Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Policach w 2014 roku.

Nr kontroli: R.1711.01.11.2014

Gospodarka finansowo-księgowa za 2013 r.

Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 22 września do 18 listopada 2014 r. przeprowadzili kontrolę w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Policach w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2013 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.11.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.05.2015 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 19 stycznia 2015 r. Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.05.2015 z dnia 22 stycznia 2015 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola objęła wydatki na łączną kwotę 92.396,37 zł netto dotyczące zakupu agregatów prądotwórczych oraz na kwotę 26.684,36 zł poniesione na szkolenia pracowników oraz zakup książek, prenumerat i innych wydawnictw fachowych..

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1) W przypadku 3 zapisów księgowych dotyczących amortyzacji i umorzenia środków trwałych dokonanych w 2013 roku na koncie analitycznym 800-2 – „Fundusz zasadniczy środków trwałych” (56,01 zł - PK00119/09 z 30.09.2013 r., 378.632,20 zł - PK00206/05 z 31.05.2013 r. i 2.498,18 zł - PK00155/04 z 30.04.2013 r.) nie zamieszczono opisu operacji, czym naruszono art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, który mówi, że zapis księgowy powinien zawierać „zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów”.

2) Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 nie zapewnia możliwości ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki, co narusza zasadę zawartą w opisie do tego konta w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Nieprowadzenie ewidencji szczegółowej w taki sposób wymusiło sporządzenie sprawozdania ze zmian w funduszu jednostki za 2013 rok na podstawie przeszło 100 zapisów księgowych, z których część nie zawierała opisu informacji lub była jedynie przeniesieniem między kontami analitycznymi, co narusza zapisy § 15 ust. 1 pkt 5, który mówi, że „zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach”.

3) W sprawozdaniu ze zmian w funduszu jednostki w pozycjach 1.10. – „Inne zwiększenia” oraz 2.4 – „Dotacje i środki na inwestycje” (jako zmniejszenie) wykazano wartość 506.435,78 zł (środki trwałe przyjęte na stan na podstawie dokumentów OT), co spowodowało sztuczne zwiększenie wykazanych w sprawozdaniu zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki w danym roku nie odzwierciedlające stanu faktycznego, czym naruszono art. 4 ust. 2, który mówi, że w sprawozdaniach finansowych wykazuje się zdarzenia, w tym operacje gospodarcze zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Błędnie ujęte w sprawozdaniu pozycje są jedynie zapisami księgowymi, a nie zdarzeniami (operacjami gospodarczymi) i w 2013 roku nie wpłynęły one na zmianę funduszu jednostki.

4) W ewidencji pozabilansowej na koncie 975 oraz w sprawozdaniu z wydatków strukturalnych za 2013 rok (Rb-Wsa) nie ujęto kosztów podróży służbowych dotyczących 4 szkoleń zakwalifikowanych do wydatków strukturalnych na łączną kwotę 404,70 zł, czym naruszono zasady wyrażone w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych zapisanej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

5) W Sprawozdaniu z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych (RB-30S) za 2013 r.:

– w pozycji W021 „Kwota odpisu aktualizującego należności” błędnie zaprezentowano łączną wartość odpisu aktualizującego utworzonego od należności głównej oraz od odsetek (145.871,93 zł), zamiast tylko odpisu aktualizującego od należności głównej (133.822,70 zł),

– w pozycji W021 „Kwota odsetek od należności niezapłaconych w terminie” błędnie zaprezentowano kwotę 27.350,36 zł stanowiącą wartość naliczonych not odsetkowych i wpłaconych odsetek z dwóch kont analitycznych 750-02-0920: 19.19.815,64 zł oraz 750-04-0100: 7.534,72 zł, – zamiast wartość odpisu aktualizującego odsetek naliczonych od należności głównej z kont analitycznych 290-2 …na łączną kwotę 12.049,23 zł.

Właściwe wykazywanie kwot w tych pozycjach nie ma wpływu na dane z pozycji W020 „Należności netto”, które ustala się na podstawie sald Wn kont od 201 do 240 po pomniejszeniu o saldo Ma konta 290. Mimo, że dane wykazane w wierszach W021 i W022 mają charakter informacyjny, to należy je wykazywać prawidłowo to znaczy: osobno odpis aktualizujący należności w poz. W021 i odpis odsetek od należności niezapłaconych w terminie w poz. W022. Dodatkowo, na wzorze druku RB-30S pod częścią C znajduje się odnośnik do poz. W020, który wyraźnie wskazuje, co należy w niej ująć („kwota należności pomniejszona o odpis aktualizujący należności oraz odsetki od należności niezapłaconych w terminie”).

