sekretarka
Wersja strony w formacie XML| Stanowisko | sekretarka |
|---|---|
| Miejsce pracy | Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej |
| Termin składania ofert | |
| Miejsce składania ofert | Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej ul. Bankowa 18 72-010 Police |
| Status | w trakcie rozstrzygania |
Zgodnie ze strukturą organizacyjną zakładu stanowisko pracy jest bezpośrednio podległe Kierownikowi działu czynszów i obsługi wspólnot mieszkaniowych.
Przewidywany termin obsadzenia stanowiska – 01.03.2015 r.
Liczba stanowisk – 1
Wymiar zatrudnienia – 1 etat
Godziny pracy : 7.00 – 15.00
A. Ofertę zatrudnienia na stanowisko SEKRETARKA mogą składać kandydaci, którzy spełniają następujące wymagania:
I. Wymagania podstawowe:
1. wykształcenie minimum średnie, mile widziane wyższe,
2. udokumentowane doświadczenie w pracy biurowej – obsługa sekretariatu lub stanowiska pokrewne,
3. umiejętność prowadzenia dziennika korespondencyjnego, magazynu podręcznego i archiwum,
4. znajomość pakietów biurowych Microsoft Office (pisanie pism oraz tworzenie arkuszy, obsługa poczty elektronicznej),
5. obsługa urządzeń biurowych (komputer, fax, skaner, niszczarka dokumentów, centrala telefoniczna)
6. doświadczenie w pracy z ludźmi (nadzór nad podległymi pracownikami),
7. wiedza dotycząca: sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, części oraz akcesoriów komputerowych; umiejętność ewidencji sprzętu, materiałów biurowych, prowadzenia ewidencji oraz sporządzanie rocznych planów zakupów do zamówień publicznych.
II. Wymagania dodatkowe:
1. komunikatywność,
2. dyspozycyjność,
3. umiejętność pracy w zespole
III. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
1. W zakresie obsługi administracyjno-gospodarczej
– zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej pracowników zakładu zatrudnionych na stanowiskach nierobotniczych oraz podległych pracowników na stanowiskach robotniczych.
2. Organizowanie pracy personelu obsługi (sprzątaczki biurowe) oraz nadzoru nad utrzymaniem czystości w obiektach i pomieszczeniach zakładu.
3. W zakresie remontów i konserwacji budynków administracyjno-gospodarczych ustalanie potrzeb, wnioskowanie o wykonanie prac konserwacyjnych.
4. Zgłaszanie potrzeb w zakresie zakupów, konserwacji i remontów wyposażenia, maszyn biurowych, mebli oraz sprzętu biurowego.
5. Rozliczanie rachunków i zlecanie zapłaty za konserwację i remonty sprzętu, maszyn, instalacji i innych środków technicznych będących w gestii służby administracyjno-gospodarczej.
6. Zabezpieczanie budynków i pomieszczeń administracyjno-gospodarczych pod względem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i zapewnienie prawidłowej ochrony p. poż. oraz zabezpieczenie mienia przed kradzieżą.
7. Zlecanie i zaopatrywanie zakładu w pieczątki, stemple, szyldy informacyjne oraz gospodarowanie nimi.
8. Zakup biletów komunikacji miejskiej, ich ewidencja i rozliczanie.
9. Prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania, biletów oraz ich wydawanie poszczególnym komórkom organizacyjnym lub pracownikom.
10. Zamawianie, aktualizowanie prenumerat na czasopisma i reklamy.
11. Prowadzenie ewidencji kluczy od pomieszczeń biurowych, będących w dyspozycji pracowników dysponujących kodami dostępu do szyfratora instalacji alarmowej.
12. Zabezpieczenie podległym pracownikom środków czystości, narzędzi oraz sprzętu.
13. Prowadzenie magazynu podręcznego materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek artykułów higieniczno-sanitarnych, druków itp.
14. Sporządzanie rocznych planów zakupów materiałów biurowych oraz środków czystości, umożliwiających przygotowanie specyfikacji do zamówień publicznych na dostawy.
15. Odbiór zamówionych i dostarczonych materiałów biurowych i higieniczno-sanitarnych od dostawców oraz środków czystości z magazynu.
16. Prowadzenie całości spraw związanych z pracą sekretariatu, a w szczególności:
– prowadzenie dziennika korespondencyjnego,
– terminowe rejestrowanie i przekazywanie komórkom organizacyjnym korespondencji przychodzącej i dokumentów wewnętrznych,
– terminowe rejestrowanie i ekspediowanie korespondencji wychodzącej z zakładu,
– organizacja odbioru korespondencji, przesyłek oraz zaprenumerowanych czasopism i publikacji.
– wprowadzania danych (data faktury, kontrahent, kwota i termin zapłaty)
do rejestru faktur przychodzących w wdrożonym oprogramowaniu Papirus SQL.
17. Obsługa centrali telefonicznej, komputera, niszczarki, kserokopiarki, telefaxu i poczty elektronicznej.
18. Zabezpieczanie korespondencji, pieczęci i kluczy zapasowych do pomieszczeń biurowych znajdujących się w sekretariacie, przed kradzieżą, bezprawnym użyciem lub zniszczeniem.
19. Przygotowywanie napojów dla potrzeb dyrekcji zakładu, gości oraz narad.
20. Wykonywanie innych poleceń przełożonego nie ujętych w zakresie szczegółowym, a związanych z zajmowanym stanowiskiem.
B. Oferty kandydatów na stanowisko SEKRETARKA powinny zawierać:
1. życiorys,
2. list motywacyjny,
3. kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,
4. ewentualne referencje z dotychczasowych miejsc pracy,
5. oświadczenie, że kandydat nie był karany za przestępstwa umyślne i nie toczy się przeciwko niemu postępowanie karne,
6. oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby postępowania konkursowego, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
C. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem "Nabór na wolne stanowisko pracy – SEKRETARKA" - w sekretariacie Zakładu lub przesyłać na adres:
Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej
ul. Bankowa 18
72-010 Police
Dokumenty należy składać w terminie do dnia 20 lutego 2015 r. do godziny 1500.
(liczy się data wpływu oferty do Zakładu)
Dodatkowych informacji udziela:
Pani Barbara KABECKA - tel. (091) 43-11-380 Pani Agnieszka ZOMMER - tel. (091) 43-11-326
Uwaga:
Oferty, które wpłyną do ZGKiM niekompletne lub po wyżej wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.