Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Klubie Piłkarskim “Chemik Police” w 2015 roku
Nr kontroli: R.1711.01.08.2015
Gospodarka finansowo-księgowa za 2014 r.
Klub Piłkarski „Chemik Police”
Wyniki kontroli: Ustalenia, zalecenia i decyzje
Pracownicy Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 16 kwietnia do 07 września 2015 roku przeprowadzili w Klubie Piłkarskim „Chemik Police” kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystania środków publicznych w kwocie 340.000,- złotych otrzymanych w 2014 r. na realizację zadań powierzonych na podstawie umów: OK.4221.9.2014 oraz OK.4220.5.2014 pod nazwą ”Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej w zakresie piłki nożnej”.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.08.2015 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr OK.1710.24.215.ZN skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 14 grudnia 2015 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr OK.1710.24.2015.ZN z dnia 14 grudnia 2015 r.
Ostateczną wartość należności umorzonych oraz do zwrotu ujęto w decyzjach Burmistrza Polic nr OK.62.2016.ZN i OK.1710.63.2016.ZN z dnia 22.12.2016 r.
Porównaniu poddano zgodność oferty z realizacją zadań, zawartych umów-zlecenie z zestawieniami wypłacanych wynagrodzeń w 2014 roku oraz wykorzystania przekazanych środków z celem oraz przyjętym kosztorysem. Ponadto skontrolowano prawidłowość prowadzonej ewidencji księgowej z zapisami zawartych umów nr: OK.4221.9.2014 i OK.4220.5.2014 oraz ustawy o rachunkowości, a także dokumentacji źródłowej zewnętrznej w postaci faktur, rachunków, delegacji sędziowskich oraz wewnętrznej w formie list płac oraz zestawień z wypłaconych wynagrodzeń i stypendiów z pozycjami sprawozdań częściowych i końcowych z rozliczania dotacji celowych oraz dokumentami zapłaty. Łącznie kontroli poddano 1419 pozycji.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) W zakresie przygotowania oferty, realizacji zadania oraz prezentowania danych w sprawozdaniach:
a) Klub na podstawie swojej dokumentacji opracowywał kalkulację kosztów z podziałem na poszczególne grupy wiekowe zawodników, bez grupowania wydatków według rodzaju (ramowego podziału kosztów) na koszty: merytoryczne, obsługi zadania oraz inne;
b) W kosztorysie (w części dotyczącej podziału ze względu na rodzaj kosztów) w kosztach merytorycznych nieprawidłowo przypisano wydatki związane z obsługą zadania: wynagrodzenie pracowników klubu na etacie, księgowej oraz za pranie odzieży.
Niezależnie od przyjętego przez klub podziału kosztów w kosztorysie, należy potraktować wszystkie poniesione koszty (w oparciu o przygotowaną kalkulację kosztów przyjętą jako zaktualizowany załącznik do złożonej oferty na zrealizowanie zadania), jako koszty bezpośrednio związane ze zrealizowaniem zadania publicznego w zakresie upowszechniania sportu.
