Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Żłobku w Policach w 2014 roku
Nr kontroli: R.1711.01.10.2014
Gospodarka finansowo-księgowa za 2013 r.
Miejski Żłobek w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach od 10 do 24 września 2014 roku przeprowadzili w Miejskim Żłobku w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2013 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.10.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.28.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 03 października 2014 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.29.2014 z dnia 06 października 2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2013 r. objęła wydatki na łączną kwotę 4.208,90 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) W ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2013 roku (Rb-WSa) błędnie ujęto wydatki o łącznej wartości 688,92 zł na zakup pomocy dydaktycznych, poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki, czym naruszono zasady wyrażone w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych zapisanej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2) Zaangażowanie wydatków związanych z wypłatą dodatkowego wynagrodzenia rocznego w styczniu 2013 roku w wysokości 57.690,19 zł nie zostało zaewidencjonowane w 2012 roku na koncie 999 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, natomiast w roku 2013 ujęto je na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” dopiero pod datą 31.12.2013 r. zamiast w miesiącu dokonania wydatku, tj. w styczniu 2013 roku. Naruszono tym zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zapisane w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jak również art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości nakładający obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w tym okresie.
3) W bilansie za 2013 r. zobowiązania z tytułu rozliczania opłat za pobyt dzieci w Żłobku księgowane na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (rozliczenia z rodzicami i opiekunami) oraz na koncie 201 - „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (rozliczenia z OPS) ujęto w pozycji: Pasywa II.5 „Pozostałe zobowiązania” zamiast w pozycji II.1. „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług”. Naruszono tym zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
4) Rozrachunki z tytułu opłat za wyżywienie dzieci pokrywane przez Ośrodek Pomocy Społecznej księgowano na koncie 201 - „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zamiast na 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, natomiast ewidencję rozliczeń za media z Przedszkolem Publicznym nr 5 w Policach prowadzono na koncie 201 - „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zamiast 240 – „Pozostałe rozrachunki”. Naruszono tym zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zapisane w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Nie ujmowanie w ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych (Rb-WSa) wydatków na zakup pomocy dydaktycznych i zabawek, których zakup nie był związany z ponoszeniem jakości świadczonych usług lub rozwojem infrastruktury, gdyż wydatki te są ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki i nie mieszczą się w opisie zamieszczonym w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych wyrażonej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2) Ewidencjonowanie zaangażowania wydatków związanych z wypłatą dodatkowego wynagrodzenia rocznego na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego w styczniu 2013 roku w miesiącu dokonania wydatku zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości nakładającą obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w tym okresie.
3) Ujmowanie zobowiązań z tytułu rozliczania opłat za pobyt dzieci w Żłobku księgowanych na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (rozliczenia z rodzicami i opiekunami) oraz na koncie 201 - „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (rozliczenia z OPS) w pozycji pasywów bilansu II.1. „Zobowiązania z tytułu dostaw i usług”, zgodnie z zasadą zapisaną w art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
4) Ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu opłat za wyżywienie dzieci pokrywanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej księgowano na koncie 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, natomiast rozliczeń za media z Przedszkolem Publicznym nr 5 w Policach na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki”, zgodnie z zasadami ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zapisanymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.