Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 9 w Policach w 2015 roku
Nr kontroli: R.1711.01.012.2015
Gospodarka finansowo-księgowa za 2014 r.
Przedszkole Publiczne nr 9 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 22 września do 02 października 2015 roku przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 9 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2014 r.
Wniosek pokontrolny został zawarty w protokole nr R.1711.01.12.2015 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.27.2015 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 14 października 2015 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.28.2015 z dnia z dnia 16 października 2015 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2014 r. objęła wydatki na łączną kwotę 81.762,40 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono, że:
1) Na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” pod datą 31.12.2014 r., została błędnie zaksięgowana operacja związana z naliczeniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. w kwocie 73.503,58 zł, które jest wydatkiem roku następnego (dok księgowy nr 61 poz. 2). Zapisy art. 5 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2013 r. t.j. nr 1144) wskazują, że „Wynagrodzenie roczne wypłaca się (…) nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie”, a opis do konta 998 prezentowany w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, że „konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego”, „na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym”.
2) Część operacji gospodarczych związanych z zakupem pozostałych środków trwałych opisanych w punktach od 3 do 5 części 2.1 protokołu (sprzętu kuchennego i komputerowego) została błędnie ujęta w księgach rachunkowych. Przyjęcie majątku wraz z całkowitym umorzeniem zaewidencjonowano następująco: 013 – „Pozostałe środki trwałe” / 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych”, a poniesiony koszt w korespondencji z zaciągniętym zobowiązaniem: 401 - „Zużycie materiałów i energii” / 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. W opisie do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych” prezentowanym w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wyraźnie zapisano, że umorzenie pozostałych środków trwałych księguje się w korespondencji z kontem 401, co oznacza, że prawidłowa ewidencja tych operacji powinna być następująca: 013/201 i 401/072.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce przestrzeganie zapisów zawartych w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności poprzez:
1) Ewidencjonowanie umorzenia dotyczącego zakupionych pozostałych środków trwałych na kontach 072 i 401 zgodnie z opisem do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych”, w którym określono, że konto 072 służy do „ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401”.
2) Ujmowanie na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” wyłącznie zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego, natomiast naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego, będącego wydatkiem roku następnego na koncie 999 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”.