Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 2 w Policach.
Nr kontroli: R.1711.01.08.2014
Gospodarka finansowo-księgowa za 2013 r.
Szkoła Podstawowa nr 2 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach od 26 maja do 30 czerwca 2014 roku przeprowadzili w Szkole Podstawowej nr 2 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym szczególnie zaangażowania wydatków budżetowych, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2013 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.08.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.22.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 05 września 2014 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.23.2014 z dnia 11 września 2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2013 r. objęła wydatki na łączną kwotę 86.839,75 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) W ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2013 roku (Rb-WSa) błędnie ujęto wydatki o łącznej wartości 48.477,37 zł, w tym na zakup pomocy dydaktycznych i zabawek - 22.986,76 zł, na zagospodarowanie terenu zielonego, który został nieprawidłowo zakwalifikowany do wydatków inwestycyjnych - 25.107,04 zł oraz na zakup ciastek - 87,11 zł, serwetek - 7,98 zł i inne zakupy związane z organizacją szkoleń - 288,48 zł. Wszystkie te wydatki zostały poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki, który nie mieści się w opisie do tego kodu zamieszczonego w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych wyrażonej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2) W sprawozdaniach miesięcznych RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 28.02.2013 r., 31.07.2013 r., 31.10.2013 r. i 30.11.2013 r. wykazano w 9 pozycjach dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co stanowi przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, gdyż łączna wartość tych niezgodności wyniosła 4.157,10 zł i przekracza kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim (art. 18 pkt 2 ustawy).
3) Szczegółowa analiza niezgodności w sporządzonych sprawozdaniach (punkt 2 wniosków) wykazała przekroczenia planu finansowego wydatków w następujących przypadkach:
a) W dniu 31.07.2013 r. nastąpiło przekroczenie planu w rozdziale 80101 i paragrafie 4240 o 643,60 zł z powodu wydatku na kwotę 774,90 zł z tytułu f-ry FV99/13 za zakup piaskownicy (dok. 90 poz. 40). Zmiany w planie finansowym dokonano dopiero w dniu 24.08.2013 r. W sprawozdaniu RB-28S na dzień 31.07.2014 r. celowo zaniżono wykonane wydatki o 643,60 zł wykazując wartość 11.000,- zł, stanowiącą 100% planu w tej pozycji.
b) Na dzień 31.10.2013 r. przekroczenie planu w rozdziale 80101 i paragrafie 4210 wyniosło 3.036,78 zł, a w rozdziale 80146 i paragrafie 4210 - 372,72 zł (łącznie 3.513,50 zł), co zostało spowodowane wydatkami dokonanymi w okresie od 16 do 31 października 2013 r. (10 pozycji na kwotę 2.881,63 zł). W sprawozdaniu RB-28S na dzień 31.10.2014 r. celowo zaniżono wykonane wydatki o 3.513,50 zł, aby ukryć przekroczenie planu i wykazano w rozdziale 80101 i §4210 wartość w wysokości 27.170 zł (zamiast 30.310,78 zł), a w rozdziale 80146 i §4210 – 500 zł (zamiast 872,72 zł). W dniu 01.11.2013 r. dokonano korekty wydatku z dnia 04.10. na kwotę 4.243,50 zł (FV48/09/2013 zakup projektora) zmieniając paragraf klasyfikacji budżetowej z 4210 na 4240 (dok. 386 poz. 1) tylko na kontach analitycznych do konta 401 bez korekty na koncie 130.
