Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Gimnazjum nr 1 w Policach w 2015 roku

Nr kontroli: R.1711.01.14.2015

Gospodarka finansowo-księgowa za 2014 r.

Gimnazjum nr 1 w Policach

Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia                

Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 19 października do 09 listopada 2015 roku przeprowadzili w Gimnazjum nr 1 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, przekazywania dochodów budżetowych do jednostki nadrzędnej oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych na dzień 31.12.2014 r.

Wniosek pokontrolny został zawarty w protokole nr R.1711.01.14.2015 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.33.2015 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 23 listopada 2015 r.

Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.34.2015 z dnia z dnia 30 listopada 2015 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.

Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2014 r. objęła wydatki na łączną kwotę 91.351,37 zł.

W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1)       Operacje gospodarcze związane z zakupem pozostałych środków trwałych (aparat fotograficzny, laptopy, projektory, notebooki, komputery stacjonarne oraz kopiarka laserowa) zostały błędnie ujęte w księgach rachunkowych. Przyjęcie majątku wraz z całkowitym umorzeniem zaewidencjonowano następująco: 013 – „Pozostałe środki trwałe” / 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych”, a poniesiony koszt w korespondencji z zaciągniętym zobowiązaniem: 401 - „Zużycie materiałów i energii” / 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. W opisie do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych” prezentowanym w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wyraźnie zapisano, że umorzenie pozostałych środków trwałych księguje się w korespondencji z kontem 401, co oznacza, że prawidłowa ewidencja tych operacji powinna być następująca: 013/201 i 401/072.

2)      Wydatek związany z zakupem dwóch komputerów stacjonarnych do pokoju nauczycielskiego wykorzystywanych w celach dydaktycznych o wartości 2.800,14 zł zaklasyfikowano w paragrafie 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast w paragrafie 4240 - „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek”, co narusza zapisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 j.t.).

3)      Część pobranych przez jednostkę w 2014 roku dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego o łącznej wartości 3.548,- zł (8 pozycji) nieterminowo przekazano na rachunek budżetu (opóźnienia wynosiły od 1 do 10 dni), co stanowi przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

4)      Wprowadzono do ewidencji księgowej na kontach: 401 – „Zużycie materiałów i energii” oraz 013 - „Pozostałe środki trwałe” fikcyjną operację zakup kserokopiarki oraz przyjęto na stan wyposażenia, na podstawie faktury pro forma nr 1/11/2014 z datą jej wystawienia tj. 26.11.2014 r., zamiast w momencie zaistniałego zdarzenia gospodarczego, które potwierdziła wystawiona w dniu 08.12.2014 r. faktura nr 428/12/2014, czym naruszono zapisy art. 20 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., które mówią, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a podstawą tych zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi, którymi mogą być m.in. dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (faktury, rachunki).

Faktura pro forma jest wyłącznie dokumentem handlowym, który wystawia się kontrahentowi między innymi w celu poinformowania go o należnej kwocie do zapłaty, a nie dokumentem stwierdzającym dokonanie zakupu, co oznacza, że nie może być dowodem księgowym podlegającym ujęciu w księgach rachunkowych. Stanowi ona zapowiedź późniejszego wystawienia przez przedsiębiorcę klasycznej faktury, która jest właściwym dowodem księgowym.

Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:

1)      Ujmowanie wydatków związanych z zakupem pomocy dydaktycznych w paragrafie 4240 – „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek” zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

2)      Ewidencjonowanie umorzenia dotyczącego zakupionych pozostałych środków trwałych na kontach 072 i 401 zgodnie z opisem do konta 072 - „Umorzenie pozostałych środków trwałych” prezentowanym w załączniku nr 3 rozporządzenia z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w którym określono, że konto 072 służy do „ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401”.

3)      Terminowe przekazywanie pobranych dochodów należnych jednostce samorządu terytorialnego zgodnie z uregulowaniami zawartymi w wewnętrznym piśmie Urzędu Miejskiego w Policach z dnia 28.06.2010 r. nr FN.JŚ.3014-64/10, w którym ustalono, że zgromadzone dochody jednostki zobowiązane będą przekazywać w dniu piętnastego i ostatniego dnia danego miesiąca.

4)      Przyjmowanie na stan inwentarza pozostałych środków trwałych oraz wprowadzanie do ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z ich zakupem, w momencie zaistniałego zdarzenia gospodarczego, na podstawie dowodów księgowych zwanych dowodami źródłowymi, którymi mogą być m.in. dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów (faktury, rachunki) zgodnie z zapisami art. 20 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.