Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 10 w Policach w 2013 roku
Nr kontroli:
R.1711.02.09.2013
Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.
Przedszkole Publiczne nr 10 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 20 sierpnia do 10 września 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 10 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.09.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.31.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 19 września 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.32.2013 z dnia 24.09.2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 24.684,64 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone 07.02.2013 r., tj. z 3-tygodniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.
2) W okresie objętym kontrolą błędnie ewidencjonowano koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (6.270,- zł) i 4700 (1.577,73 zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”, czym naruszono zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty i przychody zostały prawidłowo ujęte w pozycji B.III „Usługi obce”, zgodnie z Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r., którym wprowadzono jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police.
3) W ewidencji pozabilansowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) w obszarze XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” i kodzie 75 – „Infrastruktura edukacji” błędnie ujęto wydatki poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki na łączną kwotę 11.756,47 zł, takie jak zakup drukarki, tuszu do drukarki, patelni elektrycznej i obieraczki do ziemniaków. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
4) System elektronicznej ewidencji obecności dzieci w przedszkolu „Punktualny Przedszkolak”, na który składa się: oprogramowanie, czytniki kart oraz okablowanie został błędnie ujęty w ewidencji księgowej na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne” zamiast 013 – „Pozostałe środki trwałe”. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości „wartości niematerialne i prawne” - to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki. Do praw majątkowych zalicza się w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej, nabyta wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Natomiast „środki trwałe” (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości ) - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy.
5) Zakup publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego przedszkola ewidencjonowano w paragrafie 4240 – „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” zamiast 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”. W paragrafie 4240 ujmuje się pomoce naukowe, dydaktyczne i książki stanowiące środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych. Jeśli zakup książki nie odpowiada wyżej określonym celom, to zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych zastosowanie będzie miał paragraf 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”.
6) Przedstawione poniżej sformułowania zawarte w „Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych”, który obowiązywał od dnia 01.03.2003 r., naruszają zapisy ustawy o ZFŚS lub są przygotowane dla innej jednostki niż przedszkole:
– „Do korzystania ze świadczeń Funduszu uprawnieni są pracownicy (…) na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, ale po przepracowaniu roku” - zgodnie z art. 2 ustawy o ZFŚS, podstawową grupę uprawnionych do korzystania z ZFŚS stanowią pracownicy i ich rodziny. Są to pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony i określony, zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i pracujący na część etatu. Nie ma tu również znaczenia staż pracy, ani podstawa powstania stosunku pracy;
– „Środkami Funduszu administruje pracodawca – dyrektor szkoły” – osobą występującą w roli administratora w tej jednostce, jest dyrektor przedszkola;
– „Decyzje w sprawie przyznawania świadczeń ze środków Funduszu wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi działającymi na terenie szkoły (…)” - kontrolowana jednostka to przedszkole;
– „Odpowiedzialność za gospodarowanie środkami Funduszu ponosi pracodawca - dyrektor szkoły” – osoba odpowiedzialna w tej jednostce, to dyrektor przedszkola;
– „Regulamin, roczny plan finansowy, sprawozdanie z realizacji planu finansowego za rok ubiegły (…) wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi, działającymi na terenie szkoły” – kontrolowana jednostka to przedszkole.
7) Potrącenia z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych zarówno obecnym jak i byłym pracownikom ujmowano na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” zamiast obecnym pracownikom na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” a pozostałym osobom na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki”. Nazwa konta 234 zapisana w rozporządzeniu MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskie wskazuje, że należy prowadzić na nim wszelkie rozrachunki z pracownikami a do ewidencji należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zobowiązań oraz innych roszczeń wobec byłych pracowników służy konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”.
8) Na koncie ZFŚS zaewidencjonowano w 2012 r. zaokrąglony odpis w wysokości 7.693,- zł zamiast zgodnie z wyliczeniami w kwocie 73.692,94 zł. Nadpłata to 0,06 zł. Naruszono tym zasady przyjęte w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.
2) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 i wykazywanych w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” na koncie 402 – „Usługi obce”.
3) Nie ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych wydatków związanych z bieżącą działalnością jednostki, takich jak np. zakup drukarki, tuszu do drukarki, patelni elektrycznej oraz obieraczki do ziemniaków. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
4) Przestrzeganie zapisów rozporządzenia MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w szczególności poprzez ewidencjonowanie:
– zakupionych publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego w paragrafie 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast 4240 - „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek”,
– potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych obecnym pracownikom na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a pozostałym osobom na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” zamiast obecnym i byłym pracownikom na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
5) Uznawanie sprzętu elektronicznego wraz z oprogramowaniem operacyjnym stanowiącym jego integralną część za środki trwałe, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i ujmowanie tych o wartości poniżej 3.500,- zł na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” zamiast a na koncie 020 - „Wartości niematerialne i prawne”.
6) Zaktualizowanie zapisów Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w celu dostosowania ich do wytycznych zawartych w ustawie o ZFŚS oraz sprecyzowania jednostki, której dotyczą.
7) Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS we właściwej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
streszczenie z kontroli PP 10 2013
Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.
