Przedszkole Publiczne nr 6 w Policach - streszczenie z kontroli
Nr kontroli: R.1711.05.07.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Przedszkole Publiczne nr 6 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewident Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 12 do 28 czerwca 2012 r. przeprowadziła kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 6 w Policach, w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami ZFŚS oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne został zawarty w protokole nr R.1711.05.07.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr s R.1711.22.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 23.07.2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.23.2012 z dnia 02.08.2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Przedszkole Publiczne nr 6 w Policach prowadziło w 2011 r. działalność w formie jednostki budżetowej. Łączne wydatki jednostki w badanym okresie wyniosły 1.303.238,13 zł.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 105.050,89 zł.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków objętych kontrolą pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
W pozostałym zakresie stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) Niektóre operacje gospodarcze związane z wydatkami inwestycyjnym były ewidencjonowane na analitycznych kontach rozrachunkowych rozszerzonych o błędny symbol w miejscu przeznaczonym dla podziałki klasyfikacji budżetowej np. 4170 zamiast 6050.
2) Dokumentacja związana z gospodarowaniem środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazywała liczne nieprawidłowości i uchybienia między innymi takie jak:
– w projekcie planu, zwiększenia funduszu na każdego emeryta i rencistę dokonano w wyniku pomnożenia kwoty 182,- zł razy 13 emerytów. Z dołączonej do planu listy wynika, że emerytów i rencistów korzystających z ZFŚS nie będących nauczycielami jest 11;
– w zestawieniu, w którym ustalano przeciętną liczbę zatrudnionych wykazano błędnie zatrudnienie przez cały rok na pół etatu Pani Beaty Sankowska zamiast w okresie od stycznia do czerwca 2011 r.;
– w zestawieniu, w którym ustalano przeciętną liczbę zatrudnionych wykazano zatrudnienie przez cały rok na pół etatu Pani Barbary Ratajczak zamiast w okresie od lipca do grudnia 2011 r.;
– w zestawieniu, w którym ustalano przeciętną liczbę zatrudnionych wykazano zatrudnienie Pani Agnieszki Wasiluk przez cały rok na 0,25 etatu zamiast w okresie od stycznia do sierpnia 2011 r. na 0,25 etatu a od września do grudnia 2011 r. na 0,17 etatu;
– w zestawieniu, w którym ustalano przeciętną liczbę zatrudnionych wykazano okres zatrudnienia Pani Pawlak przez pół roku zamiast przez cały rok;
– w dokumencie, którym dokonano korekty odpisu na ZFŚS wykazano zwiększenia funduszu na każdego emeryta nie będącego nauczycielem przez przemnożenie 17 osób i kwoty 182,32 zł. Z dołączonej listy wynik, że siedmioro z nich to emerytowani nauczyciele, dla których odpisu dokonuje się na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy „Karta nauczyciela” (5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych). W wyniku, czego zachodzą podejrzenia o nieprawidłowym dokonaniu odpisu na ZFŚS za 2011 r., który nie został prawidłowo rozliczony i skorygowany na koniec roku.
3) Na koncie 130 nie były dokonywane techniczne zapisy ujemne, stosowane w celu zachowania zasady czystości obrotów, w wyniku czego analityczne zestawienie obrotów i sald wykazało wydatki ujmowane na dwóch kontach analitycznych 130 (130-10-801-801-80104-01-01: 1.303.633,81 zł oraz 130-20-801-80146: 2.600,- zł. Łącznie 1.306.263,81 zł) w wielkości innej, niż te pokazane w zestawieniu „wydatki na paragrafy – wykonanie”: 1.303.238,13 zł. Różnica 3.025,68 zł.
4) W sprawozdaniu RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31.12.2011 r. zaprezentowano dane niezgodne z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej, co stanowi przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1. W sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania prezentować dane zgodne z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej.
Przestrzegać zapisów rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności poprzez ewidencjonowanie operacji gospodarczych na analitycznych kontrach rozrachunkowych rozszerzonych o symbol podziałki klasyfikacji budżetowej zgodny z treścią ekonomiczną operacji.
Na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki” dokonywać technicznych zapisów ujemnych w przypadku operacji dotyczących np. błędnych zapisów, zwrotów nadpłat oraz korekt, w celu zachowania zasady czystości obrotów.
Ponownie przeanalizować dokumentację związaną z gospodarowaniem ZFŚS w celu wyeliminowania błędów merytorycznych, formalnych i rachunkowych a następnie rozliczyć na bieżąco odpis na ZFŚS za 2011 r. i go prawidłowo zaewidencjonować w księgach rachunkowych. W przypadku przekazania kwoty wyższej od należnej dokonać zwrotu z rachunku ZFŚS nadpłaty przekazanych środków na dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego i odprowadzić na właściwy rachunek budżetu. W odwrotnej sytuacji poczynić dopłaty środków na fundusz.