c) W dniu 13.11.2013 r. nastąpiło przekroczenie planu w rozdziale 80103 i paragrafie 4240 o 378,80 zł z powodu wydatku na tę kwotę z tytułu f-ry FS-13/00007205 za zakup pomocy dydaktycznych (dok. 137 poz. 10), a następnie w dniu 15.11.2013 r. o kolejne 78,40 zł powodu wydatku z tytułu f-ry FV5935/1 za zakup pomocy dydaktycznych (dok. 23 poz. 8). Łącznie w listopadzie 2013 r. przekroczenie planu wyniosło 457,20 zł. Zmiany w planie dokonano dopiero w dniu 20.12.2013 r. W sprawozdaniu RB-28S na dzień 30.11.2014 r. celowo zaniżono w rozdziale 80103 wykonane wydatki o 457,20 zł wykazując wartość 2.200,90 zł (plan: 2.202,- zł), natomiast zawyżono o tę kwotę wydatki wykazane w rozdziale 80101 i § 4240. Przekroczenie planu wydatków stanowiło naruszenie art. 44 i art. 52 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych i wskazuje na naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego (…) planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków – art. 11 ustawy (łączna wartość stwierdzonych przekroczeń planu wydatków wyniosła 4.614,30 zł, co przekroczyło kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim). Należy podkreślić, że kontrolą objęto tylko część wydatków jednostki, jednak na podstawie stwierdzonych nieprawidłowości można domniemywać, że nie są to wszystkie przypadki przekroczenia planu wydatków w ciągu 2013 roku.
4) Niezgodności w sprawozdaniach budżetowych oraz przekroczenia planu wydatków (punkt 2 i 3 wniosków) wskazują na wadliwe funkcjonowanie w jednostce mechanizmów kontroli zarządczej lub też brak takich mechanizmów, co stanowi naruszenie art. z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych oraz wytycznych określonych w Komunikacie nr 23 MF z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Stanowi to przesłankę naruszenia dyscypliny finansów publicznych poprzez niedokonanie lub nienależyte dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących takiej operacji, które miało wpływ na dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych lub też zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych (art. 18b ustawy) oraz niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej w jednostce sektora finansów publicznych, które miało wpływ na dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki lub zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia (art. 18c ustawy).
5) Analiza zapisów księgowych na koncie 130-10-02 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki” wykazała, że w przypadku 63 pozycji wydatków, dotyczących zapłaty za dostawy lub usługi oraz przeszło 100 pozycji dotyczących innych wydatków, takich jak składki społeczne, składka zdrowotna, składka za ubezpieczenie indywidualne pracowników, składki na KZP, ZNP i zaliczka na PDOF pole „Paragraf/Wydatek” to nie zostało wypełnione przy ewidencjonowaniu wydatku z rachunku bankowego po stronie Ma konta 130-10-02, a jedynie dopiero przy księgowaniu zapłaty zobowiązania na kontach zespołu 2 lub kosztów na kontach zespołu 4. Naruszono tym zasadę określoną w Załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który mówi, że „na stronie Ma konta 130 ujmuje się (…) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołów: 1, 2, 3, 4, 7 lub 8”, oraz że „ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych”. Błędna ewidencja operacji bankowych w jednostce powoduje, że wydruki oraz sprawozdania dotyczące wydatków budżetowych zawierają dane, które tylko częściowo pochodzą z danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego, co narusza również zasady sporządzania sprawozdania RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego określone w § 8 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia MF z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, który mówi, że „w kolumnie "Wydatki wykonane" wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego”.
6) Wydatek w kwocie 25.107,04 zł na zagospodarowanie terenu zielonego, wyrównanie placu zabaw z nawierzchni trawiastej błędnie potraktowano jako wydatek inwestycyjny oraz zaksięgowano na koncie 080 – „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” i paragrafie 6050 - „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” a także zakwalifikowano do podgrupy klasyfikacji środków trwałych 22-220, która jest związana z infrastrukturą transportu. Nieprawidłowo także „urządzenie terenu zielonego” przyjęto na stan środków trwałych i ujęto na koncie 011 – „Środki trwałe” oraz księdze inwentarzowej. Rodzaj wykonanych prac wskazuje na bieżące porządkowanie terenu, jakie musi przeprowadzać każdy właściciel, czy zarządca danej posesji, gdyż jest zobowiązany do dbania o teren, który jest w jego posiadaniu. To oznacza, że wydatek powinien być ujęty na koncie 402 – „Usługi obce” oraz paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”. Prowadzoną w nieprawidłowy sposób ewidencją naruszono zapisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zasady ewidencji określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisy ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.
