Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 11 w Policach w 2013r.

Nr kontroli: R.1711.02.16.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Przedszkole Publiczne nr 11 w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 11 do 30 grudnia 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 11 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.16.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.02.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 08 stycznia 2014 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.03.2014 z dnia 10 stycznia 2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 66.686,99 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

1) Wydatki na prenumeratę czasopism dla nauczycieli ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki o łącznej wartości 255,45 zł zostały błędnie zakwalifikowane do wydatków strukturalnych i ujęte w sprawozdaniu Rb-WSa.

2) W okresie objętym kontrolą naruszono zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną poprzez:

– błędne ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (4.840,- zł) i 4700 (3.115,- zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty zostały prawidłowo ujęte w pozycji B.III „Usługi obce”, zgodnie z Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r., którym wprowadzono jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police;

– wykazanie w Rachunku zysków i strat opłat na PFRON ujętych na koncie 403 - „Podatki i opłaty” (1.369,- zł) w pozycji B.VII. „Pozostałe koszty rodzajowe” zamiast w B.IV. „Podatki i opłaty”.

3) W części kont analitycznych zespołu „7” stwierdzono ewidencjonowanie operacji gospodarczych na niewłaściwych kontach. Głównie dotyczyło to operacji związanych z umorzeniem należności głównej oraz odsetek od niezapłaconych należności, od których w latach poprzednich został utworzony odpis aktualizujący:

– na koncie 750-10-801-80104-0920 – „Przychody finansowe-odsetki od nieterminowych wpłat” po stronie Wn ujęto operacje związane z umorzeniem odsetek od niezapłaconych należności, od których w latach poprzednich został utworzony odpis aktualizujący (przykład – Nikola Mazurkiewicz, saldo strony Wn to kwota: 682,49 zł).

– na koncie 751-10-801-80104-0920 – „Koszty finansowe” po stronie Ma ujęto operacje związane z umorzeniem odpisu aktualizującego odsetek (przykład – Nikola Mazurkiewicz, saldo strony Ma to kwota: 682,49 zł).

– na koncie 760-10-801-80104-0830-01 – „Pozostałe przychody operacyjne” ujęto operacji o nazwie „(…) odpisanie równowartości odpisu aktualizującego wobec przyczyn ich dokonania” - saldo po stronie Ma w kwocie 1.718,41 zł.

– na koncie 761-10-801-80104-0830 – „Pozostałe koszty operacyjne – umorzenie należności” ujęto po stronie Wn operacje związane z umorzeniem należności, na które w latach poprzednich utworzono odpis aktualizujący (przykład – Nicola Mazurkiewicz, saldo po stronie Wn w kwocie 1.718,41 zł).

Umarzając w 2012 r. nieściągnięte należności należało zaewidencjonować je na kontach: 290 – „Odpisy aktualizujące należności” po stronie Wn i 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” po stronie Ma (z odpowiednim analitycznym rozszerzeniem). Ponowne ujęcie tych należności w pozostałych przychodach operacyjnych (w przypadku należności głównej) i kosztach finansowych (w przypadku odsetek) było nieprawidłowe, gdyż już raz zostały one ujęte w kosztach w momencie tworzenia odpisu. Nieprawidłowości te naruszają zasady przedstawione w opisie do kont załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej , w którym zaprezentowany jest wzorcowy plan kont dla jednostek budżetowych, art. 35 b i 35 c, które odnoszą się do kwestii tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności oraz art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.

4) Na koncie ZFŚS zaewidencjonowano w 2012 r. zaokrąglony odpis w wysokości 64.703,- zł, zamiast zgodnie z wyliczeniami 64.703,14 zł. Powstała niedopłata w kwocie 0,14 zł. Naruszono tym zasady przyjęte w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

3) Nie ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych wydatków związanych z bieżącą działalnością jednostki, takich jak np. prenumerata czasopism dla nauczycieli. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.

4) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 i wykazywanych w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce”, na koncie 402 – „Usługi obce”.

5) Wykazywanie w Rachunku zysków i strat opłat na PFRON ujętych na koncie 403 - „Podatki i opłaty” w pozycji B.IV. „Podatki i opłaty” zamiast w pozycji B.VII. „Pozostałe koszty rodzajowe”.

6) Ewidencjonowanie operacji związanych z umorzeniem należności głównej oraz odsetek od niezapłaconych należności, od których w latach poprzednich został utworzony odpis aktualizujący na kontach: 290 – „Odpisy aktualizujące należności” po stronie Wn i 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” po stronie Ma (z odpowiednim analitycznym rozszerzeniem) zgodnie z zasadami przedstawionymi w opisie do kont załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej .

7) Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS we właściwej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).