Naruszyło to zasady sporządzania sprawozdań budżetowych (między innymi sprawozdania Rb-30S) opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w tym instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych – załącznik nr 39, rozdział 7 oraz wzoru sprawozdania Rb-30S – załącznik nr 22.

6) W Rachunku zysków i strat za 2013 r.:

– błędnie zaprezentowano część pozostałych kosztów operacyjnych w część B. „Koszty działalności operacyjnej” zamiast w pozycji E. „Pozostałe koszty operacyjne”przy jednoczesnym ujęciu wszystkich pozostałych przychodów operacyjnych w pozycji D. „Pozostałe przychody operacyjne”, a mianowicie:

Część B. Koszty działalności operacyjnej:

B.II. „Zużycie materiałów i energii” – 1.795.012,35 zł (saldo konta 401 oraz część salda konta 761 – „Pozostałe koszty operacyjne” w kwocie 1.951,62 zł);

B.III. „Usługi obce” – 3.655.105,22 zł (saldo konta 402 oraz część salda konta 761 – Pozostałe koszty operacyjne” w kwocie 3.684,06 zł);

B.IV. „Podatki i opłaty” – 2.371.648,26 zł (saldo konta 403 oraz część salda konta 761 – „Pozostałe koszty operacyjne” w kwocie 873,74 zł);

– błędnie ujęto przychody z tytułu odsetek w dwóch pozycjach, zamiast całość przychodów z tego tytułu zaewidencjonowanych na koncie 750 – „Przychody finansowe” w pozycji G.II. „Odsetki”, a mianowicie:

Część G. Przychody finansowe:

G.II „Odsetki” – 19.944,26 zł (salda analitycznych kont, na których ewidencjonowane są przychody finansowe z tytułu naliczonych odsetek przez bank i wpływu zapłaconych odsetek: konto 750010920 - 128,62 zł, konto 750020920 – 1.9815,64 zł);

G.II. „Inne” – 11.473,16 zł (salda analitycznych kont, na których ewidencjonowane są przychody finansowe z tytułu naliczonych not odsetkowych oraz odsetek uzyskanych z rozwiązanego odpisu aktualizującego: konto 750040100 – 7.534,72 zł, konto 750080100 – 3.938,44 zł).

Rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.

7) W pasywach bilansu w pozycji C.III. „Rezerwy na zobowiązania” ujęto między innymi saldo Ma konta 640 – „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, na którym błędnie utworzono rezerwę na dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2013 r. wraz z pochodnymi. Ujmowanie tych rozrachunków w całości na koncie 640 zamiast części powstałych zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na koncie 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” oraz pochodnych płaconych przez pracodawcę na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” naruszyło zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zapisane w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jak również wymóg wynikający z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że „zdarzenia gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.

Ponadto takie ujęcie tego zdarzenia gospodarczego w ewidencji naruszyło zapisy art. 2 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym z dnia 12.12.1997 r. („Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego”), oraz art. 35d ust. 1 ustawy o rachunkowości, w której mówi się, że rezerwy tworzymy „na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować”.

W przypadku dodatkowego wynagrodzenia rocznego w dniu 31 grudnia dochodzi do powstania zobowiązania pracodawcy wobec pracownika, którego termin i kwota wymagalności są pewne.

Ustalono również, że w załączniku nr 1 do Zarządzania Nr 7/2013 z dnia 06 maja 2013 r., który jest częścią polityki rachunkowości ZWiK Police, na stronie 13 w pozycji 2.4.8 „Rezerwy” został wprowadzony następujący zapis „ Zakład nie dokonuje biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonywania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych ”. Z zapisów w ewidencji strony Ma konta 640 – „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”, wynika, że są prowadzone bierne rozliczenia dotyczące „13”, co oznacza brak spójności pomiędzy tym, co funkcjonuje a tym, co jest spisane w procedurach wewnętrznych.

8) W przypadku wydatków poniesionych w 2013 r. na zakup czterech agregatów prądotwórczych o łącznej wartości 92.216,37 zł netto bez wydatków towarzyszących (przekraczających wartość progową 14 000 euro): FOGO FV 15540 ER - 11.520,- zł netto, FOGO FI 60 RCG - 42.692,10 zł netto, FOGO FV13000 – 7.700,- zł netto oraz FOGO FI 45 ASG – 30.304,27 zł, tożsamych przedmiotowo i czasowo (dostarczono sprzęt tego samego rodzaju w odstępie 4 miesięcy) oraz zrealizowanych przez jednego dostawcę - udzielono zamówienia z zastosowaniem procedur wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości netto 14.000 euro[1]z pominięciem zapisów następujących artykułów ustawy Prawo Zamówień Publicznych: art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 4, art. 10, art. 11, art. 7 oraz art. 32 ust. 1 i 2, określających między innymi wymagania w zakresie stosowania ustawy i trybów udzielania zamówienia, ogłoszenia, ustalania wartości zamówienia oraz wyboru wykonawcy. Stanowi to przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 1b pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych poprzez niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości oraz udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Ponadto naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych, jeżeli miało ono wpływ na udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych (art. 18c ust. 1 pkt 5).

