Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 8 w Policach w 2016 roku
Nr kontroli: R.1711.01.13.2016
Gospodarka finansowo-księgowa za 2015 r.
Szkoła Podstawowa nr 8 w Policach
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w dniach od 14 listopad do 07 grudnia 2016 roku przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 8 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, przekazywania dochodów budżetowych do jednostki nadrzędnej oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2015 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.41.2016 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.42.2016 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 22 grudnia 2016 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.42.2016 z dnia 30 grudnia 2016 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2015 r. objęła wydatki na łączną kwotę 134.431,83 zł. Szczegółową kontrolą objęto wydatki na remont szatni i instalacji grzewczej zaplecza przy hali sportowej, mebli oraz pomocy dydaktycznych.
W trakcie kontroli stwierdzono, że:
1) W informacji uzupełniającej do bilansu w pozycji „umorzenie pozostałych środków trwałych” wykazano błędną wartość 2.154.850,07 zł zamiast 2.109.190,24 zł (różnica to 45.659,83 zł – umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, które prawidłowo wykazano w innej pozycji). Naruszono tym zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
2) Część pobranych przez jednostkę w 2015 roku dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego o łącznej wartości 9.743,14 zł nieterminowo przekazano na rachunek budżetu (opóźnienia wynosiły od 1 do 16 dni), czym naruszono wytyczne określone w piśmie Skarbnika Gminy Police z dnia 28.06.2010 r. nr FN.JŚ.3014-64/10, w którym ustalono, że zgromadzone dochody jednostki zobowiązane będą przekazywać piętnastego i ostatniego dnia danego miesiąca[1]. Stanowi to również przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
3) Zakupione w lipcu 2015 roku zestawy interaktywne wraz z akcesoriami instalacyjnymi o łącznej wartości 29.950,50 zł ujęto w paragrafie 4240 – „zakup środków dydaktycznych i książek” pomijając wartość transportu, stanowiącą część ceny nabycia, w wysokości 307,50 zł, którą błędnie ujęto w paragrafie 4300 – „Zakup usług pozostałych”. Naruszono tym zasady klasyfikacji wydatków określone w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Pomoce dydaktyczne przyjęto na stan pozostałych środków trwałych i ujęto na koncie 013 w zaniżonej wartości 27.798,- zł zamiast 29.950,50 zł (różnica i 2.152,50 zł) pomijając wartość akcesoriów instalacyjnych (1.845,- zł) i usługi transportu (307,50 zł), które stanowią nieodłączną część ceny nabycia kompletnych i zdatnych do użytku zestawów. Naruszono tym zapisy art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „środki trwałe” - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Przyjęcie majątku wraz z całkowitym umorzeniem zaewidencjonowano również błędnie w następujący sposób: 013 – „Pozostałe środki trwałe” (Wn) i 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych” (Ma), a poniesiony koszt w korespondencji z zaciągniętym zobowiązaniem: 401 - „Zużycie materiałów i energii” (Wn) i 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (Ma). Naruszono tym zasadę wyrażoną w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie w opisie do konta 072 wskazano, że umorzenie pozostałych środków trwałych księguje się w korespondencji z kontem 401, co oznacza, że prawidłowa ewidencja tych operacji powinna być następująca: 013/201 i 401/072. W trakcie kontroli doksięgowano brakującą wartość zestawów w wysokości 2.152,50 zł na kontach 013 i 072 (dokument księgowy nr 86 z 24.11.2016 r.) oraz w ewidencji pozostałych środków trwałych.
4) Zakupiony w grudniu 2015 roku notebook dla wicedyrektora o wartości 2.988,90 zł zaklasyfikowano błędnie do paragrafu 4240 - „zakup środków dydaktycznych i książek” zamiast 4210 – „zakup materiałów i wyposażenia”. Podobnie zakupione akcesoria instalacyjne (uchwyt, przyłącze i okablowanie) o wartości 233,70 zł błędnie ujęto w paragrafie 4210, zamiast w 4240 - razem z projektorem i tablicą multimedialną. Naruszono tym zasady klasyfikacji wydatków określone w Rozporządzeniu MF z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Akcesoria stanowią nieodłączną część zestawu do pracy interaktywnej, który bez nich nie jest kompletny i zdatny do użytku. Mimo to w cenie nabycia nie uwzględniono ich wartości i zakupione pomoce dydaktyczne przyjęto na stan pozostałych środków trwałych i ujęto na koncie 013 w zaniżonej wartości 9.261,90 zł zamiast 9.495,60 zł. Naruszono tym zapisy art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „środki trwałe” - to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Przyjęcie majątku wraz z całkowitym umorzeniem zaewidencjonowano również błędnie w następujący sposób: 013 – „Pozostałe środki trwałe” (Wn) i 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych” (Ma), a poniesiony koszt w korespondencji z zaciągniętym zobowiązaniem: 401 - „Zużycie materiałów i energii” (Wn) i 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (Ma). Naruszono tym zasadę wyrażoną w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie w opisie do konta 072 wskazano, że umorzenie pozostałych środków trwałych księguje się w korespondencji z kontem 401, co oznacza, że prawidłowa ewidencja tych operacji powinna być następująca: 013/201 i 401/072. W trakcie kontroli doksięgowano brakującą wartość zestawu w wysokości 233,70 zł na kontach 013 i 072 (dokument księgowy nr 86 z 24.11.2016 r.).
5) W ewidencji pozabilansowej na koncie 975-75 – „Wydatki strukturalne - Zakup książek, sprzętu, remont, modernizacja budynków szkoły”, na którym powinny być księgowane wyłącznie wydatki dotyczące obszaru XIII – „Inwestycje w infrastrukturę społeczną” z kodem 75 – „Infrastruktura edukacji,” błędnie ujęto wydatki poniesione w związku z bieżącą działalnością jednostki o łącznej wartości 57.251,30 zł, dotyczące zakupu komputera, laptopów, mebli, traktora do trawy oraz urządzenia wielofunkcyjnego, czym naruszono zasady wyrażone w rozporządzeniu MF z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych zapisanej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119).
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Wykazywanie w informacji uzupełniającej do bilansu w pozycji „umorzenie pozostałych środków trwałych” prawidłowych wartości, zgodnych z ujętymi w ewidencji księgowej na analitycznym koncie 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w części dotyczącej umorzenia pozostałych środków trwałych.
2) Terminowe przekazywanie na rachunek budżetu wszystkich pobieranych dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Zarządzeniu Burmistrza Polic w sprawie określenia zasad i terminów przekazywania pobranych dochodów przez jednostki budżetowe Gminy Police.
3) Ujmowanie w ewidencji pozostałych środków trwałych całkowitej wartości zakupionego wyposażenia (kompletnego i zdatnego do użytku) w cenie nabycia wraz akcesoriami instalacyjnymi oraz transportem, stanowiącym nieodłączną jego część i ewidencjonowanie całości wydatku związanego z tym nabyciem w jednym paragrafie klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych i ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.
4) Nie ujmowanie w ewidencji księgowej i rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych (Rb-WSa) wydatków na zakup komputera, laptopów, mebli, traktora do trawy oraz urządzenia wielofunkcyjnego, których zakup nie był związany z rozwojem infrastruktury edukacyjnej, gdyż wydatki te ponoszone są w związku z bieżącą działalnością jednostki i nie mieszczą się w opisie ujętym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych oraz w ogólnej definicji wydatków strukturalnych wyrażonej § 1 ust. 2 załącznika nr 40 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16.01.2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119).