Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym nr 5 w Policach w 2013 roku.
Nr kontroli: R.1711.02.08.2013
Gospodarka finansowo-księgowa za 2012 r.
Przedszkole Publiczne nr 5 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 17 do 28 czerwca 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 5 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.08.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.28.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 11 lipca 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.29.2013 z dnia 23 lipca 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 5.942,28 zł.
Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok 2012 zostało złożone 22.01.2013 r., to jest z tygodniowym opóźnieniem, czym naruszono § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r., zgodnie z którym „oświadczenie to należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku”.
2) W okresie objętym kontrolą błędnie ewidencjonowano koszty dotyczące zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280 (4.220,- zł ), 4700 (961,67 zł) i 4300 (600,- zł) na koncie 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”. W Rachunku zysków i strat wyżej wymienione koszty i przychody zostały prawidłowo ujęte w pozycji B.III „Usługi obce”. Naruszono w ten sposób również zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
3) Roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) zostało sporządzone w złotych bez groszy po przecinku, czym naruszono § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4) W rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) wydatki związane z prowadzeniem dodatkowej, popołudniowej grupy przedszkolnej „Skrzydełka” w wysokości 25.613,67 zł ujęto błędnie w obszarze XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” i kodzie 75 – „Infrastruktura edukacji” zamiast w obszarze XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego” i kodzie 73 - „Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności poprzez przedsięwzięcia na rzecz ograniczenia przedwczesnego porzucania skolaryzacji, minimalizowania dyskryminacji ze względu na płeć oraz poprawy jakości i dostępu do kształcenia i szkoleń na poziomie podstawowym i wyższym”.
5) W pasywach bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2012 r. w poz. C.II.5 – „Pozostałe zobowiązania” błędnie ujęto wartość 3.679,52 zł (saldo Ma konta 225), która powinna zostać wykazana w poz. C.II.2 – „Zobowiązania wobec budżetów”
6) Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązujący od dnia 05.01.2004 r. opracowano w oparciu o kilka aktów prawnych, z których jeden był nieaktualny w czasie powoływania regulaminu, a w przypadku drugiego ogłoszono tekst jednolity: Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 06 września 1993 roku w sprawie zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu mieszkaniowego na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych, wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. nr 134/98 poz. 876) – uchylone w dniu 01.01.2004 r., Ustawa o związkach zawodowych z dnia 23 maja 1991 r. (Dz. U. nr 55 poz. 234) – zastąpiona tekstem jednolitym (Dz. U. z 2001 r. nr 79 poz. 854).
7) Błędnie naliczony oraz zawyżony o kwotę 3.466,52 zł. odpis na ZFŚS dotyczący nauczycieli (przyjęto kwotę bazową 2.879,91 zł zamiast 2.618,10 zł) na 2012 r., skorygowano w końcu roku i ujęto w ewidencji jako zobowiązanie wobec budżetu. W wyniku braku na dzień 31.12.2012 r. środków na rachunku ZFŚS, nadpłatę zwrócono na konto podstawowe w dniu 22.01.2013 r., jednak do dnia zakończenia kontroli nie przekazano jej na dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego i nie odprowadzono na właściwy rachunek budżetu.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
8) Składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do Burmistrza Polic w nieprzekraczalnym terminie do 15.01. każdego roku, zgodnie z § 13 „Zasad kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Police”, wprowadzonych załącznikiem nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Polic nr 189/2011 z 15.09.2011 r.
9) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ujmowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280, 4700 i 4300 w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” oraz ich ewidencjonowanie na koncie 402 – „Usługi obce”.
10) Sporządzanie rocznego sprawozdania o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) w pełnych złotych i groszach, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MF z dnia 03.02.2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11) Ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych w 2012 roku (Rb-WSa) wydatków związanych z prowadzeniem dodatkowej, popołudniowej grupy przedszkolnej „Skrzydełka” w w obszarze XII - „Poprawa jakości kapitału ludzkiego” i kodzie 73 - „Działania na rzecz zwiększenia udziału w kształceniu i szkoleniu przez całe życie, w szczególności poprzez przedsięwzięcia na rzecz ograniczenia przedwczesnego porzucania skolaryzacji, minimalizowania dyskryminacji ze względu na płeć oraz poprawy jakości i dostępu do kształcenia i szkoleń na poziomie podstawowym i wyższym”.
12) Ujmowanie w bilansie zobowiązań zaewidencjonowanych na koncie 225 w pasywach w poz. C.II.2 – ”Zobowiązania wobec budżetów”.
13) Zaktualizowanie zapisów Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczących aktów prawnych będących podstawą jego opracowania.
14) Przekazanie na rachunek nadrzędnej jednostki samorządu terytorialnego kwoty 3.466,52 zł, dotyczącej dokonanego w nadmiernej wysokości odpisu na ZFŚS w 2012 roku.