Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Gimnazjum nr 3 w Policach w 2015 roku
Nr kontroli: R.1711.01.13.2015
Gospodarka finansowo-księgowa za 2014 r.
Gimnazjum nr 3 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 05 do 20 października 2015 roku przeprowadzili w Gimnazjum nr 3 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2014 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.13.2015 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.30.2015 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 30 października 2015 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.31.2015 z dnia z dnia 30 października 2015 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2014 r. objęła wydatki na łączną kwotę 64.369,29 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono, że:
1) Operacja gospodarcza związana z zakupem pozostałych środków trwałych (dwóch komputerów Dell Vostro 3900) została błędnie ujęta w księgach rachunkowych. Przyjęcie majątku wraz z całkowitym umorzeniem zaewidencjonowano następująco: 013 – „Pozostałe środki trwałe” / 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych”, a poniesiony koszt w korespondencji z zaciągniętym zobowiązaniem: 401 - „Zużycie materiałów i energii” / 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. W opisie do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych” prezentowanym w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wyraźnie zapisano, że umorzenie pozostałych środków trwałych księguje się w korespondencji z kontem 401, co oznacza, że prawidłowa ewidencja tych operacji powinna być następująca: 013/201 i 401/072.
2) W rachunku zysków i strat za 2014 rok w pozycji B.V. – „Wynagrodzenia” błędnie ujęto wartość 1.605.970,24 zł zamiast 1.605.943,29 zł (różnica to 26,95 zł), natomiast w pozycji B.VI. – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników” ujęto 408.012,85 zł zamiast 408.039,80 zł (różnica to 26,95 zł). Rozbieżność między ujęciem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a zaprezentowaniem ich w sprawozdaniu finansowym narusza zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
3) Na koncie 130-01 – „Rachunek bieżący” pod datą 17.04.2014 r. dokonano błędnej korekty wcześniej poniesionych wydatków w związku z zapłatą przez Urząd Miejski należności z tytułu wystawionych przez szkołę refaktur dotyczących kosztów wywozu odpadów komunalnych i energii cieplnej. Wydatki w paragrafie 4260 zmniejszono o 350,98 zł (JB/PK11/04/2014) zamiast o 4.854,47 zł, natomiast wydatki w paragrafie 4300 zmniejszono o 4.854,47 zł zamiast o 350,98 zł. Naruszono tym zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych (…) zgodnie z ich treścią ekonomiczną”, jak również zasady klasyfikacji wydatków budżetowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
4) Comiesięczne korekty wcześniej poniesionych wydatków w związku z zapłatą przez Urząd Miejski należności z tytułu wystawianych przez jednostkę refaktur, dotyczących kosztów wywozu odpadów komunalnych i energii cieplnej, ewidencjonuje się błędnie w korespondencji z kontami 240–01-801-80110-4260-01 i 240–01-801-80110-4300-01 o nazwie „Korekty refaktur do UG” zamiast poprzez techniczny zapis ujemny po obu stronach konta 130-01 – „Rachunek bieżący” zgodnie z opisem do tego konta w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie zapisano, że „na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny”. Natomiast z opisu do konta 240 – „Pozostałe rozrachunki” wyraźnie wynika, że służy ono do „ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234”. Rozrachunki z Gminą Police z tytułu wystawianych refaktur za media są w księgach rachunkowych jednostki prawidłowo ewidencjonowane na kontach 201-01-801-80110-4260-03 i 201-01-801-80110-4260-03 o nazwie „Urząd Gminy w Policach” i dodatkowa ewidencja na koncie 240 jest błędna.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Ewidencjonowanie umorzenia dotyczącego zakupionych pozostałych środków trwałych na kontach 072 i 401, zgodnie z opisem do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych” zawartym w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym określono, że konto 072 służy do „ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401”
2) Ujmowanie operacji gospodarczych w sprawozdaniu finansowym w sposób określony w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, to jest zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
3) Dokonywanie korekt na koncie 130-01 – „Rachunek bieżący” wcześniej poniesionych wydatków w związku z zapłatą przez Urząd Miejski należności z tytułu wystawianych przez szkołę refaktur dotyczących kosztów wywozu odpadów komunalnych i energii cieplnej:
a) w odpowiednich paragrafach klasyfikacji budżetowej (analogicznie do poniesionych wcześniej wydatków), zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych (…) zgodnie z ich treścią ekonomiczną”, jak również zasadami klasyfikacji wydatków budżetowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
b) poprzez techniczny zapis ujemny po obu stronach konta 130-01 – „Rachunek bieżący” z pominięciem dotychczasowej błędnej ewidencji na kontach 240–01-801-80110-4260-01 i 240–01-801-80110-4300-01 o nazwie „Korekty refaktur do UG” zgodnie z opisem do tego konta w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie zapisano, że „na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny”. Natomiast z opisu do konta 240 – „Pozostałe rozrachunki” wyraźnie wynika, że służy ono do „ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234”.