Streszczenie z kontroli Zakład Wodociągów i Kanalizacji, ul. Grzybowa 50, 72-010 Police za 2013 rok

Nr kontroli: R.1711.02.02.2013
Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.
Zakład Wodociągów i Kanalizacji, ul. Grzybowa 50, 72-010 Police
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

         
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 11 lutego do 08 marca 2013 r. przeprowadzili w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, w tym udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 14.000,- euro oraz gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
 
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.02.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.09.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 26 marca 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.10.2013 z dnia 02 kwietnia 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby wydatków inwestycyjnych oraz remontowych na łączną kwotę 60.560,60 zł netto, jak również przeprowadzonych w 2012 roku postępowań dotyczących udzielenia zamówień publicznych w trybie przetargów nieograniczonych o wartości 271.150,- zł brutto.       
W wyniku kontroli stwierdzono, że podczas przeprowadzania w październiku 2012 r. postępowania dotyczącego zamówienia publicznego na wykonanie otworów studziennych nr 17 i 27 na terenie ujęcia wody „Grzybowa” w Policach naruszono zapisy art. 27 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, gdyż brakuje dowodów na to, że wykonawca został wezwany do uzupełnienia dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy. W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr 4 do protokołu Pan Janusz Zdziebło – Starszy inspektor ds. techniczno-remontowych, pełniący funkcję Przewodniczącego komisji przetargowej oświadczył, że „nie wezwano wykonawcy do uzupełnienia dokumentów, ponieważ podczas obecności w części jawnej otwarcia ofert oświadczył, że nie załączył do oferty wszystkich wymaganych dokumentów i nie posiada wykupionej polisy ubezpieczeniowej. Zostały odczytane ceny ofert, a więc wykonawca miał świadomość, że jego oferta z ceną najniższą będzie wybrana po spełnieniu warunków zawartych w SIWZ. Wykonawca miał możliwość uzupełnienia dokumentów.” Brakuje jednak pisemnego potwierdzenia wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia oraz jego oświadczenia, że rezygnuje z tej możliwości. Na okoliczność ustnych ustaleń w tak istotnej kwestii, dokonanych po otwarciu ofert w obecności wykonawcy powinien zostać sporządzony protokół podpisany przez wszystkie zainteresowane strony.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce, aby podczas przeprowadzania postępowań dotyczących udzielania zamówień publicznych przestrzegano art. 27 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zgodnie z którym „w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną” a w szczególności wzywania na piśmie wykonawców do uzupełnienia dokumentów, potwierdzających spełnienie udziału w postępowaniu lub sporządzania protokołu w sprawie ustnych ustaleń dokonanych po otwarciu ofert w obecności wykonawcy, w wyniku których wykonawca zostaje wykluczony z udziału w postępowaniu.