Przedszkole Publiczne nr 10 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 20 sierpnia do 10 września 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 10 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.09.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.31.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 19 września 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.32.2013 z dnia 24.09.2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 24.684,64 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone 07.02.2013 r., tj. z 3-tygodniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.
2) W okresie objętym kontrolą błędnie ewidencjonowano koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (6.270,- zł) i 4700 (1.577,73 zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”, czym naruszono zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty i przychody zostały prawidłowo ujęte w pozycji B.III „Usługi obce”, zgodnie z Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r., którym wprowadzono jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police.
3) W ewidencji pozabilansowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) w obszarze XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” i kodzie 75 – „Infrastruktura edukacji” błędnie ujęto wydatki poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki na łączną kwotę 11.756,47 zł, takie jak zakup drukarki, tuszu do drukarki, patelni elektrycznej i obieraczki do ziemniaków. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
4) System elektronicznej ewidencji obecności dzieci w przedszkolu „Punktualny Przedszkolak”, na który składa się: oprogramowanie, czytniki kart oraz okablowanie został błędnie ujęty w ewidencji księgowej na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne” zamiast 013 – „Pozostałe środki trwałe”. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości „wartości niematerialne i prawne” - to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki. Do praw majątkowych zalicza się w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej, nabyta wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych. Natomiast „środki trwałe” (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości ) - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy.
5) Zakup publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego przedszkola ewidencjonowano w paragrafie 4240 – „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” zamiast 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”. W paragrafie 4240 ujmuje się pomoce naukowe, dydaktyczne i książki stanowiące środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych. Jeśli zakup książki nie odpowiada wyżej określonym celom, to zgodnie z rozporządzeniem MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych zastosowanie będzie miał paragraf 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”.
6) Przedstawione poniżej sformułowania zawarte w „Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych”, który obowiązywał od dnia 01.03.2003 r., naruszają zapisy ustawy o ZFŚS lub są przygotowane dla innej jednostki niż przedszkole:
– „Do korzystania ze świadczeń Funduszu uprawnieni są pracownicy (…) na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, ale po przepracowaniu roku” - zgodnie z art. 2 ustawy o ZFŚS, podstawową grupę uprawnionych do korzystania z ZFŚS stanowią pracownicy i ich rodziny. Są to pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony i określony, zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i pracujący na część etatu. Nie ma tu również znaczenia staż pracy, ani podstawa powstania stosunku pracy;
– „Środkami Funduszu administruje pracodawca – dyrektor szkoły” – osobą występującą w roli administratora w tej jednostce, jest dyrektor przedszkola;
– „Decyzje w sprawie przyznawania świadczeń ze środków Funduszu wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi działającymi na terenie szkoły (…)” - kontrolowana jednostka to przedszkole;
– „Odpowiedzialność za gospodarowanie środkami Funduszu ponosi pracodawca - dyrektor szkoły” – osoba odpowiedzialna w tej jednostce, to dyrektor przedszkola;
– „Regulamin, roczny plan finansowy, sprawozdanie z realizacji planu finansowego za rok ubiegły (…) wymagają uzgodnienia z organizacjami związkowymi, działającymi na terenie szkoły” – kontrolowana jednostka to przedszkole.
7) Potrącenia z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych zarówno obecnym jak i byłym pracownikom ujmowano na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” zamiast obecnym pracownikom na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” a pozostałym osobom na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki”. Nazwa konta 234 zapisana w rozporządzeniu MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskie wskazuje, że należy prowadzić na nim wszelkie rozrachunki z pracownikami a do ewidencji należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zobowiązań oraz innych roszczeń wobec byłych pracowników służy konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”.
8) Na koncie ZFŚS zaewidencjonowano w 2012 r. zaokrąglony odpis w wysokości 7.693,- zł zamiast zgodnie z wyliczeniami w kwocie 73.692,94 zł. Nadpłata to 0,06 zł. Naruszono tym zasady przyjęte w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.
2) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 i wykazywanych w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” na koncie 402 – „Usługi obce”.
3) Nie ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych wydatków związanych z bieżącą działalnością jednostki, takich jak np. zakup drukarki, tuszu do drukarki, patelni elektrycznej oraz obieraczki do ziemniaków. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych.
4) Przestrzeganie zapisów rozporządzenia MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w szczególności poprzez ewidencjonowanie:
– zakupionych publikacji dla potrzeb Głównego Księgowego w paragrafie 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast 4240 - „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek”,
– potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych obecnym pracownikom na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a pozostałym osobom na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” zamiast obecnym i byłym pracownikom na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
5) Uznawanie sprzętu elektronicznego wraz z oprogramowaniem operacyjnym stanowiącym jego integralną część za środki trwałe, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i ujmowanie tych o wartości poniżej 3.500,- zł na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” zamiast a na koncie 020 - „Wartości niematerialne i prawne”.
6) Zaktualizowanie zapisów Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w celu dostosowania ich do wytycznych zawartych w ustawie o ZFŚS oraz sprecyzowania jednostki, której dotyczą.
7) Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS we właściwej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).
streszczenie z kontroli PP 10 2013