Zgodnie z przeprowadzoną analizą ponoszonych wydatków przez Klub Piłkarski „Chemik Police”, rozliczanych:
– w umowie OK.4221.9.2014 z 27.01.2014 r. koszty administracyjne (koszty obsługi zadania) według planowanego kosztorysu winny być rozliczone z dotacji w kwocie: 500,- zł. Dotacja na ten cel nie została rozliczona na ten rodzaj kosztów, a przesunięta do rozliczenia grupy wydatków merytorycznych,
– w umowie OK.4220.5.2014 z 27.05.2014 r. koszty administracyjne (koszty obsługi zadania) według planowanego kosztorysu winny być rozliczone z dotacji w kwocie: 400,- zł. Koszty te w rozliczeniu zostały pominięte a wydatki na ten cel nie wskazane. Dotacja w kwocie 400,- zł została przesunięta do rozliczenia wydatków merytorycznych;
c) Na wielu, udostępnionych do wglądu umowach zlecenie, których obowiązywanie obejmowało również badany okres, brakowało stosownych podpisów zleceniobiorcy. Podpisy na umowach zostały uzupełnione w czasie trwania kontroli;
d) W niektórych przypadkach zamieszczano zbyt ogólne opisy, na odwrocie faktur, wskazujące na co wydatek był poniesiony;
e) Część opisowa składanych sprawozdań częściowych nie była aktualizowana o bieżące wydarzenia i informacje. Nie dokonywano w nich wyczerpujących opisów z realizacji wyznaczonych zadań w poszczególnych okresach trwania umowy;
f) Niewykazanie lub wykazanie w sprawozdaniach błędnych dokumentów, różnych ich opisów, numerów, dat wystawienia i zapłaty w porównaniu z dokumentacją źródłową i ewidencją księgową:
– 45 dokumentach jest inna data zapłaty w porównaniu z kwitariuszami gotówkowymi, rachunkami do umów zleceń oraz przelewami,
– w 1 dokumencie jest inny numer i data wystawienia w dokumencie źródłowym i ewidencji księgowej niż sprawozdaniu,
– w 3 dokumentach jest inna data wystawienia w dokumencie źródłowym i ewidencji księgowej, niż sprawozdaniu,
– w 2 dokumentach jest inna data wystawienia na dokumencie źródłowym i sprawozdaniu, niż w ewidencji księgowej,
– w 4 dokumentach są różne daty wystawienia i numery zarówno w dokumencie źródłowym, ewidencji księgowej jak i sprawozdaniu,
– w 1 przypadku jest inny numer w dokumencie źródłowym, sprawozdaniu i ewidencji księgowej oraz w 1 przypadku inny w ewidencji księgowej niż w dok. źródłowym i sprawozdaniu,
– w 3 przypadkach w ewidencji księgowej i sprawozdaniu zostało wykazane, że część wydatku pokryto z środków własnych, mimo braku takiego opisu na dokumencie źródłowym,
– w 1 dokumencie źródłowym i ewidencji wykazano, że całość jest pokryta z dotacji a w sprawozdaniu, że ze środków własnych,
– w 1 przypadku w ewidencji księgowej i sprawozdaniu zostało wykazane, że całość wydatku pokryto ze środków własnych, mimo braku takiego opisu na dokumencie źródłowym,
– w sprawozdaniu jest ujęte zestawienie nr 03/06/2014. Brak w dokumentach źródłowych takiego zestawienia 03/06/2014. Istnieje faktura nr 220 z dnia 15.06.2014 r. za konsumpcję na kwotę brutto 350,- zł, która jak z wyjaśnień wynika, pomyłkowo w sprawozdaniu została zastąpiona zestawieniem. Ponadto w sprawozdaniu jest ujęte, że część wydatku pokryto z dotacji, część ze środków własnych. Na dokumencie źródłowym widnieje pieczątka potwierdzająca pokrycie części wydatku z dotacji bez opisu, że pozostała część została pokryta ze środków własnych. W ewidencji księgowej została ujęta tylko kwota pokryta z dotacji,
– w 44 przypadkach rachunki lub faktury zostały opłacone po terminie wyznaczonym na dokumencie źródłowym jako data zapłaty,
– w 5 przypadkach kwoty opłacone różniły się od tych wykazanych w dok. źródłowym, jako wartości do zapłaty;
g) Ujmowanie w sprawozdaniach następujących wydatków, które z różnych powodów nie powinny znaleźć w rozliczeniu dotacji:
Umowy nr OK.4221.9.2014 z dnia 27 stycznia 2014 r. (46.153,33 zł):
- I i II transza – 37.826,17 zł:
22.369,42 zł – wartość brutto zestawienia 1/02/2014, które ujęto w sprawozdaniu jako w całości rozliczone z dotacji. W zestawieniu tym wykazano wynagrodzenia dotyczące wykonywania pracy w grudniu 2013 r. tj. przed zawarciem umowy,
14.300,30 zł – część wynagrodzeń wraz z pochodnymi z zestawienia 2/02/2014 dotycząca wykonywania pracy w okresie przed zawarciem umowy (XI, XII/2013),
