Streszczenie z kontroli Przedszkole Publiczne nr 5 w Policach.
Nr kontroli: R.1711.05.04.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Przedszkole Publiczne nr 5 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewident Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 20 marca do 13 kwietnia 2012 roku przeprowadziła kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 5 w Policach, w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów na dzień 31.12.2011 r., zarządzania należnościami oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne został zawarty w protokole nr R.1711.05.04.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.12.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 07 maja 2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.13.2012 z dnia 14 maja 2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Przedszkole Publiczne nr 5 w Policach prowadziło w 2011 r. działalność w formie jednostki budżetowej. Łączne wydatki jednostki w badanym okresie wyniosły 1.245.695,36 zł.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 11.020,99 zł. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków objętych kontrolą pod kątem zgodności z obowiązującymi w jednostce procedurami, jak i przepisami prawa.
W pozostałym zakresie stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2011 r. saldo konta 310 – „Materiały” w kwocie 4.582,22 zł zostało błędnie ujęte w pozycji B.I.1.4. „Towary” zamiast B. I.1.1.”Materiały”.
Nie spisanie jednolitych procedur windykacji w celu usprawnienia procesu windykacji należności nie zgodnie ze standardami kontroli zarządczej nr 10 grupa C – „Mechanizmy kontroli”, załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF Nr 15, poz. 84). 3. Wykazanie w księdze pomocniczej, w niektórych przypadkach, innych stanów należności i zobowiązań, niż prezentowane na kontach rozrachunkowych księgi głównej (nie naliczanie na bieżąco odsetek oraz nieściągalnych należności, niezgodność sald na kontach dzieci, na których ujmowano opłaty za przedszkole), czym naruszono zapisy art. 3 ust. 1 pkt 12 i 20 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Nie przeprowadzenie na dzień 31.12.2011 r. weryfikacji części sald należności i zobowiązań związanych z opłatami za przedszkole (brak weryfikacji sald konta 221), o której mówi art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Stanowi to przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 1).
Prowadzenie ksiąg w sposób nie odpowiadający stanowi rzeczywistemu, powodując naruszenie zapisów art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
Nie naliczanie oraz nie ujmowanie na bieżąco w księgach rachunkowych odsetek od należności przeterminowanych z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu niezgodnie z zapisami § 8 ust. 5 rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, co stanowi przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych).
Prowadzenie w nieregularny oraz zdawkowy sposób działań windykacyjnych, przewidzianych prawem, w odniesieniu do należności jednostki, w konsekwencji doprowadzając w wielu przypadkach do ich przedawnienia, co nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych).
Błędne ewidencjonowanie odpisu aktualizującego odsetki od należności głównej na koncie 761 zamiast 751.
Sprawowanie nienależytej kontroli zarządczej w sferze zarządzania należnościami, czym naruszono zapisy zawarte w standardach kontroli zarządczej nr 11 i 14d grupa C – „Mechanizmy kontroli”, o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF Nr 15, poz. 84).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
W sprawozdaniach finansowych wykazywać dane zgodne z ewidencją, w szczególności w bilansie saldo konta 310 – „Materiały” ujmować w pozycji B. I.1.1.”Materiały” zamiast B.I.1.4. „Towary”.
Spisać jednolite procedury windykacyjne, w celu usprawnienia procesu windykacji należności zgodnie ze standardami kontroli zarządczej nr 10 grupa C – „Mechanizmy kontroli”, załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF Nr 15, poz. 84). 3. Prezentować w księdze pomocniczej stany należności i zobowiązań zgodne z wykazanymi na kontach rozrachunkowych księgi głównej - art. 3 ust. 1 pkt 12 i 20 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Przeprowadzać na koniec każdego roku bilansowego wszystkie formy inwentaryzacji zgodnie z zapisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, w szczególności weryfikację sald należności i zobowiązań związanych z opłatami za przedszkole.
Prowadzić księgi w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty, zgodnie z zapisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
Przestrzegać zapisów rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności dotyczących naliczania oraz ujmowania na bieżąco w księgach rachunkowych odsetek od należności przeterminowanych z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu (§ 8 ust. 5 rozporządzenia).
Prowadzić na bieżąco, przewidziane prawem, działania windykacyjne w odniesieniu do należności jednostki.
Ewidencjonować odpis aktualizujący odsetki od należności głównej na koncie 751 zamiast 761.
Sprawować należyty nadzór nad wszystkimi działaniami związanymi z funkcjonowaniem jednostki a zwłaszcza dotyczący sfery zarządzania należnościami, zgodnie z zapisami zawartymi w standardach kontroli zarządczej nr 11 i 14d grupa C – „Mechanizmy kontroli”, o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. MF Nr 15, poz. 84).