7) W Rachunku zysków i strat za 2013 r. stwierdzono rozbieżności w następujących pozycjach:
· B.I. – „Amortyzacja” – ujęto tu wartość 61.692,19 zł. W ewidencji na koncie 400 – „Amortyzacja” jest wykazane saldo 61.672,19 zł. Różnica to 20,- zł.
· D.III. – „Inne przychody operacyjne” – ujęto tu wartość 20.163,15 zł. W ewidencji na koncie 760 – „Pozostałe przychody operacyjne” jest wykazane saldo 20.143,15 zł. Różnica to 20 zł.
Jest to wynik ujętej darowizny rzeczowej (płyty CD), którą po przyjęciu prawidłowo na stan zbiorów bibliotecznych i zaksięgowaniu jednorazowego umorzenia, zaewidencjonowano błędnie w koszty amortyzacji oraz na zmniejszenie pozostałych przychodów operacyjnych. Rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
8) Zapis księgowy operacji związanej z zaciągnięciem zobowiązania w kwocie 3.388,- zł na zakup tablicy interaktywnej został dokonany w dniu 29.07.2013 r., tj. znacznie później niż wskazywała data operacji gospodarczej na oryginale dowodu księgowego (na fakturze data sprzedaży będąca datą operacji gospodarczej: 08.07.2013 r.). Naruszyło to zapisy art. 23 ust. 1 i 2 w powiązaniu z art. 20 ust. 2 oraz art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Nie ujmowanie w ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych (Rb-WSa) wydatków na zakup pomocy dydaktycznych i zabawek, których zakup nie był związany z ponoszeniem jakości świadczonych usług lub rozwojem infrastruktury edukacyjnej i oświaty oraz różnych drobnych wydatków związanych z organizacją szkoleń (m.in. na zakup ciastek i serwetek), gdyż wydatki te są ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki i nie mieszczą się w opisie zamieszczonym w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych wyrażonej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
2) Wykazywanie w sprawozdaniach miesięcznych RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
3) Zaciąganie zobowiązań i ponoszenie wydatków w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki, które stanowią nieprzekraczalny limit zgodnie z art. 44 i art. 52 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych.
4) Przeanalizowanie istniejących mechanizmów kontroli zarządczej i dostosowanie ich do wytycznych określonych w Komunikacie nr 23 MF z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, aby zapobiec występowaniu w przyszłości niezgodności w sprawozdaniach budżetowych oraz przekroczeń planu wydatków.
5) Wypełnianie pola „Paragraf/Wydatek” w programie księgowym służącym do prowadzenia ksiąg rachunkowych podczas ewidencjonowania każdej operacji gospodarczej związanej z poniesieniem wydatku na koncie 130-10-02 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki” zgodnie z zasadą określoną w Załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który mówi, że „na stronie Ma konta 130 ujmuje się (…) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołów: 1, 2, 3, 4, 7 lub 8”, oraz że „ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych”, jak również sporządzanie sprawozdań budżetowych RB-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego na podstawie „danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego” zgodnie z zasadami określonymi w § 8 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia MF z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6) Ujmowanie wydatków związanych z porządkowaniem terenu wokół szkoły oraz innych wydatków mających charakter remontowy i nie powodujących zwiększenia wartości składników aktywów trwałych w kosztach bieżących działalności w zespole 4 i nie traktowanie ich jako wydatki inwestycyjne zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zasady ewidencji określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisami ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.
7) Ujmowanie otrzymanych darowizn rzeczowych na koncie 760 - „Pozostałe przychody operacyjne” i wykazywanie ich w Rachunku zysków i strat w pozycji D.III. – „Inne przychody operacyjne”, natomiast ich umorzenia na koncie 761 – „Pozostałe koszty operacyjne” i w Rachunku zysków i strat w pozycji E.II – „Pozostałe koszty operacyjne”.
8) Ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych dotyczących zaciągania zobowiązań w porządku chronologicznym zgodnie z datą operacji wynikającą z dowodu księgowego (faktury, rachunku) zgodnie z zapisami art. 23 ust. 1 i 2 w powiązaniu z art. 20 ust. 2 oraz art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.