Streszczenie z kontroli w Gimnazjum nr 1 w Policach
Nr kontroli: R.1711.05.13.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Gimnazjum nr w Policach, ul. Tanowska 14, 72-010 Police
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 29 października do 16 listopada 2012 r. przeprowadzili w Gimnazjum nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zarządzania należnościami oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.05.13.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.35.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 30 listopada 2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.36.2012 z dnia 03 grudnia 2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Gimnazjum nr 1 w Policach prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. Wydatki w 2011 roku wyniosły 2.806.487,05 zł, co stanowiło 99,77 % planu.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 49.397,10 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) W wykazie kont załączonym do „Polityki rachunkowości” przedstawiono oraz opisano niektóre konta niezgodnie z „Planem kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” zaprezentowanym w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Określono, że koszty i przychody finansowe należy ewidencjonować łącznie na koncie 750 – „Przychody i koszty finansowe”, zamiast przychody finansowe na koncie 750 a koszty finansowe na koncie 751. Podobnie w przypadku pozostałych przychodów i kosztów zapisano, że należy je księgować na wspólny koncie 760 – „Pozostałe przychody i koszty”, zamiast osobno na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne” i na 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”. Określono również, że na koncie 400 należy ewidencjonować koszty według rodzaju a na 401 amortyzację, zamiast że grupować je należy w następujący sposób: konto 400 - „Amortyzacja”, 401 – „Zużycie materiałów i energii”, 402 – „Usługi obce”, 403 – „Podatki i opłaty”, 404 – „Wynagrodzenia”, 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, 409 –„Pozostałe koszty rodzajowe”, z podziałką klasyfikacji planu finansowego lub w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz i w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących jednostkę.
2) W Rachunku zysków i strat za 2011 r. w pozycji A.V. – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” błędnie ujęto kwotę 2.319,37 zł zaewidencjonowaną na koncie 770 – „Zyski nadzwyczajne”, która powinna zostać wykazana w pozycji J.I. – „Zyski nadzwyczajne”.
3) Otrzymane odszkodowanie za zalanie sali gimnastycznej błędnie zaewidencjonowano na koncie 770 – „Zyski nadzwyczajne” zamiast na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne” zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym zapisano, że na koncie 770 ewidencjonuje się wyłącznie otrzymane odszkodowania z tytułu zdarzeń losowych. W opisie do konta 771 – „Straty nadzwyczajne” wyjaśniono, że zdarzenia losowe to „zdarzenia trudne do przewidzenia, następujące poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia”. Zalanie hali gimnastycznej zalicza się do zdarzeń związanych z działalnością operacyjną szkoły i ogólnym ryzykiem jej prowadzenia, dlatego koszty takich zdarzeń powinny zostać ujęte na koncie 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”, a przychody na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”.
4) Naruszono zasady ewidencji księgowej zapisane w załączniku nr 3 do Rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej poprzez:
a) ewidencjonowanie kosztów amortyzacji na koncie o błędnym symbolu: 401 zamiast na 400 (nazwa konta była prawidłowa),
b) ujmowanie kosztów według rodzajów na koncie 400-10-xxx-xxxxx-xxxx-xx (w analityce konta uwzględniono między innymi dział, rozdział i paragraf podziałek klasyfikacji budżetowej) zamiast na kontach: 401 – „Zużycie materiałów i energii”, 402 – „Usługi obce”, 403 – „Podatki i opłaty”, 404 – „Wynagrodzenia”, 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i 409 – „Pozostałe koszty rodzajowe”,
c) nie przeniesienie na koniec roku obrotowego sald kont analitycznych zespołu 4 i zespołu 7, na których w ciągu roku ewidencjonowano koszty rodzajowe i przychody na konto 860 – „Wynik finansowy”,
d) założenie dodatkowych kont analitycznych kosztów i przychodów: 400-10 – „Koszty – rozliczenie kosztów”, 750 – „Dochody finansowe – rozliczenie”, 760 – „Pozostałe przychody – rozliczenie” i 770 – „Zyski nadzwyczajne – rozliczenia” (numeracja jest identyczna jak kont syntetycznych, do których je utworzono), na których zaksięgowano poniesione koszty i przychody w korespondencji z kontem 860. W wyniku tego w zestawieniu obrotów i sald kont analitycznych na dzień 31.12.2011 r. analityczne konta utworzone do syntetycznego konta 400 wykazują salda po stronie Wn, natomiast sztucznie utworzone na koniec roku konto 400-10 wykazuje saldo Ma. Z kolei analityczne konta przychodów, utworzone do syntetycznych kont 750, 760 i 770 wykazują salda po stronie Ma a sztucznie utworzone na koniec roku konta analityczne 750, 760 i 770 wykazują salda po stronie Wn. W zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych konta: 400, 750, 760 i 770 wykazują salda równe 0,- co oznacza niezgodność sald kont analitycznych (księgi pomocniczej) z kontami syntetycznymi (księgą główną) i stanowi również naruszenie zasady wyrażonej w art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
e) zabezpieczenie z tytułu należytego wykonania robót w kwocie 11.152,14 zł, przechowywane jako depozyt na wyodrębnionym rachunku bankowym, zaewidencjonowano w księgach na koncie 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” zamiast 139 – „Inne rachunki bankowe”,
f) ewidencjonowanie na dwóch kontach analitycznych: 240-10-801-80110 – „Pozostałe rozrachunki - pożyczki mieszkaniowe emeryci, renciści, pozostali” oraz 240-10-801-80110-4010-03 – „Pozostałe rozrachunki - pożyczki mieszkaniowe” łącznie potrąceń z tytułu zaciągniętych, przez obecnych pracowników oraz emerytów i rencistów, pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zamiast osobno dla pracowników na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i osobno dla pozostałych osób na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki” ze szczegółową ewidencją na poszczególne osoby.
