Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 1 w Policach w 2013 roku

Nr kontroli: R.1711.02.06.2013

Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.

Szkoła Podstawowa nr 1 w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 15 maja do 7 czerwca 2013 r. przeprowadzili w Szkole Podstawowej nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, w tym udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 14.000,- euro, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.06.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.22.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 19 czerwca 2013 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.23.2013 z dnia 01 lipca 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 494.244,41 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

1) W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych (RB-27S) za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r. w kolumnie 9: „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” i paragrafie 0750 błędnie ujęto wartość 683,39 zł zamiast 360,90 zł. Różnica w wysokości 322,49 zł powinna zostać wykazana w paragrafie 0970. Wykazanie w sprawozdaniu z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stanowi przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 19.08.2011 r. o naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

2) W ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) w obszarze XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” i kodzie 75 – „Infrastruktura edukacji błędnie ujęto wydatki poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki, takie jak między innymi: zakup książek, pomocy dydaktycznych (m. in. piłki, kijki, atlasy, kalkulatory), ławek, pralki, telefonu, rolet wewnętrznych, prenumeraty prasy, wymiana okna w sali gimnastycznej, wymiana drzwi, zakup szafek, krzeseł, tablic korkowych, wykładziny podłogowej, głośników, stołka barowego. Natomiast w obszarze XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego” w kodzie 73: „Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności (…) poprawy jakości i dostępu do kształcenia i szkoleń na poziomie podstawowym i wyższym” nie ujęto wydatków związanych z organizowaniem zajęć pozalekcyjnych dla uczniów oraz wypłat stypendiów naukowych.

3) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone 30.01.2013 r., to jest z 2-tygodniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.

4) Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych” z dnia 01.07.2010 r., wprowadzony zarządzeniem nr 30//2009/2010 został opracowany w oparciu o siedem aktów prawnych, z których cztery nie obowiązywały od kilku lat, to jest: Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 06 września 1993 roku w sprawie zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu mieszkaniowego na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych, wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych (MP nr 48 poz. 462) – uchylony w dniu 14.11.1998 r., Ustawa o finansach publicznych z dnia 26.11.1998 r. (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) – w 2010 r. obowiązywała ustawa o finansach publicznych z dnia 27.08.2009 r., Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu za Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (Dz. U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.) – w 2010 r. obowiązywało rozporządzenie z dnia 09.03.2009 r., Ustawa o związkach zawodowych z dnia 23 maja 1991 r. (Dz. U. nr 55 poz. 234) – zastąpiona tekstem jednolitym (Dz. U. z 2001 r. nr 79 poz. 854). Ponadto w kolejnym powołanym przepisie błędnie zapisano tytuł - w regulaminie występuje „Ustawa o rencistach i emerytach z FUS”, zamiast „Ustawa o emeryturach i rentach z FUS”.

5) Odpis na ZFŚS 2012 r., który powinien wynosić 105.434,73 zł, w rozliczeniu rocznym zaokrąglono do 105.435,- zł, a przelano w nadmiernej kwocie 105.436,- zł. Różnica 1,27 zł. Jest to niezgodne z ustawą o ZFŚS oraz zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).

6) Od udzielonych emerytom i rencistom (byłym pracownikom) świadczeń (innych niż zapomogi losowe) z ZFŚS pobrano i odprowadzono w nadmiernej wysokości zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych – łącznie 1.900,- zł zamiast 67,- zł. Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, od dochodów otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 26 i 38 - w wysokości 10% należności. Wszystkie świadczenia (oprócz zapomóg losowych) pobrane przez emeryta, rencistę (byłego pracownika) do kwoty 2.280,- zł są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 38 updof.

7) W części bilansu o nazwie „Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej” wykazano osobno: umorzenie wartości niematerialnych i prawnych (o wartości niższej niż 3.500,- zł) w kwocie 8.569,93 zł oraz umorzenie pozostałych środków trwałych w kwocie 645.339,58 zł. W ewidencji na koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” zaprezentowano saldo w kwocie 645.339,58 zł, na które składa się łącznie umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych poniżej kwoty 3.500,- zł. Różnica to 8.569,93 zł.

8) Nieodpłatnie otrzymany piłkochwyt do piłki nożnej w wartości brutto 20.000,- zł (dotychczasowe umorzenie – 41,67 zł), przyjęty dokumentem PT, błędnie zaewidencjonowano: w wartości brutto 20.000,- zł na kontach 011 – „Środki trwałe” str. Wn i 800 – „Fundusz jednostki” str. Ma oraz dotychczasowe umorzenie w kwocie 41,67 zł na kontach 800 str. Wn i 071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” str. Ma, zamiast piłkochwyt w wartości brutto 20.000,- zł na koncie 011 po stronie Wn, dotychczasowe umorzenie w kwocie 41,67 zł na koncie 071 po stronie Ma oraz w wartości netto 19.958,33 zł na koncie 800 po stronie Ma. W zestawieniu zmian w funduszu jednostki zostało to zaprezentowane prawidłowo.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1) Wykazywanie w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych (RB-27S) danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

2) Nie ujmowanie w ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych (Rb-WSa) w obszarze XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” i kodzie 75 – „Infrastruktura edukacji wydatków poniesionych w związku z bieżącą działalnością jednostki, takich jak między innymi: zakup książek, pomocy dydaktycznych (m. in. piłki, kijki, atlasy, kalkulatory), ławek, pralki, telefonu, rolet wewnętrznych, prenumeraty prasy, wymiana okna w sali gimnastycznej, wymiana drzwi, zakup szafek, krzeseł, tablic korkowych, wykładziny podłogowej, głośników, stołka barowego. Natomiast w obszarze XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego” w kodzie 73: „Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności (…) poprawy jakości i dostępu do kształcenia i szkoleń na poziomie podstawowym i wyższym” ujmowanie wydatków związanych z organizowaniem zajęć pozalekcyjnych dla uczniów oraz wypłat stypendiów naukowych.

3) Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok budżetowy do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.

4) Zaktualizowanie zapisów Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczących aktów prawnych będących podstawą jego opracowania.

5) Naliczanie i przekazywanie odpisu na ZFŚS w pełnej kwocie bez zaokrąglania go do pełnych złotych, zgodnie z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749).

6) Pobieranie i odprowadzanie zryczałtowanego podatku od świadczeń (innych niż zapomogi losowe) wypacanych emerytom, rencistom (byłym pracownikom) zgodnie z zapisami art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1 pkt 38.

7) Dokonanie analizy wypłaconych świadczeń z ZFŚS w 2012 r. emerytom, rencistom (byłym pracownikom) w celu ponownego rozliczenia dokonanych wypłat, skorygowanie odprowadzonego podatku oraz sporządzenie korekty deklaracji do Urzędu Skarbowego.

8) Wykazywanie w sprawozdaniach finansowych (zwłaszcza części bilansu o nazwie „Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej) danych zgodnych z prezentowanymi w ewidencji księgowej.

9) Prawidłowe ewidencjonowanie otrzymanych środków trwałych na koncie 800 – „Fundusz jednostki” w wartości netto, to jest po pomniejszeniu wartości początkowej o dotychczasowe umorzenie.