Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Ludowym Klubie Sportowym “Rybak” w Trzebieży, w 2016 roku.
Nr kontroli: R.1711.01.08.2016
Gospodarka finansowo-księgowa za 2014 i 2015 r.
Ludowy Klub Sportowy „Rybak” w Trzebieży
Wyniki kontroli: Ustalenia, zalecenia i decyzje
Pracownicy Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 11 kwietnia do 29 czerwca 2016 roku przeprowadzili w Ludowym Klubie Sportowym „Rybak” kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystania środków publicznych: w kwocie 40.000 zł otrzymanych w 2014 r. na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy OK.4221.3.2014 oraz w kwocie: 40.000 zł otrzymanych w 2015 r. na podstawie umowy OK.4220.2.2014 pod nazwą ”Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu w zakresie piłki nożnej”.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.08.2016 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr OK.1710.38.2016.ZN z dnia 20.09.2016 r., skierowanym do Burmistrza Polic.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr OK.1710.39.2016.ZN z dnia 21 września 2016 r.
Ostateczną wartość należności umorzonych ujęto w decyzjach Burmistrza Polic nr OK.1710.11.2017.ZN i OK.1710.12.2017.ZN z dnia 28.03.2017 r.
Porównaniu poddano zgodność oferty z realizacją zadań oraz wykorzystania przekazanych środków z celem oraz przyjętym kosztorysem. Ponadto skontrolowano prawidłowość prowadzonej ewidencji księgowej z zapisami zawartych umów nr: OK.4221.3.2014 i OK.4220.2.2015 oraz ustawy o rachunkowości, a także dokumentacji źródłowej zewnętrznej w postaci faktur, rachunków, delegacji sędziowskich oraz zestawień z wypłaconych wynagrodzeń z pozycjami sprawozdań końcowych z rozliczania dotacji celowych oraz dokumentami zapłaty.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) Przy rozliczaniu zakupionego paliwa Klub nie dokonywał pełnego opisu faktury ze wskazaniem celu wykorzystywania paliwa (np. w formie stosownego załącznika potwierdzającego przebieg pojazdów i cele wyjazdów) - zastosowana forma opisywania faktur nie jest wystarczająca i wskazuje na niedostateczny sposób rozliczania paliwa.
2) Przedstawione przez Klub terminarze rozgrywek za 2014 i 2015 rok informują o ilości zawodów sportowych, jakie zaplanowano do rozegrania, nie odzwierciedlając w niektórych przypadkach stanu faktycznego – tego, czy mecz rzeczywiście się odbył. W końcowym rozliczeniu dotacji Klub niesłusznie wskazał na zrealizowanie imprezy sportowej i poniesienie kosztów z nim związanych. Bezpodstawnie wykazano w rozliczeniu dotacji wydatki związane z zakupami paliwa związane z transportem zawodników na rozgrywki sportowe, które nie odbyły się we wskazanym terminie. Koszty w tym zakresie poniesione z dotacji za rok 2014 stanowią kwotę 123 zł, a z dotacji za 2015 rok - 270 zł.
3) Planowany kosztorys określany przez Klub na moment składania oferty nie określał wszystkich poniesionych później wydatków związanych z realizacją zadania publicznego. W przypadku ponoszenia wydatku nieokreślonego w planowanym kosztorysie, należało kosztorys skorygować oraz wnieść jego korektę aneksem do umowy w czasie trwania realizacji zadania.
4) Nie zachowano zgodności nazwy wydatków przyjętych w planowanym kosztorysie w stosunku do wydatków rzeczywiście ponoszonych.
5) Niezgodne z zapisami umowy jest dowolne dokonywanie przesunięć wykorzystania dotacji na koszty rodzajowe inaczej niż wskazano w planowanym kosztorysie. Przesunięcia wymagają zmian wprowadzonych aneksem do zawartej umowy (przedstawienie skorygowanej kalkulacji kosztów oraz ewentualnie poprawionego harmonogramu realizacji zadania) w trakcie jej trwania. Sposób rozliczenia dotacji w 2015 roku (przesunięcia między pozycjami grupy kosztów) jest przesłanką do wskazania nieprawidłowego rozliczenia dotacji, niespójnie do zapisów umowy. W trakcie roku 2015 z dotacji ponoszone były wydatki związane z działalnością Klubu (realizacją powierzonego zadania objętego umową z dnia 15.01.2015 r.), ale w innych proporcjach niż zostało to przyjęte w planowanym kosztorysie zadania.