5) Wynik finansowy za 2010 rok ujęty na koncie 860 w wysokości 1.777.907,15 zł przeniesiono na konto 800 – „Fundusz jednostki” dopiero pod datą 31.12.2011 r. zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego. Naruszono tym zasady wyrażone w Rozporządzeniu MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej dotyczące ewidencji wyniku finansowego na koncie 860.
6) Zakupioną w lutym 2011 roku kserokopiarkę cyfrową Konica Minolta o wartości 2.900,- zł zaewidencjonowano na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” dopiero pod datą 22.09.2011 r. (PK nr 418) zamiast w miesiącu przyjęcia do używania. Podobnie zakupioną we wrześniu mobilną tablicę interaktywną Onfinity o wartości 2.600,- zł zaewidencjonowano na koncie 013 pod datą 31.12.2011 r. (PK nr 649). Naruszono tym zasady ewidencji na koncie 013 ujęte w załączniku nr 3 do Rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisy art. 4 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, które mówią, o tym, że:
· „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy”
· rachunkowość jednostki obejmuje między innymi „prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym”
· „Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Prezentowanie w wykazie dołączonym do „Polityki rachunkowości” oraz ewidencji księgowej symboli cyfrowych oraz opisów kont należących do zespołów 4 i 7 zgodnych z „Planem kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” przedstawionym w załączniku nr 3 Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
2) Wykazywanie w sprawozdaniach finansowych danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (np. w Rachunku zysków i strat w pozycji A.V. – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” wykazywać kwoty ujęte na koncie 760, a w pozycji J.I. – „Zyski nadzwyczajne” wartości wykazane na koncie 770).
3) Przestrzeganie zapisów Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności poprzez:
a. ujmowanie w księgach na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne” zamiast na 770 – „Zyski nadzwyczajne” otrzymanych odszkodowań związanych z działalnością operacyjną jednostki oraz ogólnym ryzykiem jej prowadzenia,
b. ewidencjonowanie zabezpieczenia z tytułu należytego wykonania robót, przechowywanego jako depozyt na wyodrębnionym rachunku bankowym, na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” zamiast 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
c. księgowanie potrąceń z tytułu zaciągniętych pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przez obecnych pracowników na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, a emerytów i rencistów na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” ze szczegółową analityką pozwalającą na ustalenie stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków, zamiast łącznie dla wszystkich, na dwóch kontach analitycznych: 240-10-801-80110 – „Pozostałe rozrachunki - pożyczki mieszkaniowe emeryci, renciści, pozostali” oraz 240-10-801-80110-4010-03 – „Pozostałe rozrachunki - pożyczki mieszkaniowe”,
d. przenoszenie salda konta 860 wyrażającego na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki na konto 800 – „Fundusz jednostki” w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, czyli datą podjęcia uchwały w tej sprawie przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
4) Przestrzeganie zasad zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości mówiących o zgodności sald kont analitycznych (księgi pomocniczej) z kontami syntetycznymi (księgą główną) oraz zapisów ujętych w załączniku nr 3 do Rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej poprzez nie zakładanie na koniec roku obrotowego dodatkowych kont analitycznych kosztów i przychodów: 400-10 – „Koszty – rozliczenie kosztów”, 750 – „Dochody finansowe – rozliczenie”, 760 – „Pozostałe przychody – rozliczenie” i 770 – „Zyski nadzwyczajne – rozliczenia” w celu przeniesienia poniesionych kosztów i przychodów w ciągu roku na konto 860. Salda wykazane na analitycznych kontach zespołu 4 i 7, na których w ciągu roku ewidencjonowano przychody i koszty należy przenieść na wynik finansowy.
5) Przestrzeganie zasad ewidencji na koncie 013 - „Pozostałe środki trwałe” zawartych w załączniku nr 3 do Rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisów art. 4 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości poprzez ujmowanie w ewidencji zakupionego wyposażenia w miesiącu przyjęcia do używania a nie kilka miesięcy później (np. zakupioną w lutym 2011 roku kserokopiarkę cyfrową Konica zaewidencjonowano na koncie 013 dopiero pod datą 22.09.2011 r. a zakupioną we wrześniu mobilną tablicę interaktywną Onfinity zaewidencjonowano na koncie 013 pod datą 31.12.2011 r.).