Streszczenie z kontroli Przedszkole Publiczne w Tanowie, ul. Szczecińska 70, 72-004 Tanowo

Nr kontroli: R.1711.05.11.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Przedszkole Publiczne w Tanowie, ul. Szczecińska 70, 72-004 Tanowo
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia 

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 01 do 15 października 2012 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym w Tanowie kontrolę w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami ZFŚS oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.05.11.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.29.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 29 października 2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.30.2012 z dnia 14 listopada 2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Przedszkole Publiczne w Tanowie prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. Wydatki w 2011 roku wyniosły 847.622,48 zł, co stanowiło 99,99 % planu.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 22.432,05 zł.            
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:

Wydatek w wysokości 422,- zł z tytułu opłaty do Urzędu Marszałkowskiego za wprowadzanie ścieków do środowiska w I półroczu 2011 roku ujęto błędnie w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast w 4430 – „Różne opłaty i składki.
Wydatek na kwotę 246,- zł za montaż lampy ogrodowej ujęto błędnie w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”. Usługę montażu potraktowano jako część ceny nabycia i tym samym zwiększenie wartości wyposażenia wcześniej przyjętego na stan pozostałych środków trwałych (wpisano do księgi inwentarzowej wyposażenia) i zaewidencjonowano na koncie 013, w związku z czym wydatek powinien zostać ujęty w tym samym paragrafie, do którego zaklasyfikowano zakup lampy.
Wydatek na kwotę 135,95 zł za obszywanie i transport wykładziny ujęto błędnie w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”, na którym zaewidencjonowano zakupioną wykładzinę. W księgach pomocniczych przedszkola usługę transportu i obszywania potraktowano jako część ceny nabycia, przyjmując na stan pozostałych środków trwałych oraz ewidencjonując na koncie 013 wykładzinę łącznie usługami dodatkowymi, w związku z czym cały wydatek powinien zostać ujęty w tym samym paragrafie 4210 - „Zakup materiałów i wyposażenia”.
Wydatek w wysokości 1.239,84 zł za ekspertyzę techniczną wykonaną przez Urząd Dozoru Technicznego, dotyczącą pieca centralnego ogrzewania błędnie ujęto w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych” zamiast w 4390 – „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”. 5.      Ze środków ZFŚS finansowano koszty prowizji i opłat bankowych dotyczących prowadzenia rachunku bankowego ZFŚS, nie refundując ich z rachunku podstawowego.
6.       W sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych „RB-28S”wykazano następujące nieprawidłowości:
–        w pozycji 801-801104-4210 w kolumnie – „Wydatki wykonanie” wykazano kwotę o 1,73 zł niższą od wykazanej w zestawieniu obrotów i sald po stronie Ma na koncie 130 z tym samym rozdziałem i paragrafem (sprawozdanie - 44.649,31 zł, konto 130 - 44.651,04 zł);
–        w pozycji 801-801104-4700 w kolumnie – „Wydatki wykonanie” przedstawiono kwotę 300,- zł. Na koncie 130 z tym samym rozdziałem i paragrafem wykazano kwotę 369,- zł. Różnica 69,- zł;
–        w pozycji 801-801146-4700 w kolumnie – „Wydatki wykonanie” przedstawiono kwotę 1.433,68 zł. Na koncie 130 z tym samym rozdziałem i paragrafem wykazano kwotę 1.364,68 zł. Różnica 69,- zł.
Wykazanie w sprawozdaniu z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych niezgodnych z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej stanowi przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Nie przedstawiono na piśmie dowodów potwierdzających przeprowadzenie, przed dokonaniem zakupu wykładziny dywanowej - 2.035,75 zł, naczyń do grupy IV - 1.114,39 zł, zabawek w kwotach - 1.081,94 zł i 3.490,74 zł, procedur zgodnych zapisami paragrafu 3 punkt 11 wewnętrznego „Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 oraz zapisami art. 44 ust. 3 pkt 1 w powiązaniu z art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. nr 157 poz. 1240).
Odsetki od należności z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu nie były na bieżąco naliczane i ujmowane w księgach rachunkowych a jedynie dopiero w momencie zapłaty należności głównej, czym naruszono postanowienia § 8 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Wskazuje to również na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy ustawy z dnia 17.12.2004 r. o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Od 2012 roku odsetki są naliczane i ujmowane w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału.  
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

Ujmowanie wydatków z tytułu opłaty do Urzędu Marszałkowskiego za wprowadzanie ścieków do środowiska w paragrafie 4430 – „Różne opłaty i składki”.
Ujmowanie wydatków wchodzących w skład ceny nabycia pozostałych środków trwałych lub wyposażenia i tym samym zwiększających ich wartość (takich jak na przykład montaż, transport itp.) w paragrafie 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”.
Klasyfikowanie wydatków dotyczących ekspertyz technicznych wykonywanych przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą (takie jak na przykład Urząd Dozoru Technicznego) do paragrafu 4390 – „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”. 4.      Refundowanie ze środków na podstawowym rachunku bankowym kosztów prowizji i opłat bankowych dotyczących prowadzenia rachunku bankowego ZFŚS.
5.      Wykazywanie w sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych „RB-28S” oraz innych sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych zgodnych z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej.

Przestrzeganie zapisów paragrafu 3 punkt 11 wewnętrznego „Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 oraz zapisami art. 44 ust. 3 pkt 1 w powiązaniu z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych poprzez dokumentowanie procesu przeprowadzania rozeznania cenowego przed dokonywaniem wydatków.
Naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału wszystkich należnych odsetek od należności z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.