streszczenie z kontroli w Szkole Podstawowej nr 8 w Policach
Nr kontroli: R.1711.03.16.2011
Gospodarka finansowo-księgowa za 2010 r.
Szkoła Podstawowa nr 8 im. Jana Pawła II, ul. Piaskowa 99, 72-010 Police
Wyniki kontroli: Ustalenia i zalecenia
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 7 listopada do 7 grudnia 2011 r. przeprowadzili w Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Pawła II w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania realizacji procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów, zarządzania należnościami oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2010 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.03.16.2011 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.1.2012 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 4 stcznia 2012 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.2.2012 z dnia 10 stycznia 2012 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Szkoła Podstawowa nr 8 w Policach do dnia 30 czerwca 2010 r. prowadziło działalność w formie zakładu budżetowego. Od 01 lipca 2010 r. została przekształcona w jednostkę budżetową. Koszty zakładu budżetowego wyniosły 3.291.428,93 zł a jednostki budżetowej 3.498.805,18 zł.
Kontrola przestrzegania realizacji procedur w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków została przeprowadzona na podstawie próby w wysokości 320.377,25 zł. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków objętych kontrolą pod kątem zgodności z obowiązującymi w szkole procedurami, jak i przepisami prawa.
W pozostałym zakresie stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości:
1) W sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych - RB 28S sporządzonym na dzień 31.12.2010 r. wykazano dane niezgodne z danymi wynikającymi z zapisów w ewidencji księgowej, co stanowi przesłanki wskazujące na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
2) Wydatek w kwocie 15.000 zł na zakup 2 szt. drzwi stalowych ewakuacyjnych do sali gimnastycznej dokonany w celu wymiany zużytych na nowe, błędnie ujęto w paragrafie 4210 – „Zakup materiałów i wyposażenia” zamiast w 4270 – „Zakup usług remontowych”.
3) W bilansie na dzień 31.12.2010 r. w pozycji D.I.1.2. – „Zobowiązania wobec budżetów” wykazano wartość 27.063,- zł zamiast 27.096,- zł (saldo Ma konta 225). Różnica w wysokości 33,- zł została błędnie ujęta w pozycji D.I.1.5. – „Pozostałe zobowiązania”, gdzie wykazano wartość 33,72 zł zamiast 0,72 zł.
4) Od należności przeterminowanej w wysokości 47.946,19 zł, która powstała w 2004 roku i została potwierdzona prawomocnym wyrokiem Sądu Rejonowego w Szczecinie z 2005 roku nie ujęto w księgach rachunkowych należnych odsetek i nie utworzono również odpisu aktualizującego jej wartość w związku z tym, że w 2007 roku komornik wydał postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego z powodu bezskutecznej egzekucji. Naruszono tym postanowienia § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia MF z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych[1] oraz zasady tworzenia odpisów aktualizujących wartość należności przedstawione w art. 35b i 35c ustawy o rachunkowości.
5) W instrukcji wewnętrznej w sprawie szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku na stronie 15 zapisano, że „obowiązek potwierdzenia z kontrahentami stanu należności i zobowiązań nie dotyczy sald zerowych bądź nie przekraczających kwoty 50,00 zł”, co jest niezgodne z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji ujętymi w art. 26 ustawy o rachunkowości, które nie przewidują żadnych wyjątków w tym zakresie związanych z wartością należności lub zobowiązania.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce:
1) Prawidłowe prezentowanie w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych wykazanych w ewidencji księgowej.
2) Dostosowanie treści „Instrukcji wewnętrznej w sprawie szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku” w części dotyczącej potwierdzania z kontrahentami stanu należności i zobowiązań do zapisów art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
3) Naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych należnych odsetek od należności, również przeterminowanych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
4) Utworzenie w księgach rachunkowych odpisu aktualizującego wartość należności przeterminowanych zgodnie z zasadami przedstawionymi w art. 35b i 35c ustawy o rachunkowości.
5) Stosowanie zasad klasyfikacji budżetowej określonych w rozporządzeniu MF z dnia 03 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w szczególności poprzez ewidencjonowanie wydatków związanych z zakupem drzwi w celu wymiany zużytych na nowe w paragrafie 4270 – zakup usług remontowych zamiast w 4210 - zakup materiałów i wyposażenia.
[1] § 8 ust. 1 pkt 5 aktualnie obowiązującego rozporządzenia MF z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej