BIP - streszczenie z kontroli przeprowadzonej w 2012 r. w Bibliotece im. Marii Skłodowskiej-Curie w Policach

Nr kontroli: R. 1711.05.17.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Biblioteka im. Marii Skłodowskiej–Curie w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

                        
Rewident Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 04 do 28 grudnia 2012 r. przeprowadził kontrolę w Bibliotece im. Marii Skłodowskiej–Curie w Policach w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami ZFŚS oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.05.17.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.03.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 28 stycznia 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.04.2013 z dnia 04 lutego 2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Biblioteka im. Marii Skłodowskiej –Curie w Policach prowadziła działalność w formie instytucji kultury. Koszty w 2011 roku kształtowały się na poziomie 1.268.209,08 zł co stanowiło 100 % planu.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 29.316,78 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia w zakresie ewidencji, które naruszyły zapisy art. 5 ust. 1, art. 16 ust. 1 oraz art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości:

Część kont analitycznych, które służą do uszczegółowienia i uzupełnienia zapisów kont księgi głównej nie zawsze ma salda poszczególnych stron zgodne z saldami tych samych stron kont syntetycznych. W zestawieniu o nazwie „Bilans Zamknięcia na rok 2011” syntetyczne konta 100 - Kasa i 130 – Rachunki bankowe, wykazują salda po stronie Wn a analityczne będące ich uszczegółowieniem prezentują je po stronie Wn i Ma.
W zestawieniu o nazwie „Bilans Zamknięcia na rok 2011” syntetyczne konta zespołu „4” tj. 410 – Koszty amortyzacji, 420 – Zużycie materiałów i energii, 430 – Usługi obce, 450 – Koszty wynagrodzeń, 460 – Świadczenia pracownicze, 470 – Pozostałe koszty rodzajowe, nie wykazują na koniec roku obrotowego sald, w przeciwieństwie do ich kont analitycznych stanowiących uszczegółowienie i uzupełnienia zapisów kont księgi głównej, które po stronie Wn prezentują salda różne od zera.
Salda analitycznych kont zespołu „4” nie są bezpośrednio przenoszone na koniec roku na wynik finansowy. Do poszczególnych grup kont kosztów rodzajowych tworzone są dodatkowe konta „4xx – NA.WYNIK”, za pomocą których salda zgrupowanych kosztów rodzajowych przenosi się na wynik finansowy. W bilansie zamknięcia analityczne konta zespołu „4”, na których w ciągu roku ewidencjonowano koszty rodzajowe wykazują salda po stronie Wn a dodatkowo utworzone prezentują salda po stronie Ma (inaczej niż konta syntetyczne).
Bilans zamknięcia na dzień 31.12.2011 r. analitycznych kont do następujących kont księgi głównej: 101, 130, 410, 420, 430, 450, 460 oraz 470 wykazuje inne sala, niż bilans otwarcia na 01.01.2012 r. Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1)      Prowadzić ewidencję tak, aby salda kont analitycznych, służących uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, były po tej samej stronie i w tej samej wysokości, co kont syntetycznych.
2)      Nie prezentować w bilansie zamknięcia sald na analitycznych kontach zespołu „4” po sporządzeniu wyniku finansowego. Konta wynikowe, do których należą konta kosztów, charakteryzują się tym, że po przeniesieniu na wynik finansowy wykazują salda zerowe a z nowym okresem rozrachunkowym koszty i przychody naliczane są od początku.
3)      Sparametryzować oprogramowanie finansowo-księgowe wykorzystywane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby automatycznie przenosiło obroty i salda.
4)      Przenosić salda analitycznych kont zespołu „4” na koniec roku bezpośrednio na wynik finansowy bez tworzenia do poszczególnych grup kont kosztów rodzajowych dodatkowych kont „4xx – NA.WYNIK”.
5)      Prezentować w bilansie zamknięcia jednego roku i bilansie otwarcia następnego, salda zarówno kont syntetycznych jak i analitycznych w tych samych wysokościach i po tych samych stronach.