Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół nr 1 w Policach w 2016 roku
Nr kontroli: R.1711.01.15.2016
Gospodarka finansowo-księgowa za 2015 r.
Zespół Szkół nr 1 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 12 do 30 grudnia 2016 roku przeprowadził w Zespole Szkół nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, przekazywania dochodów budżetowych do jednostki nadrzędnej oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2015 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.15.2016 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.02.2017 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 16 stycznia 2017 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.03.2017 z dnia 19 stycznia 2017 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2015 r. objęła wydatki na łączną kwotę 156.717,78 zł. Szczegółową kontrolą objęto wydatki na zakup pomocy dydaktycznych, mebli, chłodziarki oraz remont korytarza.
W trakcie kontroli stwierdzono, że:
1) Część pobranych przez jednostkę w 2015 roku dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego o łącznej wartości 1.402,29 zł nieterminowo przekazano na rachunek budżetu (opóźnienie wyniosło od 1 do 17 dni), czym naruszono wytyczne określone w piśmie Skarbnika Gminy Police z dnia 28.06.2010 r. nr FN.JŚ.3014-64/10, w którym ustalono, że zgromadzone dochody jednostki zobowiązane będą przekazywać piętnastego i ostatniego dnia danego miesiąca. Nie stanowi to jednak przesłanki wskazującej na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o której mowa w art. 6 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, gdyż w tym przypadku można zastosować art. 26 ust. 1 ustawy, mówiący, że „nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych działanie lub zaniechanie określone w art. 5-16, którego przedmiotem są środki finansowe w wysokości nieprzekraczającej jednorazowo, a w przypadku więcej niż jednego działania lub zaniechania - łącznie w roku budżetowym, kwoty minimalnej” (tj. 2.917,14 zł w 2015 roku).
2) Zakupione w marcu 2015 roku pomoce dydaktyczne – tablica interaktywna z projektorem, akcesoriami instalacyjnymi i montażem o łącznej wartości 5.922,50 zł, - zaewidencjonowano na kontach 013 i 072 oraz ujęto w ewidencji pozostałych środków trwałych w zaniżonej wartości 4.827,75 zł nie uwzględniając akcesoriów instalacyjnych (295,20 zł) oraz usługi montażu (799,50 zł), stanowiących nieodłączną część zakupionego wyposażenia, które bez nich nie jest kompletne i zdatne do użytku. Naruszono tym zapisy art. 3 ust. 1 pkt 15 i art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, które mówią, że „środki trwałe” to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Art. 28 ust. 2 ustawy wyraźnie określa, że „cena nabycia składnika aktywów, obejmuje kwotę należną sprzedającemu powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu. Stwierdzono również, że fakturę za montaż zakupionych pomocy dydaktycznych błędnie ujęto w księgach rachunkowych z numerem F/000233/SC/15 (powielono numer faktury za projektor i tablicę) zamiast F/000234/SC/15. Ponadto zaewidencjonowano ją na kontach 401, 201 i 130 (jako koszt, zobowiązanie i zapłatę) w kwocie 799,55 zł, to jest o 5 groszy wyższej niż wynikająca z dowodu źródłowego. Na taką kwotę również dokonano przelewu (dokument księgowy nr 42 poz. 3 z 24.03.2015 r.). Naruszono tym zapisy art. 24 ust. 1 do 3 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.” W trakcie trwania kontroli uzupełniono zapisy w księgach rachunkowych na kontach 013 i 072 oraz w ewidencji pozostałych środków trwałych o brakującą wartość zestawu w wysokości 1.094,70 zł (dokument księgowy nr PK/110 z 09.12.2016 r. i nr inwentarzowy G-2/1/2038).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Terminowe przekazywanie na rachunek budżetu wszystkich pobieranych dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Zarządzeniu Burmistrza Polic w sprawie określenia zasad i terminów przekazywania pobranych dochodów przez jednostki budżetowe Gminy Police.
2) Ujmowanie w ewidencji pozostałych środków trwałych całkowitej wartości zakupionych pomocy dydaktycznych (kompletnych i zdatnych do użytku) w cenie nabycia wraz akcesoriami instalacyjnymi oraz montażem, stanowiącym nieodłączną jego część oraz wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodów księgowych, związanych z tym nabyciem, w kwocie i z numerem identyfikacyjnym wskazanym w dokumencie źródłowym, zgodnie z zapisami art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 24 ust. 1 do 3 i art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.