Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Gimnazjum nr 3 w Policach w 2013 roku

Nr kontroli: R.1711.02.14.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Gimnazjum nr 3 w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 4 listopada do 6 grudnia 2013 r. przeprowadzili w Gimnazjum nr 3 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.14.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.47.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 20 grudnia 2013 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.48.2013 z dnia 31 grudnia 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 92.628,42 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

1) W 2012 roku błędnie ujęto i zaklasyfikowano w ewidencji księgowej następujące wydatki:

a) Na zakup sprzętu do gry w koszykówkę w kwocie 14.489,40 zł stanowiącego pomoce dydaktyczne - część w kwocie 6.469,80 zł za demontaż, montaż oraz transport sprzętu zaksięgowano błędnie na koncie 402 – „Usługi obce” w paragrafie 4300 – 6.469,80 zł. Natomiast na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” ujęto tylko w wartości sprzętu w kwocie 8.019,60 zł bez demontażu, montażu i transportu. Prawidłowo cały zakup powinien zostać zaewidencjonowany na koncie 401 w paragrafie 4240 – „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” oraz na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe”.

b) Na zakup aluminiowej rolety zewnętrznej na balkonie sali sportowej w kwocie 2.952,- zł na koncie 402 – „Usługi obce” i paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”, zamiast na koncie 401 – „Zakup materiałów i energii” i paragrafie 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia” oraz na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” i w ewidencji wyposażenia.

c) Na termoizolację rur zewnętrznych łączących budynek główny z halą sportową wraz z wewnętrznym ociepleniem w kwocie 3.367,15 zł. Wydatek błędnie ujęto w par. 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast 4270 – „Zakup usług remontowych”.

d) Na wymianę lamp oświetlenia siłowni oraz małej sali sportowej w wysokości 2.600,- zł. Wydatek błędnie ujęto w par. 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast 4270 – „Zakup usług remontowych”.

e) Na postawienie ściany z PCV w celu przegrodzenia klasy i wyodrębnienia pomieszczenia na sprzęt muzyczny (wcześniejsza ścianka z płyt gipsowo-kartonowych) w wysokości 8.100,- zł błędnie zaklasyfikowano w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”, zamiast 4270 – „Zakup usług remontowych”.

Naruszono w ten sposób zasady klasyfikacji wydatków określone w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (paragraf 4300 zamiast 4270, 4240 lub 4210), zapisy załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym zaprezentowany jest wzorcowy plan kont dla jednostek budżetowych (konto 402 zamiast 401) oraz w przypadku sprzętu do koszykówki zapisy art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „środki trwałe” - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

2) Wydatek w kwocie 6.300,- zł za montaż drzwi PCV na korytarzach szkolnych I i II piętra w celu wydzielenia pomieszczeń na szatnię i kronikę szkolną został błędnie zaewidencjonowany na koncie 402 i paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”, zamiast na koncie 080 i paragrafie 6050 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Nie ujęto go również po rozliczeniu zadania na koncie 011 jako podwyższenie wartości środka trwałego (budynku szkoły) i w księdze inwentarzowej środków trwałych.

Dokonując ewidencji w taki sposób naruszono: zasady klasyfikacji wydatków określone w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (paragraf 4300 zamiast 6050), zapisy załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym zaprezentowany jest wzorcowy plan kont dla jednostek budżetowych (konto 402 zamiast 080 i 011) oraz zapisy art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, gdyż w jednostkach sektora finansów publicznych inwestycje w środki trwałe oznaczają ich budowę, montaż lub ulepszenie już istniejącego środka trwałego, przy czym dotyczy to tylko wydatków modernizacyjnych stanowiących równowartość co najmniej 3500 zł. W wyniku poniesienia wydatków inwestycyjnych zwiększa się wartość początkową modernizowanego środka trwałego, co w konsekwencji będzie miało wpływ na wysokość odpisów amortyzacyjnych (w jednostkach budżetowych – umorzeniowych) środków trwałych dokonywanych od ich wartości początkowej.

3) Koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (6.630,- zł) i 4700 (10.765,- zł) zostały błędnie ujęte na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”. W Rachunku zysków i strat były wykazane prawidłowo w pozycji B.III.„Usługi obce”. Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. zostały wprowadzone jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, gdyż na ich podstawie sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe. Zgodnie z tymi zasadami koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowane do paragrafów 4280 i 4700 należy ujmować w rachunku zysków i strat w pozycji B.III.„Usługi obce”, co oznacza, że narzuca to również ewidencjonowanie ich na koncie 402 – „Usługi obce”, a nie na 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

4) Na wartość 5.583,19 zł z pozycji A.VI. - „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” Rachunku zysków i strat oprócz sald wykazanych na koncie 720 - „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w kwocie 406,63 zł, składa się saldo analitycznego konta 760-10-801-80110-0970-01 – „Wpływy z różnych dochodów” w kwocie 5.176,56 zł, które powinno być zaprezentowane w pozycji sprawozdania D.III - „Inne przychody operacyjne”. Rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.

5) Salda trzech następujących kont analitycznych: 750-10-801-80110-0690 - „Pozostałe przychody - wpływy za duplikaty druków” (381,- zł), 750-10-801-80110-0750-01 – „Pozostałe przychody – wynajem według umów” (11.157,- zł) i 750-10-801-80110-0750-02 – „Pozostałe przychody – wynajmy jednorazowe” (600,- zł), zostały prawidłowo wykazane w pozycji D.III.„Inne przychody operacyjne” Rachunku zysków i strat zgodnie z treścią zaksięgowanych na nich operacji, ale ujęte na niewłaściwych kontach księgi głównej - 750 – „Przychody finansowe” zamiast na 760 - „Pozostałe przychody operacyjne". Naruszono tym zapisy załącznika nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych, natomiast pozostałe przychody operacyjne, niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki należy ewidencjonować na koncie 760.

