Streszczenie z kontroli w Szkole Podstawowej w Tanowie
Nr kontroli: R.1711.05.12.2012
Gospodarka finansowo-księgowa za 2011 r.
Szkoła Podstawowa ul. Szczecińska 1a, 72-004 Tanowo
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 11 października do 06 listopada 2012 r przeprowadzili w Szkole Podstawowej w Tanowie kontrolę w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami ZFŚS oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2011 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.05.12.2012 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.33.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 30 listopada 2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.34.2012 z dnia 10 grudnia 2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Szkoła Podstawowa w Tanowie prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Wydatki w 2011 roku wyniosły 2.587.455,93 zł, co stanowiło 99,79 % planu.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 196.625,74 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) Dokonując wydatku na kwotę 7.626,- zł na zakup i montaż pompy w przepompowni ścieków oraz wymianę zespołu pływakowego sterującego pompami z powodu awarii, naruszono przyjęty w szkole „Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro”, zgodnie z którym poniesienie wydatków o wartości nieprzekraczającej 2.000 euro netto również spowodowanych awarią powinno być poprzedzone przeprowadzeniem rozeznania cenowego.
2) Nie przedstawiono dowodów potwierdzających przeprowadzenie procedur zgodnych z zapisami paragrafu 2 punkt 4 „Regulaminu udzielania przez Szkołę zamówień na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro” oraz art. 44 ust. 3 pkt 1 w powiązaniu z art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. przed dokonaniem następujących wydatków: 4.059,- zł na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej o nazwie „Remont dachu budynku Szkoły Podstawowej w Tanowie – segment C oraz części łącznika segmentu A”, 2.829,- zł na pełnienie nadzoru inwestorskiego przy realizacji inwestycji o nazwie „Remont dachu budynku Szkoły Podstawowej w Tanowie – segment C oraz części łącznika segmentu A”, 900,- oraz 800,- zł na opracowanie specyfikacji technicznego wykonania i odbioru robót budowlanych oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami w tym wzór umowy na roboty budowlane – remont dachu.
3) W Zestawieniu zmian w funduszu jednostki na dzień 31.12.2011 r. nie ujęto w pozycji I.2.1. – „Strata za rok ubiegły” wartości 1.149.632,50 zł na skutek czego w pozycji II. Fundusz jednostki na koniec okresu (BZ) wykazano błędną wartość 8.509.074,78 zł zamiast 7.359.442,28 zł.
4) Na koncie 820-10 zamiast na koncie 800 w korespondencji z kontem 860 pod datą 08.07.2011 roku błędnie zaewidencjonowano wynik finansowy za 2010 rok w wysokości 1.149.632,50 zł. Saldo tego konta zostało przeniesione na konto 800-10 – „Fundusz jednostki” dopiero pod datą 31.12.2011 r. Naruszono tym zasady wyrażone w Rozporządzeniu MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej dotyczące ewidencji wyniku finansowego na koncie 860.
5) W budowie niektórych kont rozrachunkowych zespołu „2” nie uwzględniono podziałki klasyfikacji budżetowej, co stanowi naruszenie zasad określonych w § 15 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz załączniku nr 3 do Rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
6) Część rozrachunków z różnymi kontrahentami prowadzono na wspólnym koncie analitycznym 201-10-000-00001 – „Dostawcy jednorazowi”, czym naruszono zapisy art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 24 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości w powiązaniu z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
7) W zestawieniu obrotów i sald sporządzonym na dzień 31.12.2011 r. wykazano na koniec roku salda analitycznych kont 130 zarówno po stronie Wn, jak i po stronie Ma nie zgodne z saldem z wyciągu bankowego na dzień 31.12.2011 r. Było to spowodowane nie przeksięgowaniem tych sald na jedno syntetyczne konto 130, czym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
8) Saldo Ma konta 231-10-801-80103-4010 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (dodatkowe wynagrodzenie roczne) wykazano w pozycji 80103 § 4040 „Wydatki wykonanie” – 4.280,88 zł. oraz saldo Ma konta 231-10-801-80101-4010 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (dodatkowe wynagrodzenie roczne) wykazano w pozycji 80101 § 4040 „Wydatki wykonanie” – 109.684,15 zł sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych „RB-28S”. Błędnie przypisano do konta 231 paragraf 4010 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” zamiast 4040 – „Dodatkowe wynagrodzenie roczne”. Wykazanie w sprawozdaniu z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych niezgodnych z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej stanowi przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
9) W zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych ustalono, że:
- część wniosków o przyznanie świadczeń, które pracownicy składali komisji socjalnej była niezgodna ze wzorami załączonymi do Regulaminu ZFŚS,
- do końca maja 2010 r. w ramach 75% odpisu podstawowego na konto ZFŚS przelano 15.000,- zł zamiast 76.615,50 zł, czym naruszono zapisy art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- odpis na 2010 oraz 2011 r. dla emerytowanych nauczycieli naliczono niezgodnie z zasadą przedstawioną w art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela. W Szkole wyliczano go poprzez przemnożenie sumy miesięcznych dochodów emerytowanych nauczycieli przez 5% oraz przez liczbę emerytów, zamiast sumę ich wszystkich rocznych dochodów przez 5%,
- ze środków ZFŚS finansowano koszty prowizji i opłat bankowych dotyczących prowadzenia rachunku bankowego dla ZFŚS, nie refundując ich z rachunku podstawowego,
- wykazano różnice w kwocie 370,- zł w bilansie kont biorących udział w rozliczaniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (błąd wyprostowano w 2012 r.),
- nie korygowano na koniec roku przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy oraz nie rozliczono funduszu, nie zgodnie z zapisami § 1 i § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09 marca 2009 r. (Dz. U. nr 43 oz. 349) w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
- błędnie naliczono i przelano w nadmiernej wysokości odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2010 r. i 2011 r. łącznie w kwocie 6.850,58 zł (2010 r.: 3.359,38 zł, 2011 r.: 3.491,20 zł).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Wykazywanie w sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych „RB-28S” oraz innych sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych zgodnych z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej.
2) Przestrzeganie zapisów wewnętrznego „Regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro” oraz zapisów art. 44 ust. 3 pkt 1 w powiązaniu z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych poprzez dokumentowanie procesu przeprowadzania rozeznania cenowego przed dokonywaniem wydatków.
3) Przestrzeganie zasad zawartych w Rozporządzeniu MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w szczególności dotyczących:
– przenoszenia salda konta 860 wyrażającego na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, w roku następnym na konto 800 pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego,
– stosowania podziałki klasyfikacji budżetowej w budowie takich kont rozrachunkowych zespołu „2”, których salda są ujmowane w sprawozdaniach z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania.
4) Wykazywanie w Zestawieniu zmian w funduszu jednostki w pozycji I.2.1. – „Strata za rok ubiegły” lub pozycji I.1.1. – „Zysk bilansowy za rok ubiegły” wyniku finansowego roku poprzedniego, w celu prezentowania prawidłowego stanu funduszu jednostki.
5) Ewidencjonowanie rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami na oddzielnych kontach rozrachunkowych zgodnie z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 24 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości w powiązaniu z zasadami funkcjonowania kont rozrachunkowych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
6) Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 w taki sposób, aby zachodziła pełna zgodność zapisów i sald między jednostką a bankiem, co oznacza, że również salda kont analitycznych, utworzonych do konta 130 muszą odzwierciedlać stan środków na rachunku bankowym, o czym mówi art. 16 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
7) Ponowne przeanalizowanie wszystkich procesów zarządzania i gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w celu wyeliminowania nieprawidłowości w szczególności poprzez:
– stosowanie prawidłowych wzorów dokumentów załączonych do wewnętrznego Regulaminu ZFŚS;
– dokonywanie odpisów w wysokościach oraz terminach zgodnych z zapisami ustawy o ZFŚS;
– naliczanie odpisu dla emerytowanych nauczycieli zgodnie z zasadą przedstawioną w art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela, czyli poprzez przemnożenie pobieranych przez nich dochodów przez 5%;
– refundowanie ze środków budżetowych gromadzonych na podstawowym rachunku bankowym kosztów prowizji i opłat bankowych dotyczących prowadzenia rachunku bankowego ZFŚS;
– korygowanie na koniec roku przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy oraz rozliczanie funduszu zgodnie z zapisami § 1 i § 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 09 marca 2009 r. (Dz. U. nr 43 oz. 349) w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
– zwrócenie na podstawowy rachunek bankowy szkoły a następnie rachunek nadrzędnej jednostki samorządu terytorialnego części odpisu za 2010 r. i 2011 r. dokonanego w nadmiernej wysokości - łącznie 6.850,58 zł (2010 r.: 3.359,38 zł, 2011 r.: 3.491,20 zł).