267,44 zł – różnica pomiędzy kwotą ujętą w zestawieniu a dokonaną w rzeczywistości zapłatą wraz z pochodnymi (zestawienie 2/02/2014: było brutto 1.202,43 zł winno być 934,99 zł),
889,01 zł - różnica pomiędzy kwotą brutto ujętą w zestawieniu a dokumentem potwierdzającym zapłatę (zestawienie 2/02/2014: było brutto 889,01 zł winno być 0,- zł);
- III transza – 1.609,71 zł
1.275,36 zł – kwota ujęta w sprawozdaniu jako wydatkowana z dotacji bez pokrycia w dokumentacji źródłowej oraz dowodach zapłaty (zestawienie 3/04/2014),
334,35 zł - różnica pomiędzy kwotą brutto ujętą w zestawieniu a dokumentem potwierdzającym zapłatę (zestawienie 3/04/2014: było brutto 334,25 zł winno być 0 zł);
- IV transza – 1.598,- zł
18,- zł – różnica pomiędzy wartością wykazaną w delegacji sędziowskiej jako należną i wypłaconą a ujętą w sprawozdaniu (w/b 457,- zł, wykazano 475,- zł),
1.580,- zł - za sprzęt sportowy oraz nadruki na koszulkach nie ujęte w kosztorysie kosztów dołączonym do oferty;
- V transza – 5.119,45 zł
332,74 zł – kwota skł. zdr. i zal. na podatek dochodowy od umowy o pracę (lista 6/2014), które zostały opłacone po okresie trwania umowy,
2.129,71 zł - pochodne od wynagrodzeń opłacone po okresie trwania umowy (zestawienie 01/06/2014),
1.767,99 zł - pochodne od wynagrodzeń opłacone po okresie trwania umowy (zestawienie 02/06/2014),
889,01 zł - różnica pomiędzy kwotą brutto ujętą w zestawieniu a dokumentem potwierdzającym zapłatę (zestawienie 2/06/2014: było brutto 889,01 zł winno być 0,- zł);
Umowy nr OK.4220.5.2014 z dnia 27 maja 2014 r. (6.368,71 zł):
- I transza – 2.031,70 zł
1.213,70 zł - część wynagrodzeń wraz z pochodnymi z zestawienia 1/07/2014 dotycząca wykonywania pracy w okresie przed zawarciem umowy (IV/2014),
818,- zł - różnica pomiędzy kwotą brutto ujętą w zestawieniu a dokumentem potwierdzającym zapłatę (część świadczenia – zestawienie 1/07/2014);
- II transza – 977,36 zł
439,36 zł – za sprzęt sportowy oraz nadruki na koszulkach nie ujęte w kosztorysie kosztów, dołączonym do oferty,
538,- zł – za sprzęt sportowy oraz nadruki na koszulkach nie ujęte w kosztorysie kosztów, dołączonym do oferty;
- V transza – 550,- zł
550 zł - pochodne od wynagrodzeń opłacone po okresie trwania umowy (zestawienie 01/11/2014);
- VI transza – 2.809,65 zł
2.187,93 zł - pochodne od wynagrodzeń opłacone po okresie trwania umowy (zestawienie 01/12/2014),
621,72 zł - pochodne od wynagrodzeń opłacone po okresie trwania umowy (zestawienie 02/12/2014);
2) W obszarze prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej oraz przestrzegania ustaleń określonych w umowach zawieranych z Gminą Police dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych:
a) Nie ujęcie w polityce rachunkowości wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, które obligatoryjnie nakazuje uwzględnić w polityce rachunkowości art. 10 ust. 1 pkt 3b i c oraz pkt. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 j. t.);
b) Prezentowanie rozbieżnych zasad pomiędzy stosowanymi w procesie prowadzenia ewidencji księgowej a przyjętymi w polityce rachunkowości:
– na stronie drugiej polityki rachunkowości zapisano, że „księgi prowadzone są za pomocą programu Amerykanka K2”,
Z opisu umieszczonego na stopce dziennika księgowego przesłanego w formie elektronicznej wynika, że księgi Klubu są prowadzone za pomocą systemu finansowo-księgowego Rewizor GT,
– na stronie trzeciej polityki rachunkowości zapisano, że„księgi rachunkowe otwiera się (…) poprzez wpisanie na każde konto jego nazwy (…)”,
Z analizy zapisów dziennika księgowego przesłanego w formie elektronicznej wynika, że w księgach występuje tylko symbol konta bez opisu. Stanowi to naruszenie zapisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
c) Wadliwe opracowanie zakładowego planu kont. W szczególności kont, na których ewidencjonowane są wydatki.:
– konto 101 – „Kasa krajowych środków pieniężnych” prowadzone jest tylko jako konto syntetyczne, co oznacza, że są na nim ujmowane razem wszystkie wydatki Klubu opłacone gotówką pozyskane z różnych źródeł,
– konto syntetyczne 130 – „Rachunek bieżący” wraz z kontami analitycznymi np.: 130-08 BGŻ-0970, 130-05-BGŻ- 0930, w swojej nazwie ani opisie nie zawierają informacji pozwalających na ich powiązanie z wydatkami z otrzymanych dotacji z Gminy Police.
