Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu nr 1 w Policach

Nr kontroli: R.1711.02.13.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Przedszkole Publiczne nr 1 w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 17 października do 13 listopada 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.13.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.43.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 29 listopada 2013 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.44.2013 z dnia 02.12.2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 161.189,30 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

1) System, na który składa się między innymi: terminal dotykowy, okablowanie oraz oprogramowanie został w dniu 16.07.2012 r. ujęty na podstawie dokumentu OT nr 1/2012 w ewidencji księgowej na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne”, zamiast na 013 – „Pozostałe środki trwałe”. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości „wartości niematerialne i prawne” - to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki. Do praw majątkowych zalicza się w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej, nabyta wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Natomiast „środki trwałe” (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości) - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy.

2) Zabezpieczenie wniesione w 2012 roku w kwocie 2.186,50 zł z tytułu należytego wykonania robót w celu ewentualnego zabezpieczenia roszczeń, powstałych w związku z zawartą w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostało zdeponowane w banku na rachunku bieżącym oraz ujęte w ewidencji księgowej na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki” zamiast na 139 – „Inne rachunki bankowe”. Według załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej , w którym prezentowany jest wzorcowy plan kont dla jednostek budżetowych, konto o symbolu 130 oznacza rachunek bieżący jednostki. Służy ono do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Sumy depozytowe należy ujmować na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe”.

3) W kolumnach 7 i 8 sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego RB-27S na dzień 31.12.2012 r. wykazano różne kwoty (Dochody wykonane: 215.648,89 zł, Dochody otrzymane: 0,- zł). Zgodnie z wytycznymi zawartymi w § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 39 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20 poz. 103) w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)”.

4) Ewidencja potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych zarówno obecnym jak i byłym pracownikom jest ujmowana na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, zamiast obecnym pracownikom na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a pozostałym osobom na 240 - „Pozostałe rozrachunki”. Nazwa konta 234 zapisana w rozporządzeniu MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskie wskazuje, że należy prowadzić na nim wszelkie rozrachunki z pracownikami. Natomiast do ewidencji należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zobowiązań oraz innych roszczeń wobec byłych pracowników służy konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”.

5) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone 16.01.2013 r., tj. z 1-dniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.

6) W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w 2012 roku naruszono zasady określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. nr 2010.223.1458) poprzez złożenie oświadczeń członków komisji przetargowej na nieaktualnym druku ZP-11, zamiast na druku ZP-1 oraz dołączenie do protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (ZP-PN) nieaktualnych druków ZP-12 – „Zbiorcze zestawienie ofert” i ZP-14 – „Zbiorcze zestawienie ofert orientacyjnych” zamiast uwzględnienia informacji w nich zawartych w odpowiednich pozycjach protokołu.

7) W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w 2012 roku wyjaśnienie treści SIWZ drogą elektroniczną jednemu z wykonawców w odpowiedzi na jego zapytanie nie zostało przekazane innym wykonawcom lub zamieszczone na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ, czym naruszono art. 38 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

8) Wydatki na zakup zabawek i pomocy dydaktycznych o łącznej wartości 7.191,02 zł oraz drobnych usług remontowych na 533,51 zł, poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki i nie związane z realizacją działań mających na celu rozwój infrastruktury edukacyjnej i oświaty zostały błędnie zakwalifikowane do wydatków strukturalnych i i ujęte w sprawozdaniu Rb-WSa.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.

2) Nie ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych wydatków związanych z bieżącą działalnością jednostki, takich jak np. zakup zabawek i pomocy dydaktycznych oraz drobnych usług remontowych. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.

3) Przestrzeganie zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r . sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w szczególności poprzez:

a. ewidencjonowanie potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w przypadku obecnych pracowników, a na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” – w przypadku pozostałych osób;

b. ujmowanie w ewidencji księgowej na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” zdeponowanego w banku zabezpieczenia z tytułu należytego wykonania robót w celu ewentualnego zabezpieczenia roszczeń, powstałych w związku z zawartą umową w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4) Uznawanie sprzętu elektronicznego wraz z oprogramowaniem operacyjnym stanowiącym jego integralną część za środki trwałe, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i ujmowanie tych o wartości poniżej 3.500,- zł na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” zamiast a na koncie 020 - „Wartości niematerialne i prawne”.

5) Wykazywanie w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego RB-27S w kolumnie „Dochody otrzymane” kwoty równej dochodom wykazanym w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” zgodnie z wytycznymi zawartymi w § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 39 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20 poz. 103).

6) Używanie w trakcie przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego aktualnie obowiązujących druków zgodnych z wzorami prezentowanymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. nr 223 poz. 1458).

7) Przestrzeganie zapisów Prawa zamówień publicznych w szczególności art. 38 ust. 2 poprzez informowanie wszystkich wykonawców lub zamieszczenie na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ, wyjaśnienia do jej treści przekazanego w odpowiedzi na zapytanie skierowane przez jednego z wykonawców.