6) W przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości uchwałą Zarządu Klubu z dnia 10.01.2013 r. nie uregulowano obowiązkowych zasad dotyczących:
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, czym naruszono wymagania określone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
7) W zakresie ewidencji księgowej stwierdzono naruszenie art. 4 ust. 1 i 2 i art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które mówią o tym, że „jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości”, „operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych (…) zgodnie z ich treścią ekonomiczną” i precyzują, jakie niezbędne informacje powinien zawierać zapis księgowy, a mianowicie:
a) Wypłatę gotówkową z rachunku bankowego dokonaną na podstawie czeku nr 3036673119 w dniu 03 kwietnia 2014 r. na kwotę 5.000,- złotych błędnie zaewidencjonowano na koncie 130-01 pod datą 30 kwietnia (PK 22/04/2014 - 1), natomiast wypłatę dokonaną na podstawie czeku nr 3036673120 w dniu 06 maja 2014 r. na kwotę 5.000,- złotych ujęto w księgach rachunkowych pod datą 31 maja (PK 21/05/2014 – 1). Ponadto prowizję od wypłaty w dniu 03 kwietnia 2014 r. na kwotę 15 zł również błędnie zaksięgowano pod datą 30 kwietnia i opatrzono błędnym opisem operacji: „czek 3036673119” zamiast „prowizja bankowa” (PK 22/04/2014 – 2).
b) Wszystkie wypłaty gotówkowe w 2014 roku ewidencjonowano na koncie 101 – „Kasa” po stronie Wn, podobnie jak dokonywane z nich wydatki udokumentowane następnie fakturami i innymi dowodami ujmowano po stronie Ma konta 101, co było błędne, ponieważ Klub nie prowadzi kasy. W trakcie kontroli skorygowano ewidencję księgową w 2015 roku ujmując wszystkie wypłaty gotówkowe oraz wydatki dokonywane gotówką na koncie 249 – „Pozostałe rozrachunki”.
c) Fakturę nr 928/14/POLI z dnia 14.02.2014 r. za zakup paliwa opatrzono błędnym numerem PK 04/03 zamiast 04/02, zgodnie z numerem w księgach rachunkowych.
d) Zakup piłek na łączną kwotę 1.130,- zł w 2014 roku (650 i 480 zł) ujęto błędnie łącznie ze strojami sportowymi na koncie 500-07 zamiast odrębnie jako zakup sprzętu sportowego na koncie 500-05.
e) Zakup butów i strojów sportowych w 2014 i 2015 roku na łączną kwotę 609,94 zł (2 x 65+79,99+399,95) ujęto błędnie jako sprzęt sportowy na koncie 500-05 zamiast na 500-07 – „Stroje i obuwie sportowe”.
f) Zakup napojów dokonanych w dniu 26.06.2014 r. (faktura nr 1118-5934-004-0436 na 91,51 zł – PK 15/06/2014) na kwotę 28,81 zł błędnie ujęto razem z zakupem wyżywienia na koncie 500-06 – „Transport, wyżywienie” zamiast na koncie 500-10 - „Napoje”.
g) Delegację sędziowską nr 25203 z 20.04.2015 r. z datą zapłaty 04.05.2015 r. na kwotę 15,- zł ujęto pod błędną datą „19.04.2015” (PK 07/04/2015).
8) W zakresie prawidłowości sporządzenia sprawozdań z wykonania zadania publicznego za 2014 i 2015 rok stwierdzono, co następuje:
a) W przypadku 6 pozycji błędnie podano numer dokumentu księgowego, a w przypadku innych 5 – błędną datę wystawienia dokumentu księgowego.
b) Zakup piłek na łączną kwotę 1.130,- zł w 2014 roku (650 i 480 zł) opisano jako zakup strojów sportowych (pozycja III kosztorysu), zamiast jako zakup sprzętu sportowego (poz. II kosztorysu).
c) Zakup napojów w 2014 roku na kwotę 28,81 zł błędnie ujęto razem z zakupem wyżywienia (pozycja II kosztorysu) zamiast w osobnej pozycji „napoje” (poz. III kosztorysu).
d) Zakup obuwia sportowego w 2014 roku na łączną kwotę 209,99 zł (2 x 65 zł + 79,99 zł) opisano błędnie jako „sprzęt sportowy” zamiast „stroje sportowe”.
e) Zakup obuwia i strojów sportowych na kwotę 399,95 zł w 2015 roku wykazano jako „sprzęt sportowy” zamiast „stroje i obuwie sportowe” (w kosztorysie brakuje pozycji dot. zakupu strojów sportowych, ale w sprawozdaniu takie wydatki zostały wykazane osobno).
Powyższe uchybienia nie dotyczyły wielkości wydatków poniesionych z dotacji ani też nie miały wpływu na jej rozliczenie.
