Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Policach w 2013 roku

Nr kontroli: R.1711.02.10.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Ośrodek Sportu i Rekreacji w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 3 września do 1 października 2013 r. przeprowadzili kontrolę w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Policach w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków oraz gospodarowania środkami ZFŚS oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.10.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.34.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 10 października 2013 r. Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.35.2013 z dnia 15 października 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Ośrodek Sportu i Rekreacji w Policach prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. Wydatki w 2012 roku kształtowały się na poziomie 4.487.650,41 zł co stanowiło 99,30% planu. Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 170.019,87 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1) Koszty zakupionych usług szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafu 4700 ( 480,- zł), wykazanych prawidłowo w pozycji B.III. „Usługi obce” błędnie ujęto na koncie 409 – „Pozostałe koszty rodzajowe” zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”.

Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. zostały wprowadzone jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, gdyż na ich podstawie sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe. Zgodnie z tymi zasadami koszty dotyczące zakupionych usług szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafu 4700 należy ujmować w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce”, co oznacza, że narzuca to również ewidencjonowanie ich na koncie 402 – „Usługi obce”, a nie na innych kontach zespołu 4.

Powyższe rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.

2) Przychody z tytułu otrzymanego odszkodowania w wysokości 8.348,10 zł za uszkodzenie części plażowej i linii energetycznej w Trzebieży spowodowane powodzią i huraganem błędnie zaewidencjonowano na koncie 770 – „Zyski nadzwyczajne” zamiast na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”. Natomiast koszty usunięcia skutków tych zdarzeń na koncie 771 - „Straty nadzwyczajne” zamiast na koncie 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej na koncie 770 ewidencjonuje się wyłącznie otrzymane odszkodowania z tytułu zdarzeń losowych. W opisie do konta 771 wyjaśniono, że zdarzenia losowe to „zdarzenia trudne do przewidzenia, następujące poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia”. Zdarzenia, które wystąpiły na terenie GCEiR w Trzebieży zalicza się do zdarzeń związanych z działalnością operacyjną OSiR w Policach i ogólnym ryzykiem jej prowadzenia, dlatego koszty takich zdarzeń powinny zostać ujęte na koncie 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”, a przychody na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”.

3) W ewidencji księgowej występują konta zespołu „2” i „3”, w budowie których nie uwzględniono paragrafów klasyfikacji budżetowej, a których salda w podziale na paragrafy są wykazane w kolumnie sprawozdania o nazwie „Zobowiązania wg stanu na koniec okresu spraw”. Dotyczy to następujących paragrafów: 3020, 4040, 4210, 4220, 4300 i 4260. Stanowi to naruszeniem następujących zasad określonych w § 15 ust. 1 pkt 5 i § 16 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej:

„Zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.”

„Jeżeli przepisy dotyczące sprawozdań nakładają obowiązek (…) uzyskiwania informacji również w innych układach niż określone w planie kont - ewidencja aktywów, pasywów, kosztów i przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych może być dokonywana według innych dodatkowych klasyfikacji”.

4) Ewidencja zmniejszeń wartości początkowej wszystkich wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” z analitycznym podziałem: 072-01-01 – „Umorzenie wart.niemat.i prawnych do 3500,-” oraz 072-02-01 – „Umorzenie wart.niemat.i prawnych – powyz. 3500,-”, zamiast na koncie 071 - „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” tych wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umarzaniu wg stawek amortyzacyjnych a na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” tych, które są umarzanych jednorazowo. Opis do kont 071 i 072 prezentowany w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej jest następujący:

„Konto 071 - "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych"

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę (…).

Konto 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych"

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania (…).”

5) W przypadku wydatków na zakup sprzętu gastronomicznego (piec konwekcyjno-parowy, bufet chłodniczy, segment grzejny, podstawa do pieca - 53.940,57 zł netto) oraz kostkarki do lodu (2.970,- zł netto) na potrzeby organizacji imprez plenerowych i okolicznościowych przez GCEiR w Trzebieży o łącznej wartości 56.910,57 zł netto, czyli 14.158 euro, tożsamych przedmiotowo i czasowo oraz zrealizowanych w ramach jednej umowy zawartej z wykonawcą, udzielono zamówienia z zastosowaniem procedur wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro z pominięciem zapisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych (art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 4, art. 10, art. 11, art. 7 oraz art. 32 ust. 1), określających między innymi wymagania w zakresie ogłoszenia, zasady stosowania trybów udzielania zamówienia, ustalania wartości zamówienia, wyboru wykonawcy oraz stosowania ustawy. Stanowi to przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 1b pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych poprzez niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości oraz udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Ponadto naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych, jeżeli miało ono wpływ na udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych (art. 8c ust. 1 pkt 5).

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Ewidencjonowanie kosztów zakupionych usług szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafu 4700 na koncie 402 – „Usługi obce” i wykazywanie w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” zgodnie z Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. wprowadzającym jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police.

2) Ewidencjonowanie otrzymanych odszkodowań z tytułu zdarzeń losowych związanych z działalnością operacyjną OSiR w Policach i ogólnym ryzykiem jej prowadzenia (takich jak na przykład uszkodzenie części plażowej i linii energetycznej w Trzebieży spowodowane powodzią i huraganem) na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”, natomiast kosztów usunięcia skutków tych zdarzeń na koncie 761 – „Pozostałe koszty operacyjne” zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej .

3) Uwzględnienie paragrafów klasyfikacji budżetowej w budowie tych kont zespołu „2” i „3”, których salda w podziale na paragrafy są wykazywane jako zobowiązania w sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych (RB-28S) zgodnie z zasadami określonymi w § 15 ust. 1 pkt 5 i § 16 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

4) Ewidencjonowanie zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umarzaniu wg stawek amortyzacyjnych na koncie 071 - „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, natomiast tych, które są umarzanych jednorazowo - na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” zgodnie z opisem do kont 071 i 072 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

5) Ustalanie wartości zamówień publicznych zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29.01.2004 r. „Prawo zamówień publicznych i udzielanie tych zamówień publicznych, których wartość wyrażona w złotych przekracza 14.000 euro wykonawcy, wybranemu w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.