Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 6 w Policach w 2014 r.
Nr kontroli: R.1711.01.01.2014
Gospodarka finansowo-księgowa za 2013 r.
Przedszkole Publiczne nr 6 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 14 stycznia do 07 lutego 2014 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 6 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań oraz dokonywania zmian w planach finansowych.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.01.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.05.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 03 marca 2014 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.06.2014 z dnia 05 marca 2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 12.643,98 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1)Należności z tytułu przychodów z odsetek za nieterminowe wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu ewidencjonowano na kontach analitycznych do konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, w których rozszerzeniu zastosowano błędny paragraf 0830 – „Wpływy z usług” zamiast 0920 – „Pozostałe odsetki” (ewidencjonując przychody na kontach analitycznych do konta 720 zastosowano prawidłowy paragraf). Naruszono tym zapisy rozporządzenia MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
2)Wydatki gotówkowe dokonywane w trakcie poszczególnych miesięcy ujmowano w księgach rachunkowych na koncie 101 – „Kasa” pod jedną datą – sporządzenia zbiorczego raportu kasowego na ostatni dzień roboczy każdego miesiąca, zamiast chronologicznie pod datą rzeczywistego dokonania wydatku, czym naruszono zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej”.
3)Zakupioną usługę związaną ze sprawdzeniem skuteczności przeciwpożarowej zaewidencjonowano w paragrafie 4270 – „Zakup usług remontowych” zamiast paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”, czym naruszono zapisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
4)W przypadku czterech z ośmiu skontrolowanych wydatków dowód księgowy, będący podstawą zapłaty został ujęty w księgach rachunkowych dopiero w momencie dokonania przelewu a nie w dacie zaciągnięcia zobowiązania lub otrzymania przez jednostkę. Dwa zdarzenia gospodarcze zostały zaewidencjonowane w tym samym dniu: powstanie zobowiązania i zapłata. Naruszyło to zapisy art. 4 ust. 3 pkt 2, art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W kolejnym przypadku faktura została ujęta w ewidencji księgowej dzień przed jej wystawieniem (data ujęcia w ewidencji: 30 czerwca 2013 r., data wystawienia: 01 lipca 2013 r.), a przelew wysłano dzień po terminie zapłaty wyznaczonym na fakturze (termin zapłaty: 08.07.2013 r., data przelewu: 09.07.2013 r.). Stanowi to naruszenie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie nr 23 MF z dnia 16.12.2009 r. w zakresie mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Przestrzeganie zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, w szczególności poprzez ewidencjonowanie:
a) należności z tytułu przychodów z odsetek za nieterminowe wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu na kontach analitycznych do konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” z paragrafem 0920 – „Pozostałe odsetki” zamiast 0830 – „Wpływy z usług”,
b) wydatków związanych z usługą sprawdzenia skuteczności przeciwpożarowej w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast 4270 – „Zakup usług remontowych”.
2) Ujmowanie w księgach rachunkowych na koncie 101 – „Kasa” wydatków gotówkowych dokonywanych w trakcie poszczególnych miesięcy chronologicznie pod datą rzeczywistego dokonania wydatku zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej”.
3) Ewidencjonowanie dowodów księgowych związanych z dokonanym zakupem i zapłatą w formie przelewu w dacie zaciągnięcia zobowiązania lub otrzymania przez jednostkę zgodnie z zapisami art. 4 ust. 3 pkt 2, art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Otrzymanie faktury (rachunku) lub innego dokumentu dokumentującego wykonaną usługę czy dostawę jest zdarzeniem gospodarczym i oznacza powstanie zobowiązania wobec dostawcy, które należy ująć w księgach rachunkowych. Zapłata zobowiązania jest kolejnym zdarzeniem gospodarczym, które na ogół ma miejsce później niż powstanie zobowiązania.