Narusza to zapisy paragrafu 6 umów zawartych z Gminą Police, które mówią o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych;
d) Nie spełnianie przez dowody księgowe zbiorcze, prezentowane w postaci zestawień z wypłacania różnego rodzaju świadczeń pieniężnych, wymogów zapisanych w ustawie o rachunkowości, według której dowody źródłowe muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (art. 20 ust. 3 pkt 1).W trakcie kontroli zostało to uzupełnione poprzez przedłożenie listy osób z wymienionym numerem rachunku do umowy oraz wartością brutto i netto;
e) Brak możliwości powiązania zapisów w dzienniku z dowodami księgowymi, co narusza zapisy art. 14 ust 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „(…) Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi” oraz art. 24 ust. 4 pkt. 1 ustawy o rachunkowości, który określa, że „Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych”.
Księgi rachunkowe KP ”Chemik Police” są prowadzone w sposób, w którym konta nie zawierają nazwy, zapisy księgowe opisu operacji, a na dowodzie źródłowym nie jest wprowadzany automatycznie nadany przez program księgowy (lub w innej formie) indywidualny, unikatowy numer dokumentu księgowego, co oznacza, że gdy dojdzie do wprowadzenia kilku dokumentów źródłowych zewnętrznych obcych, (które stanowią jednocześnie dokument księgowy), z identycznym numerem identyfikacyjnym, a na dowodzie źródłowym nie zostaje wpisany np. automatyczne nadany przez program księgowy indywidualny, unikatowy numer, to nie można stwierdzić, że zostały spełnione zapisy art. 14 ust 2 ustawy o rachunkowości;
f) Brak zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji, które zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości powinien zawierać każdy zapis księgowy;
g) Wyciągi bankowe drukowane są bezpośrednio z systemu bankowego i księgowane jednorazowo na koniec miesiąca pod jedną datą, mimo dokonywania płatności w ciągu całego miesiąca. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości „Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym”.
W wyniku przedstawionych ustaleń i obaw, że wykryte błędy negatywnie wpływają na prawidłowy przebieg organizacji działalności Klubu, Burmistrz Polic zalecił ponowne szczegółowe przeanalizowanie zapisów umów zawartych z Gminą Police, powołanych zasad rachunkowości, stosowanych urządzeń księgowych oraz danych ujętych w księgach rachunkowych i sprawozdaniach z rozliczania dotacji w celu opracowywania i dostarczania rzetelnych i wiarygodnych informacji. W szczególności ustanowił następujące wytyczne:
1) W zakresie przygotowania oferty, rozliczania zadania oraz prezentowania danych w sprawozdaniach:
a) opracowywanie kalkulacji kosztów z podziałem według rodzaju (ramowego podziału kosztów) na koszty: merytoryczne, obsługi zadania oraz inne,
b) zamieszczanie na odwrotach faktur precyzyjnych i wyczerpujących opisów zaistniałych zdarzeń gospodarczych ze wskazaniem celu poniesionego wydatku,
c) dokonywanie wszelkich zmian w kosztorysie tylko wtedy, gdy zmiana w poszczególnych kategoriach kosztów według rodzaju, wymienionych w kosztorysie zadania, nie przekroczy 10% wartości kosztu. W przypadku, gdy te zmiany ulegną korekcie o więcej niż 10 % należy wnioskować o sporządzenie pisemnego aneksu do umowy. Zmiany do umowy możliwe są do wprowadzenie w okresie jej trwania,
d) szczegółowe analizowanie dokumentacji źródłowej i ewidencji księgowej a następnie prezentowanie w sprawozdaniach z rozliczenia udzielonych dotacji, tylko tych wydatków, które są ujęte w kosztorysie oraz zostały opłacone i dotyczą okresów zawartych umów oraz są wolne od błędów formalnych i rachunków takich jak np.: daty zapłaty i wystawienia dokumentu źródłowego, numer dokumentu źródłowego oraz opłaconej kwoty wydatku.