9) Zestawienia faktur (rachunków) za 2014 i 2015 rok będące integralną częścią sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego nie zawierają ostatniej kolumny „data zapłaty”, co stanowi naruszenie zapisów § 10 umów zawartych z Gminą Police, w którym wyraźnie określono, że sprawozdania należy sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
10) Część wydatków poniesionych z dotacji dokonano po upływie terminu zapłaty, a mianowicie:
a) Faktura nr FV/206/07/2014 z dnia 30.07.2014 r. wystawiona przez Zachodniopomorski Związek Piłki Nożnej z 7-dniowym terminem płatności (tj. do 06.08.2014 r.) została opłacona gotówką w dniu 21.08.2014 r., tj. 15 dni po terminie płatności.
b) Nota księgowa nr NKS/169/03/2015 z dnia 27.03.2015 r. wystawiona przez Zachodniopomorski Związek Piłki Nożnej z 7-dniowym terminem płatności (tj. do 03.04.2015 r.) została opłacona gotówką w dniu 09.07.2014 r., tj. 97 dni po terminie płatności.
a) Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od zawartych umów o dzieło oraz podatku zryczałtowanego od wypłacanych należności z tytułu delegacji sędziowskich w większości nie były regulowane terminowo. Opóźnienia wynosiły od 1 do 33 dni w przypadku podatku od umów o dzieło oraz od 2 do 309 dni po terminie w przypadku podatku od delegacji sędziowskich.
b) Zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku od delegacji sędziowskich na koniec 2014 roku wyniosły 17,- zł i zapłacono je dopiero 22.07.2015 r. razem z kolejnymi należnościami (wpłata w wysokości 47,- zł), tj. po terminie obowiązywania umowy zawartej z Gminą, pomimo tego, że podatek ten ujęto jako wydatek zrealizowany w 2014 roku ze środków z dotacji. To samo dotyczy 39,- zł, które stanowiły na koniec 2015 r. stan zobowiązań w bilansie wobec budżetu z tytułu podatku od delegacji sędziowskich, które zapłacono dopiero 24.05.2016 r. w trakcie kontroli, tj. również po terminie obowiązywania umowy zawartej z Gminą. Podatek ten również ujęto jako wydatek zrealizowany ze środków z dotacji w 2015 roku. Naruszono w obu przypadkach zapisy § 11 umów zawartych z Gminą Police w których Klub zobowiązał się wykorzystać przekazane środki do dnia 31 grudnia danego roku, a niewykorzystaną kwotę dotacji zwrócić do dnia 15 stycznia roku następnego.
11) W 2014 i 2015 roku umowy dotyczące prowadzenia zajęć trenerskich z Panem Janem Wróblewskim i Panem Rafałem Zielaskowskim oraz obowiązków magazyniera – z Panią Żanetą Zając (9 umów o łącznej wartości 34.574,- zł – pozycje nr 93, 94, 149, 164 i 165 załącznika nr 1 do protokołu i nr 65, 67, 109 i 122 załącznika nr 2 do protokołu) zostały zawarte w formie “umowy o dzieło”, natomiast z treści merytorycznej umów wynika jednoznacznie, że były to umowy o świadczenie usług, które powinny zostać zawarte jako “umowy zlecenie”. Odprowadzono od nich jedynie podatek dochodowy od osób fizycznych bez naliczenia i zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, czym naruszono art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który mówi, że „obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają, z zastrzeżeniem art. 8 i 9, osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są (…) osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, zwanymi dalej „zleceniobiorcami”. Z art. 12 oraz 32 wynika, że do składek na ubezpieczenie wypadkowe i zdrowotne stosuje się przepisy dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z tymi przepisami o tym, czy łączącą strony umową jest dzieło, czy zlecenie nie decyduje nazwa przyjęta przez podmioty ją zawierające, ale treść będąca oświadczeniem woli umawiających się stron.
Na podstawie wyników kontroli merytorycznej ustalono nieprawidłowo rozliczoną kwotę dotacji, udzielonej w ramach umowy zawartej z Gminą Police nr OK.4221.3.2014 z dnia 24.01.2014 r. w wysokości 123 zł oraz umowy nr OK.4220.2.2015 z dnia 15.01.2015 r. w wysokości 6.135,96 zł. Łączna kwota dotacji rozliczona niesłusznie stanowi wartość 6.258,96 zł.
