Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Bibliotece w Policach w 2017 roku

Nr kontroli: R.1711.01.16.2017

Gospodarka finansowo-księgowa za 2016 r.

Biblioteka w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 06 do 28 grudnia 2017 r. przeprowadzili w Bibliotece w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań oraz sporządzenia rozliczenia otrzymanej dotacji z Gminy Police i sprawozdań finansowych na dzień 31.12.2016 r.

Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.16.2017 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.02.2018 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 11 stycznia 2018 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.03.2018 z dnia 15 stycznia 2018 r. przekazanym kontrolowanej instytucji kultury.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2016 r. objęła wydatki na łączną kwotę 106.956,91 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono, że naruszono postanowienia art. 23 ust. 2 i art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, które mówią o tym, że „zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej” (datę sprzedaży) a „księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie”, co oznacza, że „dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty” w przypadku następujących trzech wydatków objętych kontrolą: na opracowanie I etapu dokumentacji projektowej remontu, przebudowy i rozbudowy budynku Biblioteki przy ul. Wojska Polskiego 15 w Policach (27.000,- zł); na usunięcie awarii pieca c.o. (4.200,- zł) oraz na zakup 2 sztuk żaluzji pionowych (1.161,12 zł), poprzez zaewidencjonowanie w księgach rachunkowych faktur dokumentujących sprzedaż, pod błędną datą operacji gospodarczej – inną, niż data sprzedaży, wynikająca z dokumentu źródłowego, tj. faktycznego dokonania dostawy lub usługi.

Burmistrz Polic zalecił ujmowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych z datą sprzedaży, wynikającą z dokumentu źródłowego (faktury, rachunku), tj. faktycznego dokonania dostawy lub usługi zgodnie z wytycznym ujętymi w art. 23 ust. 2 i art. 24 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, w których mowa, że „zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej (datę sprzedaży)" a „księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie”.