2) W obszarze prowadzenia ewidencji finansowo księgowej oraz przestrzegania ustaleń określonych w umowach zawieranych z Gminą Police dotyczących prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych poprzez:
a) ponowną analizę wprowadzonego zakładowego planu kont, w celu ustalenia optymalnych preferencji i rozwiązań wykorzystywanych przez Klub oraz uzupełnienie i aktualizację utrwalonych w formie pisemnej zasad (polityki) rachunkowości, w szczególności poprzez wprowadzenie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym między innymi metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
b) chronologiczne i bieżące ujmowanie, w postaci zapisu w księgach rachunkowych, każdego zdarzenia gospodarczego,
c) wprowadzenie we wszystkie zapisy księgowe zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji,
d) pojedyncze wymienianie dowodów źródłowych w dowodach księgowych zbiorczych, prezentowanych w postaci zestawień z wypłacanych różnego rodzaju świadczeń pieniężnych, wymieniając pojedyncze dowody źródłowe w dokumentach zbiorczych,
e) wprowadzenie na dokumentach źródłowych stanowiących dowód księgowy unikatowego numeru, pod którym został ujęty w księgach rachunkowych w celu identyfikacji zgodności sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
- co wiąże się z przestrzeganiem następujących przepisów ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 j.t.): art. 10 ust. 1 pkt 3b i c oraz pkt 4, art. 10 ust. 2, art. 14 ust. 2, art. 20 ust. 1 oraz ust. 3 pkt 1, art. 23 ust. 2 pkt 3 oraz art. 24 ust. 4 pkt 1.
Następnie Burmistrz Polic wszczął postępowanie administracyjne i wydał w dniu 18 stycznia 2016 r. dwie decyzje: nr OK.1710.1.2016.ZN oraz OK.1710.2.2016.ZN, w których ustalił i nakazał zwrócić dotacje pobrane w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 49.964,68 zł oraz wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem w łącznej kwocie 2.557,36 zł. W wyniku wniesienia odwołania Klubu Piłkarskiego „Chemik Police”, skierowano akta sprawy do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Szczecinie. Organ w dniu 20 maja 2016 r. wydał dwie decyzje nr: SKO.Sz.503/763/2016 i SKO.Sz.503/764/2016, uchylając decyzje zaskarżone w całości i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia pierwszej instancji. W dalszym toku postępowania, po uzyskaniu dodatkowych wyjaśnień, w dniu 11 sierpnia 2016 r. zostały wydane kolejne dwie decyzje nr OK.1710.35.2016.ZN i OK.1710.36.2016.ZN, w których Burmistrz Polic ustalił i nakazał zwrócić dotacje pobrane w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 49.964,68 zł oraz wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem w łącznej kwocie 2.557,36 zł. Klub Piłkarski „Chemik Police” zwrócił się w dniach 30.08.2016 r. oraz 23.11.2016 r. z wnioskami o umorzenie należności z tytułu zwrotu dotacji wraz z odsetkami oraz przedstawił dodatkową dokumentację określoną w Karcie oceny sytuacji rynkowej Stowarzyszenia. W wyniku powyższego, zakończono postępowania administracyjne oraz wydano decyzje nr OK.62.2016ZN i OK.1710.63.2016.ZN z dnia 22.12.2016 r., w których umorzono w całości należności z tytułu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości wraz z odsetkami w łącznej kwocie 49.964,68 zł oraz nakazano zwrócić dotacje wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem w łącznej kwocie 2.557,36 zł wraz z odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych począwszy od dnia przekazania dotacji z budżetu do dnia zwrotu.