Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 9 w Policach w 2013 roku

Nr kontroli: R.1711.02.15.2013
Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.
Przedszkole Publiczne nr 9 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia                       
 
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 26 listopada do 11 grudnia 2013 roku przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 9 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.
 
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.15.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.49.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 19 grudnia 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.50.2013 z dnia 20.12.2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 45.245,93 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
                  1)        W okresie objętym kontrolą błędnie ewidencjonowano koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (5.160,- zł) i 4700 (3.097,17 zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”, czym naruszono zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty i przychody zostały prawidłowo ujęte w pozycji B.III „Usługi obce”, zgodnie z Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r., którym wprowadzono jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police.
                  2)        Zakup publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego przedszkola ewidencjonowano w paragrafie 4240 – „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” zamiast 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”. W paragrafie 4240 ujmuje się pomoce naukowe, dydaktyczne i książki stanowiące środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych. Jeśli zakup książki nie odpowiada wyżej określonym celom, to zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych zastosowanie będzie miał paragraf 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”.
                  3)        Na koncie ZFŚS zaewidencjonowano w 2012 r. zaokrąglony odpis w wysokości 62.854,- zł zamiast zgodnie z wyliczeniami w kwocie 62.854,24 zł. Niedopłata to 0,24 zł. Naruszono tym zasady przyjęte w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
                  4)        Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone w dniu 25.01.2013, to jest z 10-dniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.
                  5)        W ewidencji pozabilansowej oraz rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych za 2012 rok (Rb-WSa) wydatek w wysokości 340,- zł na szkolenie Głównego Księgowego ujęto błędnie w kodzie 72: „Opracowywanie, uruchomienie i wdrożenie reform systemów kształcenia i szkolenia w celu zwiększenia zdolności do zatrudnienia, zwiększenia stopnia dostosowania systemów kształcenia i szkolenia do potrzeb rynku pracy oraz systematycznego podnoszenia kwalifikacji kadry systemu oświaty w perspektywie gospodarki opartej na innowacji i wiedzy” (obszar XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego”) zamiast w kodzie 81 – „Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów” (obszar XV - „Wzmacnianie zdolności instytucjonalnych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym”), czym naruszono zasady określone w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
 
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1)      Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.
2)      Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 i wykazywanych w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce”, na koncie 402 – „Usługi obce”.
3)      Ujmowanie szkoleń Głównego Księgowego stanowiących wydatki strukturalne w kodzie 81 – „Rozwiązania na rzecz podniesienia jakości opracowania, monitorowania, ewaluacji polityk i programów na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, wzmocnienie zdolności w zakresie realizacji polityk i programów” (obszar XV - „Wzmacnianie zdolności instytucjonalnych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym”) zamiast w kodzie 72: „Opracowywanie, uruchomienie i wdrożenie reform systemów kształcenia i szkolenia w celu zwiększenia zdolności do zatrudnienia, zwiększenia stopnia dostosowania systemów kształcenia i szkolenia do potrzeb rynku pracy oraz systematycznego podnoszenia kwalifikacji kadry systemu oświaty w perspektywie gospodarki opartej na innowacji i wiedzy” (obszar XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego”) zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
4)      Przestrzeganie zapisów rozporządzenia MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w szczególności poprzez ewidencjonowanie zakupionych publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego w paragrafie 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast 4240 - „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek”.
Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS we właściwej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).


BIP streszczenie z kontroli PP 9 2013