W wyniku przedstawionych ustaleń i obaw, że wykryte błędy negatywnie wpływają na prawidłowy przebieg organizacji działalności Klubu, Burmistrz Polic zalecił ponowne szczegółowe przeanalizowanie zapisów umów zawartych z Gminą Police, powołanych zasad rachunkowości, stosowanych urządzeń księgowych oraz danych ujętych w księgach rachunkowych i sprawozdaniach z rozliczania dotacji w celu opracowywania i dostarczania rzetelnych i wiarygodnych informacji. W szczególności ustanowił następujące wytyczne:
I. W zakresie kontroli merytorycznej:
1) Dokonywanie pełnego opisu faktury ze wskazaniem celu wykorzystywania paliwa (np. w formie stosownego załącznika potwierdzającego przebieg pojazdów i cele wyjazdów) przy rozliczaniu zakupionego paliwa - zastosowana dotychczasowa forma opisywania faktur jest nie wystarczająca i wskazuje na niedostateczny sposób rozliczania paliwa.
2) Uwzględnienie w opisie faktur szczegółów wskazujących cel poniesionego wydatku (w stosunku do terminarza rozgrywek, jak i do rzeczywiście przeprowadzonych rozgrywek piłkarskich).
3) Opracowywanie planowanego kosztorysu pod kątem rodzaju ponoszonych przez Klub wydatków, a w przypadku poniesienia później wydatku nieokreślonego w planowanym kosztorysie – dokonanie jego korekty aneksem do umowy w czasie trwania realizacji zadania.
4) Zachowywanie zgodności nazw wydatków przyjętych w planowanym kosztorysie w stosunku do wydatków rzeczywiście ponoszonych i wykazywanych w sprawozdaniach z rozliczenia dotacji.
5) Przestrzeganie zapisu umów zawieranych z Gminą Police (§ 10), zgodnie z którym nie jest możliwe dowolne dokonywanie przesunięć wykorzystania dotacji w poszczególnych pozycjach kosztów rodzajowych ujętych w planowanym kosztorysie. Przesunięcia (ponad określony procent) wymagają zmian wprowadzonych aneksem do zawartej umowy (przedstawienie skorygowanej kalkulacji kosztów orazewentualnie poprawionego harmonogramu realizacji zadania) w trakcie jej trwania.
II. W zakresie kontroli finansowo-księgowej:
1) Uzupełnienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości o zapisy dotyczące obowiązkowych zasad dotyczących:
- wykazu ksiąg rachunkowych, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
2) Ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych „zgodnie z ich treścią ekonomiczną”, uwzględnianie w zapisie księgowym wszystkich niezbędnych informacji oraz prawidłowe opisywanie dowodów księgowych (szczególnie dotyczy to nr PK) zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 i art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
3) Prezentowanie w sprawozdaniach z wykonania zadania publicznego danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz dowodów źródłowych, w szczególności dotyczących numeru i daty wystawienia dokumentu księgowego oraz opisu dokonanego wydatku i pozycji kosztorysu.
4) Zestawienia faktur (rachunków) za 2014 i 2015 rok będące integralną częścią sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego nie zawierają ostatniej kolumny „data zapłaty”, co stanowi naruszenie zapisów § 10 umów zawartych z Gminą Police, w którym wyraźnie określono, że sprawozdania należy sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
5) Terminowe regulowanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od zawartych umów o dzieło oraz podatku zryczałtowanego od wypłacanych należności z tytułu delegacji sędziowskich, a także innych zobowiązań (wynikających z otrzymanych faktur i not księgowych) przy uwzględnieniu terminu obowiązywania umowy zawartej z Gminą Police.
6) Zawieranie umów dotyczących prowadzenia zajęć trenerskich i obowiązków magazyniera oraz innych umów o świadczenie usług jako “umowy zlecenie” i odprowadzanie od nich należnych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 12 i 32 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Powyższe zalecenia powinny być stosowane przy realizacji i rozliczaniu aktualnie obowiązujących umów oraz tych, które wystąpią w przyszłych latach.
Następnie Burmistrz Polic wszczął postępowanie administracyjne i wydał w dniu 7 grudnia 2016 r. dwie decyzje: nr OK.1710.56.2016.ZN oraz OK.1710.57.2016.ZN, w których ustalił i nakazał zwrócić dotacje pobrane w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie: 6.258,96 zł wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia 15.07.2016 r.
LKS „Rybak” w Trzebieży w dniu 22.12.2016 r. złożył do Burmistrza Polic wniosek o umorzenie należności z tytułu zwrotu dotacji wraz z odsetkami oraz przedstawił dodatkową dokumentację określoną w Karcie oceny sytuacji rynkowej Stowarzyszenia. W wyniku przeprowadzonej analizy sytuacji finansowej Ludowego Klubu Sportowego „Rybak” w Trzebieży zakończono postępowania administracyjne oraz wydano decyzje nr OK.1710.11.2017.ZN i OK.1710.12.2017.ZN z dnia 28.03.2017 r., w których umorzono w całości należności z tytułu zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości wraz z odsetkami w kwocie ogółem, wynikającej z wymienionych wyżej decyzji: 6.258,96 zł.