Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Tanowie w 2014 r.
Nr kontroli: R.1711.01.04.2014
Gospodarka finansowo-księgowa za 2013 r.
Szkoła Podstawowa w Tanowie
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 17 do 27 marca 2014 roku przeprowadzili w Gimnazjum nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2013 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.04.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.10.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 04 kwietnia 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.11.2014 z dnia 08.04.2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2013 r. objęła wydatki na łączną kwotę 104.235,86 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) Część wydatku inwestycyjnego związanego z wymianą 9 szt. okien wraz z pracami dodatkowymi w kwocie 490,02 zł (z całego o wartości 20.490,02 zł) została błędnie zaewidencjonowana na koncie 402 – „Usługi obce” i paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”. Ponadto na koncie 011 – „Środki trwałe” również błędnie ujęto wartość inwestycji, ewidencjonując kwotę 20.000,- zł zamiast 20.490,02 zł, jako podwyższenie wartości środka trwałego (budynku szkoły filialnej w Pilchowie). Z dokumentacji przedstawionej w czasie kontroli, zapisów umowy oraz opisu na fakturze wynika, że wszystkie prace wykonane przez wybraną firmę miały doprowadzić do zwiększenia wartości środka trwałego. Oznacza to, że należało w całości zaliczyć je do wydatków inwestycyjnych, ująć na koncie 080 - „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” oraz paragrafie § 6050 - „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Naruszono w ten sposób zasady klasyfikacji wydatków określone w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (paragraf 4300 zamiast 6050), zapisy załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym zaprezentowany jest wzorcowy plan kont dla jednostek budżetowych (konto 402 zamiast 080) oraz zapisy art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami”.
2) W planie kont jednostki nieprawidłowo skonstruowano konta rozrachunkowe: „201-10-000-00061-4270 GO-TECH” oraz „201-10-000-00063-4270 Architekt”, służące do rozliczenia wydatków inwestycyjnych, którym w części przeznaczonej na podziałkę klasyfikacji budżetowej przypisano paragraf 4270 – „Zakup usług remontowych” zamiast 6050 - „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Stanowi to naruszenie zapisów § 15 ust. 1 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który mówi, że „zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach”.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Dokonanie korekty w księgach rachunkowych w 2014 roku, zwiększającej wartość budynku o część wydatku inwestycyjnego poniesionego w 2013 roku, związanego z wymianą 9 szt. okien w wysokości 490,02 zł (wartość całej inwestycji to 20.490,02 zł), którą błędnie ujęto w kosztach bieżących działalności, poprzez zaksięgowanie kwoty 490,02 zł na koncie 011 – „Środki trwałe” po stronie Wn (zwiększenie wartości budynku) oraz na koncie 800 – „Fundusz jednostki” po stronie Ma (korekta kosztów lat ubiegłych). W przyszłości wszystkie wydatki dotyczące prac związanych ze zwiększeniem wartości środków trwałych należy w całości zaliczać do wydatków inwestycyjnych, ujmując je na koncie 080 - „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” oraz paragrafie § 6050 - „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, a następnie na koncie 011 – „Środki trwałe”, zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków określonymi w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisami art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami”.
2) Dokonanie zmiany w planie kont jednostki dotyczącej kont rozrachunkowych: „201-10-000-00061-4270 GO-TECH” oraz „201-10-000-00063-4270 Architekt”, służących do rozliczenia wydatków inwestycyjnych, polegającej na uwzględnieniu w nich paragrafu 6050 zamiast 4270 oraz prawidłowe konstruowanie w przyszłości nowych kont analitycznych, służących do rozliczania wydatków budżetowych zgodnie z zapisami § 15 ust. 1 pkt 5 Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który mówi, że „zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach”.