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych z podaniem jej opisu w postaci zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji, stosownie do wymagań art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

2) Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki, zgodnie z zasadą zawartą w opisie do tego konta w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

3) Stosowanie zapisów artykułu 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości który mówi, że w sprawozdaniach finansowych wykazuje się zdarzenia, w tym operacje gospodarcze zgodnie z ich treścią ekonomiczną, w szczególności poprzez:

a) nie ujmowanie w sprawozdaniu ze zmian w funduszu jednostki operacji, które są jedynie zapisami porządkującymi dane w księgach (a nie zdarzeniami - operacjami gospodarczymi) pomiędzy analitycznymi kontami funduszu, co powoduje sztuczne zwiększenie wykazanych w sprawozdaniu zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki w danym roku nie odzwierciedlające stanu faktycznego,

b) prezentowanie w rachunku zysków i strat wszystkich pozostałych kosztów operacyjnych w pozycji E. „Pozostałe koszty operacyjne”a przychodów z tytułu odsetek w pozycji G.II. „Odsetki”.

4) Wykazywanie w ewidencji pozabilansowej na koncie 975 oraz w sprawozdaniu z wydatków strukturalnych (Rb-Wsa) wszystkich kosztów mieszczących się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych wyrażonej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a w szczególności kosztów podróży służbowych dotyczących szkoleń zakwalifikowanych do tego rodzaju wydatków.

5) Przedstawianie w sprawozdaniu z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych (RB-30S), którego nowa wersja została zaprezentowana w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 119), danych zgodnych z wykazanymi w ewidencji księgowej, zwracając szczególną uwagę na pozycje W021 - „Kwota odpisu aktualizującego należności” oraz W022 – „Odsetki od należności niezapłaconych w terminie (nieobjęte odpisem aktualizującym)”. Nowe rozporządzenie odmiennie w stosunku do poprzedniego opisuje te pozycje, co oznacza, że w pozycji W021 należy obecnie prezentować łącznie dokonane odpisy aktualizujące od należności głównej i odsetek naliczonych od należności niezapłaconych w terminie, a w wierszu W022 kwotę odsetek od należności niezapłaconych w terminie nieobjętych odpisem aktualizującym. W tym wzorze sprawozdania RB-30S, podobnie jak w poprzednim, pod częścią C jest odnośnik do pozycji W020 „Należności netto” - „kwota należności pomniejszona o odpis aktualizujący należności”. To wyjaśnia, że w pozycji W020 jest wykazana wartość należności ustalona ze strony Wn kont od 201 do 240 pomniejszona o saldo Ma konta 290, które tu w całości wykazane jest już tylko w jednej pozycji - W021.

6) Ujmowanie rozrachunków związanych z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym na koncie 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, a pochodnych od nich płaconych przez pracodawcę na koncie 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zgodnie z zapisami zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jak również wymogami wynikającymi z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że „zdarzenia gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną” oraz art. 35d ust. 1 tej samej ustawy, w której mówi się, że rezerwy tworzy się „na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować”, a także art. 2 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym z dnia 12.12.1997 r. („Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego”). Dodatkowo należy zaktualizować wewnętrzne procedury, w których opisane są zasady rachunkowości, w celu zachowania spójności pomiędzy tym, co jest spisane a tym, co funkcjonuje w zakładzie.

7) Udzielanie zamówień publicznych, których wartość wyrażona w złotych przekracza obecnie 30.000 euro z zastosowaniem zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. „Prawo zamówień publicznych (w szczególności w przypadku zamówień tożsamych przedmiotowo i czasowo) w sposób, który pozwoli w przyszłości uniknąć zarzutów pominięcia jej następujących artykułów: 3 ust. 1 pkt 1, 4, 10, 11, 7 oraz 32 ust. 1 i 2, określających między innymi wymagania w zakresie stosowania ustawy i trybów udzielania zamówienia, ogłoszenia, ustalania wartości zamówienia oraz wyboru wykonawcy, jak również zarzutów naruszenia dyscypliny finansów publicznych poprzez niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych ustalenie wartości zamówienia publicznego, które miało wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych i udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych (art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 1b pkt 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych), oraz niewykonania lub nienależytego wykonania przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych (art. 18c ust. 1 pkt 5).