Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół nr 2 w Policach w 2013 roku

Nr kontroli: R.1711.02.07.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Zespół Szkół nr 2 w Policach w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

        Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 03 do 20 czerwca 2013 r. przeprowadzili w Zespole Szkół nr 2 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, w tym udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 14.000,- euro, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.07.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.25.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 01 lipca 2013 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.26.2013 z dnia 09 lipca 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 269.448,12 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

1) Ustalenia z przeprowadzonego postępowania przetargowego o nazwie „Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania części budynku nr 4 przy ul. Owocowej w Policach – Jasienicy” ujęto na druku ZP-PN niezgodnym ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. nr 223 poz. 1458).

2) Planowany odpis na ZFŚS ustalono w kwocie 86.092,90 zł. Do końca września 2012 r. przekazano na rachunek bankowy ZFŚS kwotę 85.797,- zł. Różnica to 295,90 zł. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. z 1996 r. nr 70 poz. 335 t.j.) „ Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku (…)”[1] .

3) Ostateczny odpis na ZFŚS 2012 r., który wyliczono na dzień 31.12.2012 r. w wartości 84.470,87 zł błędnie zaokrąglono w rozliczeniu rocznym do kwoty 84.473,- zł. Suma wpływów na rachunek ZFŚS, po dokonanej korekcie odpisu w październiku 2012 r. (zwrócono na rachunek podstawowy kwotę 1.324,- zł ), również wynosiła 84.473,- zł. Różnica w kwocie 2,13 zł. Jest to niezgodne z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).

4) Pracownicy wraz z wnioskiem o przyznanie świadczenia socjalnego składają oświadczenia o dochodach osób prowadzących wspólne gospodarstwo domowe na drukach różniących się od wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do „Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” z dnia 06.07.2000 r., wprowadzonego zarządzeniem nr 10/2000.

5) W okresie objętym kontrolą błędnie ewidencjonowano koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (6.503,- zł ) i 4700 (7.120,- zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”, natomiast otrzymane przychody z tytułu pobieranych opłat za wydawanie duplikatów legitymacji i świadectw (273,- zł) - na koncie 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”, czym naruszono zasady ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawione w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej . Naruszono w ten sposób również zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty i przychody zostały ujęte prawidłowo.

6) Nie zostało złożone oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zgodnie z „Zasadami kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Ujmowanie ustaleń z przeprowadzonych postępowań przetargowych na drukach protokołów zgodnych ze wzorami prezentowanymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. nr 223 poz. 1458).

2) Przekazywanie równowartości naliczonych odpisów na ZFŚS w kwotach i terminach zgodnych z zapisanymi art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. (Dz. U. z 1996 r. nr 70 poz. 335 t.j.).

3) Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS we właściwej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).

4) Zweryfikowanie wzorów dokumentów załączonych do wewnętrznego Regulaminu ZFŚS i druków składanych przez pracowników w celu uzyskania świadczeń z funduszu, aby ustalić prawidłowy rodzaj formularza (w szczególności dotyczy to oświadczenia o dochodach osób prowadzących wspólne gospodarstwo domowe).

5) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ujmowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 i 4700 w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” oraz ewidencjonowanie ich na koncie 402 – „Usługi obce”. Natomiast otrzymane przychody z tytułu pobieranych opłat za wydawanie duplikatów legitymacji i świadectw należy wykazywać w rachunku zysków i strat w pozycji D.III – „Inne przychody operacyjne” i w związku z tym ewidencjonować na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”.

6) Składanie każdego roku oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15. stycznia, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police” wprowadzonymi załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.