   W dniu 01.12.2017 r. tj. 19 dni po terminie zwrócono kwotę 5.094,23 zł Firmie Handlowo-Usługowej „STARMIT” Marek Rek ze Stargardu za prace polegające na termomodernizacji wielorodzinnego budynku mieszkalnego Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Bankowej 10 w Policach wraz z robotami towarzyszącymi, administrowanego przez ZGKiM w Policach, uzależniając zwrot tego świadczenia od dorobienia i dostarczenia przez wykonawcę 7 kompletów kluczy dla wszystkich lokatorów, mimo iż ten element nie był częścią przedmiotu zamówienia. Protokół końcowy, którym odebrano roboty, podpisano 13 października 2017 roku, co oznacza, że 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy należało zwrócić wykonawcy najpóźniej w dniu 11 listopada 2017 roku.

2)   Sprawozdanie z dokonanych umorzeń oraz przyznanych ulg za okres od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r., zostało sporządzone na wzorze niezgodnym z prezentowanym w załączniku nr 1 do Uchwały nr XXI/147/2012 Rady Miejskiej w Policach z dnia 26 czerwca 2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie zasady i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym przypadających Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach oraz określono wzór sprawozdania z dokonanych umorzeń należności oraz przyznanych ulg.

3)   W sprawozdaniu z dokonanych umorzeń oraz przyznanych ulg za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. złożonym w Urzędzie Miejskim w Policach w dniu 01.02.2018 r., wykazano dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz stanem faktycznym. Ze sprawozdania wynika, że łącznie umorzono należności na kwotę 244.494 zł (w tym należność główna: 170.105 zł i należności poboczne: 74.389 zł). Prawidłowo w sprawozdaniu należało wykazać umorzenie należności o łącznej wartości 247.506 zł (172.325 zł należność główna i 75.181 zł należności poboczne).

4)   W dokumentach ugód z dłużnikami z zasobów ZGKiM w Policach zawartych w 2017 r., z tytułu przyznanych ulg w spłacie należności cywilnoprawnych w postaci rozłożeń na raty ujawniono następujące błędy formalno-rachunkowe:

• w 3 przypadkach, zapisana sumaryczna ilość rat jest różna od wykazanych w podziale na poszczególne wpłaty (Gołębiewski Józef – sumarycznie 5 rat, w systemie ratalnym 2 raty; Jolanta Dzikowska – sumarycznie 25 rat, w systemie ratalnym 20 rat w tym pomylone liczby porządkowe po w numerze 16 zapisano kolejne od 20 do 23; Alicja Musiał – sumarycznie 25 rat, w systemie ratalnym 12 rat);
• w 1 przypadku (Izabela Sosnowska) wskazana łączna kwota do zapłaty 1.503,30 zł różniła się od wykazanych opłat zestawionych w systemie ratalnym: 10 x 160,- zł = 1.600,- zł. Różnica: 96,70 zł.

5)   Przedstawiona do kontroli dokumentacja, związana z przyznawaniem ulg w postaci umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym, nie zawierała materiału dowodowego świadczącego o przeprowadzeniu postępowania ustalającego zaistnienie okoliczności i warunków zastosowania przesłanek ważnego interesu dłużnika lub interesu publicznego, czym naruszono zapisy § 6.1. Uchwały nr XIV/101/2011 Rady Miejskiej w Policach z dnia 29 listopada 2011 r. w sprawie zasady i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym przypadających Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach, który mówi, że w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym Burmistrz Polic, na wniosek dłużnika, zaopiniowany pozytywnie przez dyrektora zakładu budżetowego może umorzyć całość lub część należności, odroczyć termin spłaty całości lub części należności albo rozłożyć płatność całości lub części należności na raty, biorąc po uwagę możliwości płatnicze dłużnika oraz uzasadniony interes Gminy.

Burmistrz Polic, uwzględniając informacje zawarte w piśmie Dyrektora Zakładu nr D/5200/2018 z dnia 23.11.2018 r. zalecił kontrolowanej jednostce:

1)   Dokonywanie zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wykonawcom robót budowlanych zgodnie z zapisami zawieranych umów oraz art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. Prawo zamówień publicznych.

2)   Sporządzanie sprawozdania z dokonanych umorzeń oraz przyznanych ulg na wzorze zgodnym z prezentowanym w załączniku nr 1 do Uchwały nr XXI/147/2012 Rady Miejskiej w Policach z dnia 26 czerwca 2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie zasady i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym przypadających Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach oraz wykazywanie w nim danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz stanem faktycznym.

3)   Dokładne i szczegółowe sprawdzanie poprawności pod względem formalno-rachunkowym treści sporządzanych ugód z dłużnikami z zasobów ZGKiM w Policach, zawartych z tytułu przyznanych ulg w spłacie należności cywilnoprawnych w postaci rozłożeń na raty, w celu eliminacji błędnych zapisów.

4)   Przeprowadzanie postępowania oraz gromadzenie materiału dowodowego, potwierdzającego zaistnienie okoliczności i warunków zastosowania przesłanek ważnego interesu dłużnika lub interesu publicznego, w związku z przyznawaniem ulg w postaci umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami § 6.1. Uchwały nr XIV/101/2011 Rady Miejskiej w Policach z dnia 29 listopada 2011 r. w sprawie zasady i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym przypadających Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Policach.

Ponadto wskazał, odnosząc się do deklaracji, zawartej w piśmie Dyrektora Zakładu nr D/5200/2018 z dnia 23.11.2018 r., że umowy o roboty budowlane w zamówieniach publicznych w przyszłości powinny być konstruowane w taki sposób, aby ich treść była precyzyjna oraz w pełni zgodna z zapisami specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także by nie naruszała bezwzględnie obowiązujących ogólnych przepisów Kodeksu Cywilnego. To pozwoli wyeliminować wszelkie rozbieżności interpretacyjne w trakcie kolejnych kontroli.

W zakresie udzielania ulg w postaci umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej o charakterze cywilnoprawnym należy również wypracować takie rozwiązania formalno-prawne, które zapewnią właściwe gospodarowanie środkami publicznymi i wyeliminują ryzyko narażenia się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych, polegającego na niezgodnym z przepisami umorzeniu należności jednostki sektora finansów publicznych, odroczenie jej spłaty lub rozłożeniu spłaty na raty.