6) W przypadku wydatków poniesionych na zakup centrali alarmowej i systemu monitoringu w latach od 2007 do 2012 roku stwierdzono, że:

a) Poniesione w 2012 roku wydatki na rozbudowę systemu monitoringu na łączną kwotę 25.507,59 zł zaewidencjonowano błędnie na kontach zespołu 4, jako koszty bieżące jednostki zamiast na koncie 011 jako wydatki inwestycyjne zwiększające wartość początkową systemu monitoringu i błędnie ujęto w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” lub 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast 6050 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Łącznie w latach od 2007 do 2012 roku na system monitoringu i jego rozbudowę poniesiono łącznie 54.469,59 zł (12/2007: 7.112,- zł; 12/2011: 21.85,- zł; 02/2012: 13.305,99 zł; 05/2012: 5.412,- zł; 09/2012: 4.944,60 zł; 11/2012: 1.845,- zł). Wartość ta nie została zaewidencjonowana jako majątek trwały jednostki w księdze głównej oraz księgach pomocniczych (ewidencji środków trwałych), gdyż zaliczono ją do kosztów bieżących, na skutek czego również wartość funduszu jednostki na koncie 800 błędnie pomniejszono w latach ubiegłych o wydatki na ten cel ujęte w wyniku finansowym jednostki;

b) Pierwszy wydatek inwestycyjny dotyczący systemu monitoringu dokonany w grudniu 2007 roku na kwotę 7.112,- zł został błędnie zakwalifikowany jako zwiększenie wartości początkowej centrali alarmowej, którą zakupiono w listopadzie 2005 roku (6.247,- zł) przyjmując błędną stawkę amortyzacyjną w wysokości 4,5% zamiast 10% (grupa 6, podgrupa 62, rodzaj 624);

c) W grudniu 2010 roku poniesiono na rozbudowę centrali alarmowej wydatek w wysokości 7.088,20 zł, który błędnie ujęto w kosztach bieżących jednostki w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast na koncie 011 jako wydatek inwestycyjny i w paragrafie 6050 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Błędna wartość centrali alarmowej w księdze głównej oraz księgach pomocniczych (ewidencji środków trwałych) wynosi 13.359,- zł (6.247+7.112) a prawidłowo powinna wynieść 13.335,20 zł (6.247+7.088,20). Wartość dotychczasowego umorzenia powinna zostać ustalona według prawidłowej stawki 10% a nie 4,5% w skali roku.

Błędna kwalifikacja i ewidencja wydatków na rozbudowę centrali alarmowej i system monitoringu stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, gdzie zawarto definicję środków trwałych oraz zasad klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i wydatków budżetowych określonych w Rozporządzeniu MF z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzeniu MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Ewidencjonowanie zakupionego wyposażenia o wartości niższej niż 3.500,- zł na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe”, a umorzenia na koncie 401 – „Zużycie materiałów i energii” z paragrafem 4210 lub 4240 (np. zakup rolety zewnętrznej na salę sportową, sprzętu sportowego itp.) zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków określonymi w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zapisy załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „środki trwałe” - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

2) Ujmowanie wydatków na usługi remontowe, polegające na przywracaniu wartości użytkowej wyrobów przemysłowych, między innymi usług konserwacyjnych i naprawczych oraz usług budowlano-montażowych w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków w paragrafie 4270 zamiast w 4300 (np. na termoizolację rur, wymianę oświetlenia, postawienie ściany z PCV w celu przegrodzenia klasy i wyodrębnienia pomieszczenia w miejscu, gdzie wcześniej już istniała ścianka) zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków określonymi w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

3) Ujmowanie wydatków inwestycyjnych, zwiększających wartość początkową środków trwałych o wartości co najmniej 3.500,- zł (np. montaż drzwi PCV na korytarzu szkolnym w celu wydzielenia dodatkowych pomieszczeń) na koncie 080 z paragrafem 6050, a następnie na 011 i w ewidencji środków trwałych zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków określonymi w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości.

4) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez:

· ujmowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” oraz ich ewidencjonowanie na koncie 402 – „Usługi obce”,

· wykazywanie przychodów z tytułu wpływów z różnych dochodów (ewidencjonowanych w 2012 roku na koncie analitycznym 760-10-801-80110-0970-01) w rachunku zysków i strat w pozycji D.III – „Inne przychody operacyjne”.

· ewidencjonowanie przychodów z tytułu wpływów za duplikaty druków, przychodów z tytułu najmu pomieszczeń, na koncie 760 - „Pozostałe przychody operacyjne zamiast na 750 – „Przychody finansowe”.

5) Przeanalizowanie wszystkich wydatków poniesionych na zakup centrali alarmowej i systemu monitoringu w latach od 2007 do 2012 roku i dokonanie korekt w ewidencji księgowej w celu prawidłowego ujęcia ich jako dwóch odrębnych środków trwałych z zastosowaniem prawidłowej stawki odpisów umorzeniowych zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, gdzie zawarto definicję środków trwałych oraz zasadami klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i wydatków budżetowych określonych w Rozporządzeniu MF z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzeniu MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.